文/明道創(chuàng)始人任向暉
如果你管理一個團隊巷嚣，恐怕最大的痛點就是成員的任務(wù)遺忘和拖沓垂蜗。這可不是那種搖搖頭楷扬，聳聳肩就算數(shù)的痛點，因為如果你對此無動于衷贴见，長此以往意味著低績效烘苹，低競爭力，最終在競爭中落敗片部。
我們雖然說高績效的員工是被自發(fā)性驅(qū)動镣衡，不需要被動管理，總能交付成果。但是廊鸥，“自發(fā)力”是我們在管理上生造的一個詞匯而已望浩，它背后的根源是這些成員養(yǎng)成了良好的工作習慣。當一件事情成為習慣時惰说，它不僅不需要外力的管控磨德，連自己的大腦都不需要經(jīng)過。
在良好的工作習慣中吆视，任務(wù)管理首當其沖典挑，包括及時記錄代辦任務(wù)，定期梳理任務(wù)列表啦吧，更新任務(wù)進度您觉，知會任務(wù)成員，和準時交付任務(wù)成果授滓。史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》中所提到的“要事第一”習慣反映的就是任務(wù)管理的原則琳水。但是在習慣尚未建立前，要做到有效的任務(wù)管理對于個人來說是非常困難的般堆。David Allen發(fā)明的GTD個人時間管理方法在理論上非常精妙炫刷，但也無法彌補習慣建立的鴻溝。美國人統(tǒng)計郁妈，只有3%的工作人群能夠養(yǎng)成GTD習慣。
那么绍申，有沒有一個可行的辦法噩咪，可以有效地幫助團隊成員集體養(yǎng)成任務(wù)管理的好習慣呢？分割線后面藏著的答案也許能夠幫到你极阅。
Nir Eyel在《Hooked》一書中描述了一個習慣建立的心理模型胃碾，描述了習慣形成和穩(wěn)定的四個必經(jīng)環(huán)節(jié)，包括Trigger（觸發(fā)條件）筋搏，Action（首次行動）仆百，Variable Reward（多樣的獎賞）和Investment（再投資）。（我的中文翻譯結(jié)合了實際意義）奔脐。每個環(huán)節(jié)的背后都有人類心理和生理的緣由俄周。無論是好習慣和壞習慣，總是經(jīng)歷了這四個階段而形成并穩(wěn)固髓迎。
Eyel在書中用此模型詮釋了為什么有些產(chǎn)品能夠吸引用戶峦朗，建立粘性并培育了穩(wěn)固的用戶習慣，例如Google的搜索排龄，F(xiàn)acebook的社交波势。而有些產(chǎn)品，雖然成功地獲得了大量的高頻度用戶，但隨著時間的推移尺铣，這些用戶還是會移情別戀拴曲，例如Zynga的游戲，咱們中國的開心網(wǎng)凛忿。
借用Eyel的模型澈灼，我們發(fā)現(xiàn)一個圍繞心理學精心設(shè)計的步驟和方法，同樣可以用來幫助培育團隊的任務(wù)管理好習慣侄非，使用這個方法來積極影響團隊成員蕉汪，要遠比放任個人自己建立習慣要容易成功得多。
在習慣建立的過程中逞怨，有兩個重要的元素者疤，一個是頻度，另一個是態(tài)度的改變叠赦。通過這兩個元素的增加驹马，到達一定時刻，用戶的行為將無須提醒除秀，用戶做出行為之前已經(jīng)沒有必要思考糯累，甚至如果不進行這個行為，用戶會感到極度不適册踩，就是所謂的養(yǎng)成泳姐。
為了促進團隊成員養(yǎng)成任務(wù)管理的習慣，團隊Leader可以有意識地進行一些管理行動暂吉，來提升行為發(fā)生的頻度胖秒，促進隊友對任務(wù)管理態(tài)度的改變。
1. Trigger
任務(wù)誕生的時刻慕的，是一個常見的習慣外部觸發(fā)器阎肝，比如會議結(jié)束形成會議記錄的時刻，會議主持人也許會問“大家都記住自己的任務(wù)安排了嗎肮街？” 此時风题，應(yīng)當及時讓相應(yīng)的任務(wù)負責人創(chuàng)建任務(wù)。明道在軟件設(shè)計中甚至安排了一個快捷鍵T嫉父，任意頁面均可快速建立一個任務(wù)沛硅。這個動作讓每個成員嘗試若干次，就有機會讓“會議結(jié)束時刻”這個觸發(fā)器與任務(wù)創(chuàng)建動作相聯(lián)系绕辖。
除了會議布置任務(wù)稽鞭，有些團隊還通過業(yè)務(wù)流程中的訂單、工單等創(chuàng)建任務(wù)引镊，這些都相對更加容易通過規(guī)程來建立習慣朦蕴。
除了一個顯性的事件可以作為外部的觸發(fā)條件篮条，潛移默化地，成員會將建立任務(wù)的行動和當時的心理情緒聯(lián)系起來吩抓。比如當任務(wù)被確認的時刻涉茧，大腦中會特定投射出某一種緊迫、確定疹娶、責任的感覺伴栓，當這種內(nèi)在的心理能夠成為創(chuàng)建任務(wù)動作的觸發(fā)器時，成員就有了下意識的行為雨饺，習慣就有很大的機會被固定下來钳垮。
創(chuàng)建任務(wù)的動作是能夠有比較明確的觸發(fā)條件的，而定期梳理任務(wù)额港，及時更新任務(wù)進度這些行為則更多依賴外部觸發(fā)條件饺窿，比如定時的日程提醒。（比如每個周五晚上的當周任務(wù)回顧）移斩。
2. Action
在成員被觸發(fā)任務(wù)創(chuàng)建相關(guān)的心理活動時肚医，需要一個極端快速和簡單的方式記錄下來；當被觸發(fā)梳理任務(wù)時向瓷，最好能夠有一個整整齊齊的現(xiàn)成任務(wù)清單用來復盤肠套。處理任務(wù)永遠是一件繁重和令人痛苦的工作，因此猖任，簡單和最小化的切入行動很重要你稚。簡化的步驟可以讓成員有最大的機會得到任務(wù)管理的回報（第三點要說到的Reward）。
因此朱躺，早期可以鼓勵團隊使用簡單的扁平任務(wù)列表或者check-list來記錄本人任務(wù)刁赖，只需要記錄下一個能夠識別任務(wù)的簡單標題，這樣在梳理回顧任務(wù)進度的時候室琢，可以付出最小的腦力。
當需要在一個任務(wù)中分解任務(wù)的時候落追，也可以按照簡單的邏輯快速列舉待辦項盈滴。
在建立團隊任務(wù)管理習慣的時候，不要一下子推進到復雜的項目管理轿钠，令人眼花繚亂的甘特圖巢钓，資源表，燃盡圖是絕對不可能讓成員感受到任務(wù)管理的美妙的疗垛。用簡潔的任務(wù)列表症汹，讓成員上手，很快大家就能夠開始嘗到一些甜頭贷腕。
3. Variable Reward
人的習慣養(yǎng)成背镇，一定都會通過嘗到甜頭咬展，感受愉悅的過程，哪怕養(yǎng)成壞習慣瞒斩，也是一樣的破婆。所以，要盡早胸囱、盡多地讓伙伴感知任務(wù)管理的成果祷舀。
在個人版的一些任務(wù)管理工具中，完成任務(wù)的標記常常被用來大做文章烹笔，深受用戶喜愛的“奇妙清單”在用戶完成一個任務(wù)時會發(fā)出非常清脆悅耳的叮一聲裳扯。有人甚至就是為了聽一聲，故意創(chuàng)建很多小任務(wù)谤职。比如我就在寫這篇文章前饰豺，在我的清單中加上了這個。
Eyel之所以將這個環(huán)節(jié)命名為Variable Reward柬帕，是因為在提升用戶愉悅感的過程中哟忍，如果回報總是在預(yù)期范圍內(nèi)，它的效應(yīng)就會日漸減弱陷寝。這也是為什么大多數(shù)模式化游戲玩家很快就會失去興趣的原因锅很。在任務(wù)管理中，僅僅依靠完成任務(wù)的標記過程是不足以帶來持續(xù)的愉悅的凤跑。團隊任務(wù)協(xié)作中爆安，更好的Variable Reward可能會來自項目負責人對任務(wù)完成的評價，所以管理者要積極利用這個過程仔引，通過每次針對性的激勵性評價來鼓舞成員堅持任務(wù)管理和溝通扔仓。
在團隊任務(wù)管理中，更大的成就感來自“任務(wù)的共同完成”咖耘。所以翘簇，團隊leader應(yīng)當幫助成員有意識地準時完成任務(wù)，并及時標記完成儿倒“姹＃看看下面這個明道任務(wù)中心視圖，可以想象這個項目的成員得到了多少的成就感夫否。
4. Investment
當愉悅的正反饋持續(xù)循環(huán)后彻犁，成員勢必會加深任務(wù)管理的使用。正如明道用戶行為的Insights所印證的凰慈，活躍用戶的使用度在開始使用的三個月內(nèi)會隨著時間的推移不斷加深汞幢。這是因為用戶不僅從好習慣養(yǎng)成中得到了收益，還繼續(xù)投入了自己的時間微谓、精力森篷，積累了任務(wù)數(shù)據(jù)在協(xié)同平臺中输钩。當進入到這個環(huán)節(jié)的時候，毫無疑問疾宏，團隊已經(jīng)確定地養(yǎng)成了任務(wù)管理的好習慣张足，并開始從中持續(xù)受益。
－完－
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