文/古爾浪洼

在微信已經(jīng)發(fā)達到24小時隨時在線坠非，隨時可溝通的現(xiàn)在敏沉，郵件的重要性似乎正在下降，越來越多的人寧可選擇在微信中直接用語音來說炎码，也不太愿意寫一封郵件了盟迟。

但即使如此，郵件在商務溝通中潦闲，還是占據(jù)著非常重要的份量攒菠。一份正式的邀請，一次重要的商務會晤歉闰，你不能只是在微信里打幾行字辖众，或者留一段語音就完事，很多時候和敬，你還是得寫一封準確且有效率的郵件才行凹炸，否則，對方可真就會覺得你太沒有誠意了昼弟，太不專業(yè)了啤它。

實際上，微信的語音溝通，正在變成溝通中的新的障礙变骡，太過于瑣碎的信息傳遞离赫，太過于散亂的觀點表達，以及塌碌，過于及時而缺乏梳理和沉淀的信息傳遞渊胸，在談論公事時，反而會帶來新的隱患誊爹，使得嚴謹準確的信息表達變得支離破碎蹬刷，缺乏邏輯，更容易被誤解频丘。

我們不得不承認，就溝通的完整與準確性而言泡态，微信式的溝通遠不如一封精準而有效率的郵件來得有效和有價值搂漠。因此，不管是從商務需要還是個人表達的角度講某弦，學會寫商務郵件的技巧桐汤，變得非常重要和必要。

其實靶壮，對于復雜事情的溝通怔毛，不只是我，很多商務人士都不喜歡在微信中溝通腾降，即便是有些客戶喜歡用微信溝通拣度，也還是希望在復雜事情的溝通結束后，能收到一封準確描述事件的郵件螃壤，以便對所討論的問題進行確認抗果。

毋庸置疑，用電子郵件來進行商務方面的溝通奸晴，可以避免很多錯誤和誤解冤馏，也更加保險，并容易追溯寄啼。

在閱讀和撰寫商務郵件的溝通中逮光，我得出的第一條經(jīng)驗就是：相較于禮數(shù)周全，不如簡單且明確化溝通內(nèi)容與重點墩划。

商務郵件不是寫文章涕刚，文采是次要的，對于對方和自己來說走诞，用最短的時間確認溝通的所有重點副女，才是第一要滿足的目的。因此，在寫郵件的時候碑幅，簡短而完整戴陡，才是我們真正需要掌握的技巧。

但這并非說沟涨，寫郵件就連基本的禮儀都不要了恤批。非也，非也裹赴。不管任何時候喜庞，該遵守的禮數(shù)，還是要遵守的棋返。特別是第一次寫郵件給客戶時 延都，或者第一次與還不曾有過交往的人和客戶接洽時，這點就顯得尤為重要了睛竣。坦白說晰房，此時過與不及都不好，太精簡射沟，對方會覺得你提供的信息太少殊者，難以判斷，不知如何回應验夯，可能會干脆不理你猖吴；太啰嗦，反而會詞不達意挥转，堆積的信息過多海蔽，也可能使得對方抓不到重點，出現(xiàn)其它的誤解扁位。

以下是我總結的商務郵件撰寫中需要注意的7個法則准潭，希望對于那些常常寫商務郵件的朋友有所幫助。

法則1：郵件標題表達清楚主題

郵件的標題是讓對方快速了解這封郵件用途的第一重要信息域仇，不管對方是決定立即打開刑然，還是決定過段時間再說，或者干脆刪掉了事暇务，都與郵件主題所表達的意思有密切關系泼掠。

好的標題，不僅能讓對方清楚知道你的來意垦细，還可以有效增加對方打開郵件的幾率择镇。

下面是我寫郵件標題時 ，總結的一些經(jīng)驗和原則括改，希望對你有用：

? 提到對方

不管是對方的名字腻豌、職位還是尊稱，我喜歡在第一封郵件的標題中提一下，這樣做的目的吝梅，是讓對方相信虱疏，我的郵件不是廣告郵件，不至于因為誤判而立即刪除苏携。另外一方面做瞪，也是表達我特意寫給他看的意思。一般這種情況下右冻，對方都會打開看看装蓬。

? 寫上自己公司的名字

雖然郵件的列表中，也會顯示寄件者的名字纱扭，但如果交往不夠頻密的話牍帚，對方可能對寄件者沒有印象，自然也就對寄件者所在的公司沒有印象乳蛾。注明自己的公司履羞，一方面，可以讓他快速知道是哪家公司寫的郵件屡久；另外一方面，可以表明自己的來信立場爱榔，讓對方感覺到這是一封正式來信被环，從而建立起信任感來。

? 開門見山详幽，直奔主題

商務郵件筛欢，一定要有主題，而且最好開門見山唇聘，立即表明來意版姑，不必繞彎，否則反而會適得其反迟郎，降低對方閱讀的意愿剥险。

那到底標題應該怎么寫呢？比如宪肖，我邀請一位行業(yè)專家來講課表制，標題是這樣寫的：

標題：業(yè)豐科技邀請XX科技王總工講授未來5年PCB技術發(fā)展方向與展望

當然，這是給自己相對陌生控乾，沒有太多交往的人寫商務郵件么介，如果是相對熟悉的人，或者有過多次交往的人蜕衡，我可能就會省略掉對方公司的名字壤短，避免啰嗦和“多此一舉”。

法則2：目的清晰，要素完整

我認為久脯，一封好的郵件纳胧，開頭最好結論先行，以始為終桶现，以便閱讀者快速掌握你要表達的內(nèi)容和意思躲雅。

要做到以始為終，就得把結論寫在開頭骡和，描述清楚郵件的核心重點是什么相赁。這樣，即便對方因為時間很忙慰于，或者被雜事打擾钮科，甚至他沒有太多時間讀郵件，只是匆匆掃一眼婆赠，他也會明白并記得我講的什么绵脯。

繼續(xù)以前面的郵件為例：

寫完標題后，便要開始正文了休里。

開頭第一段蛆挫，我一般會這樣寫：

王總工，您好：

我是業(yè)豐科技研發(fā)部總監(jiān)古爾浪洼妙黍，想邀請您在2017/1/6來深圳業(yè)豐科技舉辦一場兩個小時左右的技術講座悴侵，向晚輩們分享您對于未來5年PCB技術發(fā)展方向與展望。

我認為先說結論并不會失禮拭嫁，相反可免，還能讓對方節(jié)省時間。另外做粤，在一開始就講清楚我是誰浇借，我為什么寫這封郵件，把人怕品、時妇垢、事交代清楚，有助于對方快速判斷堵泽，既不會浪費他的時間修己，也不會讓他產(chǎn)生誤解和誤判。

法則3：條例重點迎罗，一目了然

在郵件中睬愤，與其長篇大論，不如直接條例重點纹安，尤其是在商務郵件溝通中尤辱，更應該在開頭第一段結束后砂豌，就把重點羅列出來。

寫商務郵件時光督，千萬不要長篇大論阳距，更不要把重點穿插在長長的郵件中間，或者內(nèi)文段落中结借，這樣不僅自己表達起來很散亂筐摘，對方閱讀起來也很費力，容易錯失重點船老。

相對于在郵件中沒有用太多的寒暄之詞咖熟，或者文縐縐的各種謙辭，我倒是覺得未能把重點內(nèi)容突出出來柳畔，或者分條羅列清楚馍管，要讓對方去替你整理，那才是真正的失禮薪韩。

怎么條列重點呢确沸？接著上面的內(nèi)容，舉例如下：

1.希望您以上月中旬在行業(yè)協(xié)會演講內(nèi)容為主題即可（您關于PCB未來發(fā)展的方向和展望給我啟迪良多俘陷，非常希望我的同仁也有機會聽到您的演講）

2.請問您的酬勞費如何計算為妥罗捎？

3.請您幫忙確認，兩小時時間足夠嗎拉盾？如需要調(diào)整宛逗，多長時間合適？

4.希望您能在講座結束后盾剩，多預留30分鐘現(xiàn)場回答聽眾提問。

如此以來替蔬，對方收到郵件之后告私，就能很明確的知道應該采取哪些行動，應該回答哪些問題承桥，需要做些什么樣的準備驻粟。這才是真正節(jié)省對方的時間。

法則4：補充資料也用條列式

如在正文溝通重點結束后凶异，還有需要補充的資料蜀撑，建議也采用類似正文的條列式，附在正文后面剩彬。這樣酷麦，對方閱讀起來會覺得同樣貼心。接著上面的內(nèi)容喉恋，舉例如下：

以下為從廣州到深圳業(yè)豐科技的相關出行資料沃饶，供您參考：

1.可從廣州南站搭乘高鐵至深圳坪山站母廷，我會去高鐵站接您；

2.我們可擔負您來回的高鐵及計程車費用（請保留好單據(jù)糊肤，以便我們的財務進行核銷）琴昆；

3.我是您的忠實粉絲，非常期待能邀請您來我司講課馆揉。

期待您的答復业舍。

古爾浪洼敬上

當然，你也不必像我一樣升酣，非要搞這么死板的數(shù)字來羅列重點舷暮，但無論如何，重點都要清晰明了拗踢，不要讓對方到處替你找重點脚牍。

法則5：節(jié)省字數(shù)，內(nèi)容能短則短

為什么要節(jié)字數(shù)巢墅？內(nèi)容多短合適诸狭？

節(jié)省字數(shù)，句子盡量短君纫，讀起來明快驯遇，句子過長，就會顯得啰嗦蓄髓，容易出現(xiàn)詞不達意的情況叉庐。

怎樣才能節(jié)省字數(shù)呢？盡可能把握以下原則：

1.精簡形容詞

2.使用主動句

3.主詞明確簡短会喝，最好放開頭

4.使用簡潔動詞

例如下面兩句對比陡叠，第二句就比較簡短：

? 很抱歉要麻煩您，如果可以的話肢执，最好能做一份PPT格式的講稿

? 請您提供一份PPT格式講稿（抱歉要麻煩您）

如果需要一些語氣上的補充枉阵，可以用（）補充在后面，其實也不失禮预茄。

另外兴溜，我也提到郵件要盡量短，多短合適呢耻陕？

當然不能一句就結束拙徽，但如果可以表達清楚的話，建議盡量不超過20行（也就是半屏）诗宣，半屏是電子閱讀的最佳閱讀篇幅膘怕，不用滾動鼠標便可以閱讀完。當然也可以長些召庞，但過長淳蔼，超過一屏（要滾動兩次鼠標）侧蘸，容易讓閱讀者是去耐心，從而降低讀完的可能性鹉梨。

法則6：段落分明讳癌，焦點明確

當然，商務郵件的寫法不必全是我上面所說的格式存皂，不一定非要1晌坤、2、3旦袋、4……往下羅列數(shù)字骤菠，也可以采用類似下面我用到的?為開頭的表達方式和變通格式。

但不管如何變疤孕，一下幾個原則則是共通的：

?? 每一段焦點要明確商乎，在一段里，不要包含太多重點祭阀，避免重點失焦鹉戚；

?? 同類型重點要歸納在相連的段落里，不要跨幾個段落后专控，又回頭講與前面相連的重點抹凳；

?? 需要對方行動的內(nèi)容，與給對方參考的伦腐、閑聊的赢底，要分開，不要混在一起柏蘑。

這樣的郵件幸冻，才是精準的溝通內(nèi)容。

法則7：需要修改的附件咳焚，盡量使用云端存儲方式

為什么嘁扼？三個理由：

? 要修改時，不需要重新寄送郵件黔攒，避免混亂；

? 不用擔心對方的郵箱空間不夠强缘，收不到附件督惰；

? 可控制查看附件的權限。

本文是本人多年寫商務郵件的心得旅掂，同時也參考了一些別人寫郵件的技巧赏胚，希望對你有用。

我是古爾浪洼商虐，希望能與您一起在簡書成長觉阅。