00 引言
良好的溝通是項(xiàng)目管理中的一個(gè)重要功能橡卤,通過溝通能夠讓雙方獲得想要的信息扮念,但是溝通也是需要花費(fèi)時(shí)間和精力,如果你的努力和精力有限碧库,那么你首先應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注什么柜与?
下面是項(xiàng)目經(jīng)理需要分析的9個(gè)重要信息,這些信息是指溝通中的固定模式嵌灰,通過這種簡化的溝通定式弄匕,可以讓雙方有一個(gè)明確的溝通目標(biāo),讓溝通雙方都能夠按照一定的原則達(dá)成一致條件沽瞭,雙方都能夠形成有效的溝通迁匠。
01 我們發(fā)現(xiàn)了一個(gè)問題,但......
當(dāng)項(xiàng)目中出現(xiàn)問題的時(shí)候驹溃,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該讓這個(gè)問題盡快解決并消失掉城丧,然而,項(xiàng)目的高層管理者卻往往喜歡了解項(xiàng)目問題豌鹤,那么你應(yīng)該去告訴他們當(dāng)前項(xiàng)目出現(xiàn)了什么問題芙贫,以及你正在做什么。所以傍药,如果在今后的項(xiàng)目中遇到問題,你應(yīng)該及時(shí)向項(xiàng)目利益相關(guān)者提出這個(gè)問題魂仍,并同時(shí)提供相關(guān)的解決防范或者建議拐辽。
02 我們正在趕進(jìn)度.....
你應(yīng)該在項(xiàng)目交付的各個(gè)階段都要向利益相關(guān)者通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況,讓他們知道項(xiàng)目的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都在正常進(jìn)行擦酌,而這有助于讓他們確信所有的工作都在按照計(jì)劃實(shí)施俱诸。這種正常的報(bào)告能夠減少項(xiàng)目中的阻力,當(dāng)項(xiàng)目中各個(gè)利益相關(guān)者在任何時(shí)間段聽不到項(xiàng)目中的聲音的時(shí)候赊舶,他們就會(huì)去想象最壞的情況睁搭,而這往往會(huì)給項(xiàng)目帶來額外的壓力。
03 對(duì)不起......
你在項(xiàng)目中已經(jīng)和多少人說過對(duì)不起笼平,但是希望不會(huì)很多园骆。實(shí)際上通過道歉,可以避免很多沖突寓调,形成較好的項(xiàng)目中的組織氛圍和辦公室政治锌唾,當(dāng)然,這種道歉一定要是真誠而有效的。
04 當(dāng)前狀態(tài)為......
換位思考下晌涕,你的利益相關(guān)者們?nèi)绻恢理?xiàng)目的狀態(tài)的情況的時(shí)候滋捶,會(huì)不會(huì)感到不放心,所以你要善于運(yùn)用常規(guī)的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告余黎,并把這個(gè)作為一個(gè)有效的工具來進(jìn)行溝通重窟,這種項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告至少每個(gè)月一次,當(dāng)然對(duì)于較為關(guān)鍵的項(xiàng)目利益相關(guān)者惧财,溝通的頻次應(yīng)該更多巡扇。
05 我看到了這一點(diǎn),想到你.....
作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可缚,你可以很好的看到各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域正在發(fā)生著什么霎迫,你需要通過介紹和傳遞你認(rèn)為對(duì)其他人有用的信息,將項(xiàng)目中的人員互相連接起來帘靡,形成一個(gè)重要的溝通網(wǎng)絡(luò)知给,而同樣的通過這張網(wǎng)絡(luò),可以及時(shí)的了解各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在的變化狀態(tài)描姚,不斷的形成正向的反饋涩赢。
06 謝謝.....
謝謝各位項(xiàng)目成員抽時(shí)間來參加會(huì)議,謝謝職能經(jīng)理安排專家資源解決項(xiàng)目中的重大問題轩勘,謝謝項(xiàng)目各個(gè)利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的支持筒扒,你有幾十個(gè)原因要去和對(duì)方說謝謝,這些人在當(dāng)前和你合作绊寻,也有可能在今后和你一直合作下去花墩,你需要抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)。
07 這不符合我對(duì)......的期望
有的時(shí)候澄步,我們必須傳達(dá)壞的消息冰蘑,如果你不愿意這樣去做的話,你不會(huì)讓項(xiàng)目得到改善村缸。當(dāng)項(xiàng)目成員不能按照預(yù)期執(zhí)行任務(wù)并達(dá)成目標(biāo)的時(shí)候祠肥,請(qǐng)與他們進(jìn)行面對(duì)面的溝通(不要通過電子郵件或短消息),這不是你一個(gè)人的事情梯皿,你承擔(dān)著整個(gè)項(xiàng)目的成敗仇箱,當(dāng)對(duì)方?jīng)]有滿足你的期望的時(shí)候,你需要和對(duì)方討論如何在下一次獲得更好的結(jié)果东羹。
同時(shí)剂桥,你也要這樣對(duì)待你的供應(yīng)商和分包商,你不要去忍受對(duì)方提供壞得服務(wù)讓你得到糟糕的體驗(yàn)百姓,不用擔(dān)心你說什么會(huì)引起新的問題渊额,如果不這樣做的話,只會(huì)讓你和項(xiàng)目的情況變得更加惡化而且沒有止境。
08 我需要......
你是否對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估旬迹,并獲得成功完成項(xiàng)目任務(wù)所需要的資源火惊,如果沒有的話,你問職能經(jīng)理或者相關(guān)的資源管理部門了么奔垦。不要指望項(xiàng)目的發(fā)起人是個(gè)善于讀心的人屹耐,能夠了解你當(dāng)前的困難,如果你需要更多的人椿猎,更多的錢和更加充足的時(shí)間惶岭,那那么就需要大聲的說出來,你可能不會(huì)全部得到它們犯眠,但至少你嘗試過按灶。
09 如果.....那么......
項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目中不停的做出決定,這些決定可能是正確的筐咧,也可能是錯(cuò)誤的鸯旁,即使是錯(cuò)誤的,那也比不做決定強(qiáng)量蕊,至少確定了某個(gè)方向是錯(cuò)誤的铺罢。所以要通過相關(guān)的解釋說明來向?qū)Ψ秸f明你決策的結(jié)果,以便利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員了解是為什么選擇了這條路線而不是另外一條残炮。
好好的運(yùn)用這些定式句子韭赘,能夠讓你在溝通中大放異彩!