畢業(yè)季一過氛悬，萬千學子走出校園则剃，走上職場。你做好進入職場的準備了嗎圆雁？笑笑特開職場新人必修課專題忍级，告訴這些你初入職場就該知道的事帆谍。歡迎大家轉(zhuǎn)發(fā)朋友圈或發(fā)送給剛剛畢業(yè)的朋友伪朽。
電子郵件，是現(xiàn)代職場中使用頻率最高的辦公工具汛蝙，它突破時空的限制烈涮，可實現(xiàn)信息便捷通報和交流。但如何利用它讓溝通妥貼又高效窖剑，可是大有講究坚洽。今天就由笑笑給你帶來這堂職場新人必修課第一課，讓它成為初入職場的你得心應(yīng)手的好助手西土。
一封好的電子郵件應(yīng)該是怎樣的呢漱凝？
收件人志于、抄送人選取恰當，主題明確，正文簡明扼要比肄、重點突出、訴求明確绳慎，落款恰當丁存，附件正確無誤，格式整齊美觀墓造。
如何寫郵件堪伍？
電子郵件由收件人（抄送/秘送）+主題+郵件正文+附件+發(fā)件人落款組成锚烦。
?? 收件人/抄送
職場新人最容易犯的錯誤是：
1、將一大堆與郵件所涉事宜毫不相干的人放入收件人當中帝雇，制造大量的垃圾郵件,給大家工作造成騷擾涮俄；
就曾見過有同事只要開涉及跨部門溝通的會，除與會者外尸闸，還發(fā)送給公司所有領(lǐng)導(dǎo)禽拔，與會者回復(fù)時選擇回復(fù)全部，一下子郵箱就多了十幾封郵件室叉；最后領(lǐng)導(dǎo)不堪其擾睹栖，群發(fā)郵件給全公司，要求郵件禁止發(fā)送無關(guān)人員茧痕。
2野来、將必須對郵件內(nèi)容做出響應(yīng)的人放在抄送列表，被別人忽略而對工作造成負面影響踪旷。
3曼氛、公司內(nèi)部溝通時，將公司外人員加入抄送列表
比如和公司同事溝通項目進展時令野，覺得此信息應(yīng)該同步給合作方舀患，就在抄送列表中加入了公司外人員。也許你的郵件內(nèi)容本身沒有問題气破，但誰能保證其他人回復(fù)郵的內(nèi)容適合讓外部人知曉呢聊浅？對外溝通時，必須保證信息接口的唯一性现使，杜絕將公司內(nèi)部交流與外部溝通混為一體的情況低匙。
正確的應(yīng)該是：
不論是收件人還是抄送人，都是與所涉事宜相關(guān)的人碳锈。收件人選擇直接當事人顽冶，即需要對郵件內(nèi)容必須知曉或作出響應(yīng)，而抄送人則是只是讓其知曉售碳，不需要對方做出響應(yīng)强重，即使郵件被對方忽略不會有任何影響。
在郵件內(nèi)容涉及重要事項時贸人，你認為有必要需要讓你的直接上級知曉時间景，可抄送給直接上級。除非是更高一級領(lǐng)導(dǎo)有參與或有直接上級授權(quán)灸姊，否則忌諱越級發(fā)送拱燃。
?主題
郵件主題通常格式是：所涉主要事項＋需要收件人做出的響應(yīng)動作，如“某某項目合作方案力惯，請批復(fù)”碗誉、“某某渠道合作協(xié)議召嘶，請審核”等等。
同一封郵件中主題要求單一哮缺，一事一議弄跌，特別忌諱將毫無關(guān)聯(lián)的幾件事放在一個郵件中。
如果郵件所涉及內(nèi)容緊急或特別重要尝苇，需要收件人優(yōu)先關(guān)注的铛只，還可在主題中以特定形容詞予以強調(diào)，如＂【緊急】某某項目付款申請糠溜，請批復(fù)＂淳玩，＂【重要】業(yè)務(wù)管理規(guī)范最新修訂，請研讀＂
最忌諱：
1）沒主題：沒頭沒腦的郵件非竿，會讓人對你的專業(yè)性和對工作的態(tài)度直接產(chǎn)生懷疑蜕着。
2）直接以上傳附件的文件名默認為郵件主題，沒有收件人明確的響應(yīng)動作要求：這很容易讓收件人忽略红柱，就有可能因沒有及時響應(yīng)而對工作造成影響承匣。
3）主題龐雜，同一封郵件包括多項無關(guān)聯(lián)的主題
? 正文
正文要求簡明扼要锤悄，邏輯清楚韧骗，重點突出，訴求明確零聚。
在撰寫正文時袍暴，除了從你的專業(yè)研判角度提供你認為的最重要的信息外，還應(yīng)該從收件人的角度換位思考握牧，他收到郵件做響應(yīng)時需要了解哪些信息容诬？你需要在郵件正文預(yù)先提供他決策時需要了解的背景信息娩梨。
郵件正文宜采用金字塔結(jié)構(gòu)（強烈推薦《金字塔原理》一書沿腰，對于你的職場公文寫作會非常有幫助），即結(jié)論先行狈定，下面則是對于結(jié)論的層層說明颂龙，最后要求回應(yīng)。
故郵件正文會首先說明這封郵件是關(guān)于什么的事情纽什，需要收件人做出什么響應(yīng)措嵌；然后提供此事的背景信息，情況說明芦缰，響應(yīng)的時間要求等企巢，最后請求響應(yīng)。
如果此主題中收件人所需做出的決策事宜各有不同让蕾，可在正文一一列出浪规，以便收件人對號入座或听，快速響應(yīng)。
對于正文中特別重要笋婿，需要收件人特別關(guān)注的信息誉裆，可以加粗或用別的顏色字體來強調(diào)。
正文撰寫最容易出現(xiàn)的問題有：
1缸濒、正文主要信息缺失足丢，無法給收件人提供決策或響應(yīng)的參考依據(jù)，需要收件人反復(fù)郵件往來了解情況庇配，大大影響工作效率斩跌。
2、正文洋洋灑灑捞慌，信息龐雜滔驶，包含大量無關(guān)緊要或與決策不相關(guān)的信息，毫無邏輯和重點卿闹，給收件人造成信息過量的負擔揭糕，也影響收件人快速做出響應(yīng)。
我們看一個范例锻霎，這是一封發(fā)送給公司法務(wù)和主管領(lǐng)導(dǎo)著角，申請合作協(xié)議批復(fù)蓋章的郵件：
各位：
附件是和A公司擬簽訂的版權(quán)合作協(xié)議，使用的是此前經(jīng)過法務(wù)審核的協(xié)議模板旋恼，對方?jīng)]有修改±艨冢現(xiàn)提請批復(fù)蓋章，請批復(fù)冰更。
以下為合作內(nèi)容及分成比例：
1产徊、合作內(nèi)容：
A、甲方提供節(jié)目內(nèi)容運營平臺蜀细，乙方提供節(jié)目內(nèi)容資源舟铜，雙方合作向授權(quán)平臺注冊用戶提供節(jié)目內(nèi)容。
B奠衔、乙方授權(quán)甲方享有節(jié)目內(nèi)容資源的信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán),指以無線方式通過授權(quán)平臺向公眾提供節(jié)目內(nèi)容谆刨。
C、雙方共同推廣以上業(yè)務(wù)归斤，共享合作內(nèi)容的收益痊夭。
2、分成比例：
雙方以甲方提供的結(jié)算數(shù)據(jù)報表為結(jié)算依據(jù)脏里。合作業(yè)務(wù)收入在扣除運營商代收費40％她我、扣除呆壞賬（具體比例以實際結(jié)算單為準），對剩余的信息費收益按如下比例進行分成：甲乙雙方按【5】﹕【5】的比例分成，即甲方享有【50】%番舆，乙方享有【50】%根吁。
請批復(fù)。
謝謝合蔽！
對于申請批復(fù)的郵件击敌，法務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)會關(guān)心哪些問題呢？
1）協(xié)議是標準模板還是個案化條款拴事？如果是標準模板沃斤，條款對方是否有修改？
2）合作內(nèi)容是什么刃宵，合作模式是怎么樣的衡瓶，分成比例如何？
基于收件人關(guān)心的問題牲证，郵件正文首先就表明此協(xié)議使用的是此前經(jīng)過法務(wù)審核過的標準化模板哮针，對方對條款沒有任何修改，現(xiàn)在需要各相關(guān)人員批復(fù)蓋章坦袍。
這樣有什么意義呢十厢？一是法務(wù)不需要對條款再逐一審查，可即時回復(fù)捂齐；二是領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時也可以據(jù)此了解法務(wù)上的風險已經(jīng)由法務(wù)人員把握蛮放，他們只需看看合作商務(wù)條件是否妥當即可。
對于合作內(nèi)容奠宜、合作模式包颁、分成比例盡管在郵件附件中有詳細的條款說明，但從快速压真、方便地傳遞信息的角度考慮娩嚼，將協(xié)議的核心條款都摘錄出來，這樣可以幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間滴肿，大大方便他們查看岳悟，也很容易在領(lǐng)導(dǎo)那里留下良好的印象。
至于合作伙伴的背景如何嘴高、是誰介紹的這個合作竿音，這些信息與主題的訴求并沒有太大關(guān)聯(lián)，也不是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點拴驮，郵件正文則完全忽略不提。
?? 附件
這個地方最容易犯的錯誤是附件忘記上傳或附件上傳有誤柴信，尤其是容易出現(xiàn)版本錯誤套啤，需要發(fā)郵件前再三檢查，避免犯這樣的錯誤。
如果附件所涉及的內(nèi)容與決策直接相關(guān)或是收件人非常關(guān)心的內(nèi)容或數(shù)據(jù)潜沦，就需要將核心內(nèi)容摘錄出來萄涯，在正文中體現(xiàn)，這樣收件人不用打開附件也可對最重要的信息一目了然唆鸡，大大為收件人節(jié)省時間涝影。
?? 發(fā)件人落款
非常忌諱發(fā)送郵件時不落款，尤其是在公司規(guī)模龐大或你與收件人并不熟悉的情況下争占，沒有落款的郵件會讓人感覺沒頭沒腦燃逻。或是有特別緊急的情況需要與你第一時間溝通臂痕，除了郵件伯襟，沒有其他的渠道。
可以在郵箱系統(tǒng)中通過設(shè)置簽名來實現(xiàn)自動落款握童。簽名一般要包括姓名姆怪、職位（可省略）、公司名稱澡绩、通訊地址稽揭、手機、座機肥卡、郵箱及即時通訊帳號淀衣。
郵件格式要點
郵件格式相當于人的外表，至少整潔大方召调，才會讓人有興趣去了解你的內(nèi)涵膨桥，最基本的要求就是整齊美觀：字體統(tǒng)一、字號相對一致唠叛，段前統(tǒng)一左對齊只嚣，段間距一致，段前可空一行艺沼，用色不超過3種册舞，不要使用熒光色字體。
最怕的是一封郵件字號大大小小障般，段前參差不齊调鲸，段間距也是時寬時窄，或用五顏六色的字體挽荡，這樣的郵件實在是辣眼睛藐石，沒法讓人有興趣讀下去，更直接給人一種發(fā)件人做事馬虎定拟、潦草的印象于微。
一定要自動換行，杜絕使用手動換行，這在電腦郵箱接收時可能是正常的株依，而用手機接收時驱证，一句完整的話會被斷得七零八落。
發(fā)郵件后正確的追蹤姿勢
發(fā)完郵件就萬事大吉了嗎恋腕？當然不是抹锄。
第一如果郵件非常重要，你需要發(fā)出郵件第一時間通過電話或即時通訊工具提醒收件人接收荠藤，并提醒他們需要做的響應(yīng)伙单，確保他們都已經(jīng)收到并知曉需要做的事情。系統(tǒng)自帶的收條是不管用的商源，因為有的人即使收到了也可能無意中忽略掉车份。尤其是在重要的商務(wù)溝通中，這一點特別重要牡彻。
第二扫沼，你需要主動跟進響應(yīng)的進展，尤其是時間緊迫的事項庄吼，你必須主動去跟進每個需要決策的人的反饋缎除，提醒他們、催促他們总寻，確保在要求的時限前完成器罐。
第三、如果需要向相關(guān)人員通報最新的進展渐行，最好是在該事件上一封郵件的基礎(chǔ)上回復(fù)全部來通報轰坊，這樣讓同一主題的事件進展盡可能在一封郵件中就可以體現(xiàn)。也便于查看有關(guān)該事項歷史的往來信息祟印。
收到郵件后正確的處理姿勢
不管自己是在收件人或抄送人中肴沫，都需要看看郵件是否需要自己做出響應(yīng)，不是每個人都會有意識將需要響應(yīng)的人放在收件人當中蕴忆。
如果需要颤芬，盡可能第一時間做出回復(fù)，即使暫時無法決策套鹅，也可以回復(fù)郵件已收到站蝠，會盡快或在某某時間前予以回復(fù)。這會給人留下你對工作快速響應(yīng)的好印象卓鹿。對于不能即時回應(yīng)的菱魔，可在郵件上添加星標符號，便于提醒自己及時處理减牺。
回復(fù)時是回復(fù)發(fā)件人還是所有人也需要根據(jù)情況而定豌习，如果你的響應(yīng)動作與其他收件人是有所關(guān)聯(lián)的存谎，則回復(fù)全部拔疚；如果沒有關(guān)聯(lián)肥隆，就沒必要回復(fù)全部人。
比如運營商給各合作伙伴群發(fā)郵件稚失，讓各家反饋信息栋艳，你回復(fù)時是回復(fù)發(fā)件人還是所有人呢？當然只要回復(fù)發(fā)件人句各。有時看到有的公司員工提交信息時回復(fù)所有人吸占，里面可能還涉及公司的重要信息，真是很無語凿宾。
對于如何寫好一封工作郵件矾屯，你清楚了嗎？歡迎大家投稿初厚，說說自己寫郵件時遇到的困惑或碰到的教訓件蚕，也可以提供一個案例給我，如果投稿數(shù)比較多产禾，我們可以做一期教訓和郵件修改的案例分享排作。大家投稿可以發(fā)送到我的QQ郵箱：632970@qq.com，主題注明：職場新人第一課投搞
郵件溝通只是我們職場上一個小小的細節(jié)亚情，但我們的成功很多時候都來源于細節(jié)上良好習慣的積累妄痪。養(yǎng)成細節(jié)到位的習慣，不能讓我們立馬得到回報楞件，卻讓我們打造專業(yè)的職場形象潛移默化衫生，享受到時間的復(fù)利。
而細節(jié)到位的高段位則是對工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行打磨土浸，將細節(jié)向完美無限逼近罪针。如果在每一個節(jié)點都比別人優(yōu)秀一點點，這些優(yōu)秀疊加栅迄，該會產(chǎn)生多大的威力呢站故？
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