在微信已經(jīng)發(fā)達(dá)到24小時(shí)隨時(shí)在線蠢沿，隨時(shí)可溝通的現(xiàn)在伸头，郵件的重要性似乎正在下降，越來(lái)越多的人寧可選擇在微信中直接用語(yǔ)音來(lái)說(shuō)舷蟀，也不太愿意寫一封郵件了恤磷。

但即使如此，郵件在商務(wù)溝通中野宜，還是占據(jù)著非常重要的份量扫步。一份正式的邀請(qǐng)，一次重要的商務(wù)會(huì)晤匈子，你不能只是在微信里打幾行字河胎，或者留一段語(yǔ)音就完事，很多時(shí)候虎敦，你還是得寫一封準(zhǔn)確且有效率的郵件才行仿粹，否則搁吓，對(duì)方可真就會(huì)覺(jué)得你太沒(méi)有誠(chéng)意了原茅，太不專業(yè)了吭历。

實(shí)際上，微信的語(yǔ)音溝通擂橘，正在變成溝通中的新的障礙晌区，太過(guò)于瑣碎的信息傳遞，太過(guò)于散亂的觀點(diǎn)表達(dá)通贞，以及朗若，過(guò)于及時(shí)而缺乏梳理和沉淀的信息傳遞，在談?wù)摴聲r(shí)昌罩，反而會(huì)帶來(lái)新的隱患哭懈，使得嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確的信息表達(dá)變得支離破碎，缺乏邏輯茎用，更容易被誤解遣总。

我們不得不承認(rèn)，就溝通的完整與準(zhǔn)確性而言轨功，微信式的溝通遠(yuǎn)不如一封精準(zhǔn)而有效率的郵件來(lái)得有效和有價(jià)值旭斥。因此，不管是從商務(wù)需要還是個(gè)人表達(dá)的角度講古涧，學(xué)會(huì)寫商務(wù)郵件的技巧垂券，變得非常重要和必要。

其實(shí)羡滑，對(duì)于復(fù)雜事情的溝通菇爪，不只是我，很多商務(wù)人士都不喜歡在微信中溝通柒昏，即便是有些客戶喜歡用微信溝通凳宙，也還是希望在復(fù)雜事情的溝通結(jié)束后，能收到一封準(zhǔn)確描述事件的郵件昙楚，以便對(duì)所討論的問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)近速。

毋庸置疑，用電子郵件來(lái)進(jìn)行商務(wù)方面的溝通堪旧，可以避免很多錯(cuò)誤和誤解削葱，也更加保險(xiǎn)，并容易追溯淳梦。

在閱讀和撰寫商務(wù)郵件的溝通中析砸，我得出的第一條經(jīng)驗(yàn)就是：相較于禮數(shù)周全，不如簡(jiǎn)單且明確化溝通內(nèi)容與重點(diǎn)爆袍。

商務(wù)郵件不是寫文章首繁，文采是次要的作郭，對(duì)于對(duì)方和自己來(lái)說(shuō)，用最短的時(shí)間確認(rèn)溝通的所有重點(diǎn)弦疮，才是第一要滿足的目的夹攒。因此，在寫郵件的時(shí)候胁塞，簡(jiǎn)短而完整咏尝，才是我們真正需要掌握的技巧。

但這并非說(shuō)啸罢，寫郵件就連基本的禮儀都不要了编检。非也，非也扰才。不管任何時(shí)候允懂，該遵守的禮數(shù)，還是要遵守的衩匣。特別是第一次寫郵件給客戶時(shí) 蕾总，或者第一次與還不曾有過(guò)交往的人和客戶接洽時(shí)，這點(diǎn)就顯得尤為重要了舵揭。坦白說(shuō)谤专，此時(shí)過(guò)與不及都不好，太精簡(jiǎn)午绳，對(duì)方會(huì)覺(jué)得你提供的信息太少置侍，難以判斷，不知如何回應(yīng)拦焚，可能會(huì)干脆不理你蜡坊；太啰嗦，反而會(huì)詞不達(dá)意赎败，堆積的信息過(guò)多秕衙，也可能使得對(duì)方抓不到重點(diǎn)，出現(xiàn)其它的誤解僵刮。

以下是我總結(jié)的商務(wù)郵件撰寫中需要注意的7個(gè)法則据忘，希望對(duì)于那些常常寫商務(wù)郵件的朋友有所幫助。

法則1：郵件標(biāo)題表達(dá)清楚主題

郵件的標(biāo)題是讓對(duì)方快速了解這封郵件用途的第一重要信息搞糕，不管對(duì)方是決定立即打開勇吊，還是決定過(guò)段時(shí)間再說(shuō)，或者干脆刪掉了事窍仰，都與郵件主題所表達(dá)的意思有密切關(guān)系汉规。

好的標(biāo)題，不僅能讓對(duì)方清楚知道你的來(lái)意驹吮，還可以有效增加對(duì)方打開郵件的幾率针史。

下面是我寫郵件標(biāo)題時(shí) 晶伦，總結(jié)的一些經(jīng)驗(yàn)和原則，希望對(duì)你有用：

提到對(duì)方

不管是對(duì)方的名字啄枕、職位還是尊稱婚陪，我喜歡在第一封郵件的標(biāo)題中提一下，這樣做的目的射亏，是讓對(duì)方相信近忙，我的郵件不是廣告郵件，不至于因?yàn)檎`判而立即刪除智润。另外一方面，也是表達(dá)我特意寫給他看的意思未辆。一般這種情況下窟绷，對(duì)方都會(huì)打開看看。

寫上自己公司的名字

雖然郵件的列表中咐柜，也會(huì)顯示寄件者的名字兼蜈，但如果交往不夠頻密的話，對(duì)方可能對(duì)寄件者沒(méi)有印象拙友，自然也就對(duì)寄件者所在的公司沒(méi)有印象为狸。注明自己的公司，一方面遗契，可以讓他快速知道是哪家公司寫的郵件辐棒；另外一方面，可以表明自己的來(lái)信立場(chǎng)牍蜂，讓對(duì)方感覺(jué)到這是一封正式來(lái)信漾根，從而建立起信任感來(lái)。

開門見山鲫竞，直奔主題

商務(wù)郵件辐怕，一定要有主題，而且最好開門見山从绘，立即表明來(lái)意寄疏，不必繞彎，否則反而會(huì)適得其反僵井，降低對(duì)方閱讀的意愿陕截。

那到底標(biāo)題應(yīng)該怎么寫呢？比如驹沿，我邀請(qǐng)一位行業(yè)專家來(lái)講課艘策，標(biāo)題是這樣寫的：

標(biāo)題：業(yè)豐科技邀請(qǐng)XX科技王總工講授未來(lái)5年P(guān)CB技術(shù)發(fā)展方向與展望

當(dāng)然，這是給自己相對(duì)陌生渊季，沒(méi)有太多交往的人寫商務(wù)郵件朋蔫，如果是相對(duì)熟悉的人罚渐，或者有過(guò)多次交往的人，我可能就會(huì)省略掉對(duì)方公司的名字驯妄，避免啰嗦和“多此一舉”荷并。

法則2：目的清晰，要素完整

我認(rèn)為青扔，一封好的郵件源织，開頭最好結(jié)論先行，以始為終微猖，以便閱讀者快速掌握你要表達(dá)的內(nèi)容和意思谈息。

要做到以始為終，就得把結(jié)論寫在開頭凛剥，描述清楚郵件的核心重點(diǎn)是什么侠仇。這樣，即便對(duì)方因?yàn)闀r(shí)間很忙犁珠，或者被雜事打擾逻炊，甚至他沒(méi)有太多時(shí)間讀郵件累魔，只是匆匆掃一眼车摄，他也會(huì)明白并記得我講的什么毯欣。

繼續(xù)以前面的郵件為例：

寫完標(biāo)題后掩缓，便要開始正文了尔艇。

開頭第一段缝其，我一般會(huì)這樣寫：

王總工搜变，您好：

我是業(yè)豐科技研發(fā)部總監(jiān)古爾浪洼淘邻，想邀請(qǐng)您在2017/1/6來(lái)深圳業(yè)豐科技舉辦一場(chǎng)兩個(gè)小時(shí)左右的技術(shù)講座窑眯，向晚輩們分享您對(duì)于未來(lái)5年P(guān)CB技術(shù)發(fā)展方向與展望屏积。

我認(rèn)為先說(shuō)結(jié)論并不會(huì)失禮，相反磅甩，還能讓對(duì)方節(jié)省時(shí)間炊林。另外，在一開始就講清楚我是誰(shuí)卷要，我為什么寫這封郵件渣聚，把人、時(shí)僧叉、事交代清楚奕枝，有助于對(duì)方快速判斷，既不會(huì)浪費(fèi)他的時(shí)間瓶堕，也不會(huì)讓他產(chǎn)生誤解和誤判隘道。

法則3：條例重點(diǎn)，一目了然

在郵件中，與其長(zhǎng)篇大論谭梗，不如直接條例重點(diǎn)忘晤，尤其是在商務(wù)郵件溝通中，更應(yīng)該在開頭第一段結(jié)束后激捏，就把重點(diǎn)羅列出來(lái)设塔。

寫商務(wù)郵件時(shí)，千萬(wàn)不要長(zhǎng)篇大論远舅，更不要把重點(diǎn)穿插在長(zhǎng)長(zhǎng)的郵件中間闰蛔，或者內(nèi)文段落中，這樣不僅自己表達(dá)起來(lái)很散亂图柏，對(duì)方閱讀起來(lái)也很費(fèi)力序六，容易錯(cuò)失重點(diǎn)。

相對(duì)于在郵件中沒(méi)有用太多的寒暄之詞爆办，或者文縐縐的各種謙辭难咕，我倒是覺(jué)得未能把重點(diǎn)內(nèi)容突出出來(lái)，或者分條羅列清楚距辆，要讓對(duì)方去替你整理，那才是真正的失禮暮刃。

怎么條列重點(diǎn)呢跨算？接著上面的內(nèi)容，舉例如下：

1.希望您以上月中旬在行業(yè)協(xié)會(huì)演講內(nèi)容為主題即可（您關(guān)于PCB未來(lái)發(fā)展的方向和展望給我啟迪良多椭懊，非常希望我的同仁也有機(jī)會(huì)聽到您的演講）

2.請(qǐng)問(wèn)您的酬勞費(fèi)如何計(jì)算為妥诸蚕？

3.請(qǐng)您幫忙確認(rèn)，兩小時(shí)時(shí)間足夠嗎氧猬？如需要調(diào)整背犯，多長(zhǎng)時(shí)間合適？

4.希望您能在講座結(jié)束后盅抚，多預(yù)留30分鐘現(xiàn)場(chǎng)回答聽眾提問(wèn)漠魏。

如此以來(lái)，對(duì)方收到郵件之后妄均，就能很明確的知道應(yīng)該采取哪些行動(dòng)柱锹，應(yīng)該回答哪些問(wèn)題，需要做些什么樣的準(zhǔn)備丰包。這才是真正節(jié)省對(duì)方的時(shí)間禁熏。

法則4：補(bǔ)充資料也用條列式

如在正文溝通重點(diǎn)結(jié)束后，還有需要補(bǔ)充的資料邑彪，建議也采用類似正文的條列式瞧毙，附在正文后面。這樣，對(duì)方閱讀起來(lái)會(huì)覺(jué)得同樣貼心宙彪。接著上面的內(nèi)容矩动，舉例如下：

以下為從廣州到深圳業(yè)豐科技的相關(guān)出行資料，供您參考：

1.可從廣州南站搭乘高鐵至深圳坪山站您访，我會(huì)去高鐵站接您铅忿；

2.我們可擔(dān)負(fù)您來(lái)回的高鐵及計(jì)程車費(fèi)用（請(qǐng)保留好單據(jù)，以便我們的財(cái)務(wù)進(jìn)行核銷）灵汪；

3.我是您的忠實(shí)粉絲檀训，非常期待能邀請(qǐng)您來(lái)我司講課。

期待您的答復(fù)享言。

古爾浪洼敬上

當(dāng)然峻凫，你也不必像我一樣，非要搞這么死板的數(shù)字來(lái)羅列重點(diǎn)览露，但無(wú)論如何荧琼，重點(diǎn)都要清晰明了，不要讓對(duì)方到處替你找重點(diǎn)差牛。

法則5：節(jié)省字?jǐn)?shù)命锄，內(nèi)容能短則短

為什么要節(jié)字?jǐn)?shù)？?jī)?nèi)容多短合適偏化？

節(jié)省字?jǐn)?shù)脐恩，句子盡量短，讀起來(lái)明快侦讨，句子過(guò)長(zhǎng)驶冒，就會(huì)顯得啰嗦，容易出現(xiàn)詞不達(dá)意的情況韵卤。

怎樣才能節(jié)省字?jǐn)?shù)呢骗污？盡可能把握以下原則：

1.精簡(jiǎn)形容詞

2.使用主動(dòng)句

3.主詞明確簡(jiǎn)短，最好放開頭

4.使用簡(jiǎn)潔動(dòng)詞

例如下面兩句對(duì)比沈条，第二句就比較簡(jiǎn)短：

很抱歉要麻煩您需忿，如果可以的話，最好能做一份PPT格式的講稿

請(qǐng)您提供一份PPT格式講稿（抱歉要麻煩您）

如果需要一些語(yǔ)氣上的補(bǔ)充拍鲤，可以用（）補(bǔ)充在后面贴谎，其實(shí)也不失禮。

另外季稳，我也提到郵件要盡量短擅这，多短合適呢？

當(dāng)然不能一句就結(jié)束景鼠，但如果可以表達(dá)清楚的話仲翎，建議盡量不超過(guò)20行（也就是半屏）痹扇，半屏是電子閱讀的最佳閱讀篇幅，不用滾動(dòng)鼠標(biāo)便可以閱讀完溯香。當(dāng)然也可以長(zhǎng)些鲫构，但過(guò)長(zhǎng)，超過(guò)一屏（要滾動(dòng)兩次鼠標(biāo)）玫坛，容易讓閱讀者是去耐心结笨，從而降低讀完的可能性。

法則6：段落分明湿镀，焦點(diǎn)明確

當(dāng)然炕吸，商務(wù)郵件的寫法不必全是我上面所說(shuō)的格式，不一定非要1勉痴、2赫模、3、4……往下羅列數(shù)字蒸矛，也可以采用類似下面我用到的為開頭的表達(dá)方式和變通格式瀑罗。

但不管如何變，一下幾個(gè)原則則是共通的：

? 每一段焦點(diǎn)要明確雏掠，在一段里斩祭，不要包含太多重點(diǎn)，避免重點(diǎn)失焦乡话；

? 同類型重點(diǎn)要?dú)w納在相連的段落里停忿，不要跨幾個(gè)段落后，又回頭講與前面相連的重點(diǎn)蚊伞；

? 需要對(duì)方行動(dòng)的內(nèi)容，與給對(duì)方參考的吮铭、閑聊的时迫，要分開，不要混在一起谓晌。

這樣的郵件掠拳，才是精準(zhǔn)的溝通內(nèi)容。

法則7：需要修改的附件纸肉，盡量使用云端存儲(chǔ)方式

為什么溺欧？三個(gè)理由：

要修改時(shí)，不需要重新寄送郵件柏肪，避免混亂姐刁；

不用擔(dān)心對(duì)方的郵箱空間不夠，收不到附件烦味；

可控制查看附件的權(quán)限聂使。

本文是本人多年寫商務(wù)郵件的心得，同時(shí)也參考了一些別人寫郵件的技巧，希望對(duì)你有用柏靶。