寫郵件默勾？誰不會！
以下情況你是不是覺得很熟悉聚谁？
只是坐一趟飛機的時間收件箱已經躺了上百封郵件母剥；
眾多的郵件不知道該從哪里開始閱讀和回復；
經常忘了回復某個郵件讓自己工作處于被動局面形导；
對于難以開口的郵件遲遲不愿意回復环疼；
郵件溝通經常產生誤解；
自己覺得寫郵件就可以解決的問題朵耕，但對方卻不這么認為炫隶，甚至會變得有些惱怒；
直接溝通很順利憔披，一旦用郵件等限，對方變得有些吹毛求疵；
很重要的郵件經常找不到了芬膝；
郵件抄送/回復給了不該抄送/回復的人。
相信在外企工作的人每天在郵件上花費的時間都不會少形娇，郵件中遇到以上的問題實屬常見锰霜，活躍于麥肯錫14年的咨詢師赤羽雄二總結工作經驗，通過《零秒工作—速度解決一切的麥肯錫工作術》這本書桐早，對如何快速有效寫郵件癣缅，給出了7條可操作性很強的技巧。
①收到郵件后必須立刻回信
未讀郵件越來越多多時,往往會進入惡性循環(huán),迅速回復郵件,對方也會迅速地再次回復郵件或提問,在極短的時間內完成了一次溝通.此外,快速回復也能讓人感受到你的熱情和誠意,更利于問題的解決哄酝。
想要迅速出色回復郵件友存，以下要點要記住：
選擇接受郵件的軟件陶衅，多數公司使用outlook,建議將公司郵箱與手機做好關聯屡立，便于使用碎片時間閱讀和回復郵件。
早晨打開郵箱接收郵件后搀军，首先在搜索欄鍵入直屬上司的郵箱地址搜索他發(fā)出的郵件膨俐，優(yōu)先處理勇皇，然后再從頭開始閱讀和回復郵箱里的其他郵件，避免遺漏焚刺。
對于復雜的郵件內容敛摘，需要反復審視郵件的內容后，甚至是要和領導或者相關同事討論后再發(fā)出乳愉。
通過做筆記的方式兄淫，不斷練習寫作速度和質量，提高回復郵件的速度蔓姚。
②對于難以開口的郵件內容捕虽，也要迅速回復
對于不希望直白地傳達消極信息給對方的郵件，通常會花費大量時間來思考赂乐，甚至曖昧不明地傳達信息導致負面效果薯鳍，沒有坦率直言最后引起更大的麻煩的情況也很常見。在最開始接觸這類郵件時挨措，最好讓自己信賴的朋友或上司看一看郵件正文挖滤，確認一下用詞是否妥當，說明是否充分浅役，是否會引起對方情緒上不必要的反感斩松，然后再發(fā)送。
③對于復雜的問題觉既，應當直接溝通
比起郵件惧盹，有時候直接對話更有效，并且解決問題的速度更快瞪讼。
問題的情況復雜钧椰，郵件很難說明，建議在和對方當面或電話溝通后符欠，再將溝通的內容做個總結發(fā)給對方確認嫡霞。
通過郵件反而產生誤解時，面對面地溝通能避免誤解
自我感覺沒什么問題希柿，然后向對方發(fā)送了郵件诊沪，但不知道為什么對方竟然變得惱怒，這時候如果再通過郵件辯駁曾撤，或者添加一些復雜的說明端姚，只會讓問題更加惡化。這時最好停止郵件溝通挤悉，直接見面開誠布公地交談渐裸。
直接對話很順利，一旦用郵件，對方就變得吹毛求疵的時候橄仆。有的人平時說話的時候也沒什么特別問題剩膘，甚至還可以相約去喝一杯，但一開始寫郵件就變得非常恭敬盆顾，或莫名其妙變得有攻擊性怠褐，對于這樣的人，只能當面交談您宪。
④登記200-300個常用詞匯
頻繁使用的詞匯如果能登記為用戶詞匯奈懒，在輸入時就會節(jié)省大量時間。比如常用的日期宪巨，例：“日括” ? （周日）磷杏，“一括” ? ? （周一）。減少去找特殊符號的時間捏卓。
常用的郵箱地址极祸，如Tina ? ? ?Tinali@esteegz.com 。
⑤將郵件按照類型和日期先后順序統(tǒng)一保存
按照自己的使用習慣設置多個工作文件夾怠晴，將收發(fā)的郵件遥金、PPT文件、PDF文件蒜田、圖片等統(tǒng)一保存在里面稿械，并標上日期，便于查詢冲粤。
⑥保存可作為范文的郵件到范文文件夾里
在收到貨發(fā)送可以作為范文模板的郵件后美莫，就該立刻保存在“范文文件夾”里。比如各類標準文件格式梯捕、表格等厢呵。
⑦區(qū)別使用郵件發(fā)送清單和社交軟件
通過郵件發(fā)送清單和建立討論小組，讓團隊和項目的目的以及進度過程傀顾，推進方法的重點述吸，都得到充分共享，也不會出現忘記把郵件抄送給某人的情況锣笨。
現在用微信溝通工作的情況已經相當普遍，建議利用郵件發(fā)送清單為主道批，微信工作群溝通為輔的方式错英，提高工作效率，也能讓文件隆豹，溝通記錄等便于保存椭岩。
《零秒工作----速度解決一切的麥肯錫工作術》算得上是職場工作效率圣經。這本書提供了很多提高工作效率的具體方法，比如如何讓高效完成資料制作判哥？PPT怎么做到又快又好献雅？開會如何能更簡短有效等等你能遇到的職場效率問題都一一能夠找到可操作的改善方法。相信讀完本書塌计，認真踐行書里的方法挺身，并堅持使用，你的工作效率至少提高5倍以上锌仅。
