編者按：本文由泛微收集整理編寫而成答朋，旨在闡述對(duì)檔案及檔案管理的歷史回顧與認(rèn)識(shí)。
會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理方案
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要證據(jù)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)和核算系統(tǒng)等都相互獨(dú)立辰企，導(dǎo)致財(cái)務(wù)資料之間缺乏有效關(guān)聯(lián)，從而沒(méi)有辦法形成有效的證據(jù)鏈况鸣，無(wú)法滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范牢贸。
1、會(huì)計(jì)檔案歸集
傳統(tǒng)管理模式下镐捧，財(cái)務(wù)資料的獲取需要登錄各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或者到每個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集潜索，紙制版的資料，為了符合雙套制的管理規(guī)范懂酱，還需要進(jìn)行數(shù)字化加工掃描竹习，才能完成收集工作。
數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)列牺，通過(guò)檔案接收接口整陌，從票聯(lián)系統(tǒng)獲取查重驗(yàn)真后的發(fā)票信息，從會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)獲取會(huì)計(jì)憑證瞎领、會(huì)計(jì)報(bào)表泌辫、會(huì)計(jì)賬簿等資料，從銀企直連系統(tǒng)獲取電子回單九默。自動(dòng)接收各類需要?dú)w檔的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料震放。
2、會(huì)計(jì)檔案整理
傳統(tǒng)管理模式下驼修，財(cái)務(wù)部門或者檔案管理員需要根據(jù)檔案管理的規(guī)范對(duì)檔案資料進(jìn)行登記殿遂、著錄等操作，檔案的編號(hào)也需要人工記錄乙各，著錄好的資料還需進(jìn)一步的校對(duì)檢查再組卷墨礁，耗時(shí)耗力，且存在很多重復(fù)操作的功能耳峦。
數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)饵溅，支持預(yù)設(shè)檔案的分類和整理規(guī)則，自動(dòng)對(duì)于檔案進(jìn)行初步整理妇萄，包括檔案分類、檔案編號(hào)咬荷、檔案排序冠句。檔案管理員登錄到系統(tǒng)中，對(duì)于檔案資料進(jìn)一步補(bǔ)充和校對(duì)后即可完成檔案整理工作幸乒。
3懦底、會(huì)計(jì)檔案管理
檔案歸檔環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員需要收集紙質(zhì)發(fā)票，打印相關(guān)憑證聚唐、賬簿和報(bào)表丐重，將同一業(yè)務(wù)相關(guān)的單據(jù)通過(guò)手工進(jìn)行匹配，在核對(duì)其完整性和準(zhǔn)確性之后進(jìn)行裝訂分冊(cè)杆查，工作重復(fù)且準(zhǔn)確率難以保證扮惦。
數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)能夠?qū)邮照砗蟮臋n案，在系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔管理亲桦，形成檔案的正式庫(kù)崖蜜。能夠?qū)w檔后的財(cái)務(wù)資料通過(guò)一個(gè)案卷把整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程串聯(lián)起來(lái)，將電子會(huì)計(jì)檔案客峭、業(yè)務(wù)審批單據(jù)豫领、電子發(fā)票、電子行程單舔琅、銀行回單等信息一屏展示等恐。
4、會(huì)計(jì)檔案利用鑒定：
傳統(tǒng)檔案管理模式备蚓，用戶想要對(duì)于檔案進(jìn)行調(diào)閱時(shí)课蔬，檔案定位查找困難，且檔案被反復(fù)拆訂星著、翻閱购笆、復(fù)印、借出虚循，造成較大毀損和丟失風(fēng)險(xiǎn)同欠，由于實(shí)物檔案與業(yè)務(wù)部門的分離，異地調(diào)閱困難横缔，檔案檢索數(shù)據(jù)的缺失铺遂，也導(dǎo)致檔案管理部門難以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)部門借閱需求的精準(zhǔn)把握和實(shí)時(shí)響應(yīng)。
數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)茎刚，滿足用戶需要對(duì)于檔案進(jìn)行使用時(shí)襟锐，通過(guò)全文檢索工具、檔案借閱工具膛锭，快速滿足檔案的利用需求粮坞。
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