不管是中文還是英文，不管是哪行哪業(yè)（外貿灸促、銷售诫欠、工程技術、學術交流）浴栽，我都有以下寫建議呕诉，沒有大道理，也沒有高深理論吃度，能夠給老板甩挫、客戶、同事留下好的印象椿每。一句話說完的話伊者，就是要一目了然，減少收件人的閱讀成本间护，一分鐘知道你要說什么亦渗。（結尾還有大號加粗干貨）

郵件主題

先上例子

前后兩個例子，孰優(yōu)孰劣汁尺，高下立判法精。可惜大多數(shù)人寫郵件時痴突，默認看郵件的人知道他要發(fā)的內容是什么搂蜓，所以理所當然用自己的理解寫出了缺乏信息的主題。

這種缺乏信息的主題會給收件人帶來哪些不便呢辽装？

不知道這封郵件的重點帮碰，從而忽略掉不看（經(jīng)常有會有收件人說，我知道你發(fā)了郵件拾积，但是我還沒看）殉挽。如果你把必要的信息寫在主題里丰涉，是不是一方面能夠吸引他打開的興趣，另一方面斯碌，哪怕他沒打開一死，但是他看到了主題就初步掌握了所需信息，是不是能夠幫他節(jié)省效率呢傻唾？

不方便日后查詢摘符。時間一久，看到這樣的主題策吠，完全不知道是干什么的逛裤，他會又來找你，要你再發(fā)一遍猴抹。

所以對于主題带族，我的基本建議是（所有郵件無非是三種目的，提供信息蟀给、需要決策蝙砌、需要信息）

提供信息比如（測試報告、數(shù)據(jù)之類）跋理，直接把基本結果寫上去吧择克，外加這個信息的目的是什么

需要收件人做決策的，把需要回復的時間寫進主題吧前普，比如（請星期五之前回復）肚邢，提高緊迫感

需要收件人提供信息的，你在后面加個“咨詢” 兩個字拭卿，比如"XXX產(chǎn)品報價咨詢”

一封郵件反復溝通來溝通去骡湖，到最后內容可能會和主題不符合，請主動把主題及時更改為合適的內容峻厚。

郵件正文

一句話概括响蕴，就是開門見山、能夠用表格用表格惠桃、不能用表格的也要用項目符號浦夷。

正文第一句話，請說明你的結論或者你發(fā)這封郵件的目的辜王，再解釋事情經(jīng)過劈狐。

中國說話習慣卒章顯志：先解釋事情經(jīng)過，最后才說明他想要干什么誓禁，在郵件里也常常有這種通病懈息，別人看到長長的郵件肾档，沒有耐心看到結尾摹恰，可能就不看了辫继，所以，以下兩封郵件俗慈，高下立判（先忽略郵件的措辭）

一定要多用項目符號 用項目符號 用項目符號姑宽！重要的話說三遍（項目符號就是我這段話左邊的那個圓點）

大部分人發(fā)郵件都是眉毛胡子一把抓，和平時說話一樣把所有內容全寫在一起而不分開（哪怕有分段闺阱，但是還是看不清）炮车。這樣產(chǎn)生的問題是信息極其不清晰，沒有層次感酣溃，別人抓不住重點而錯過重要的信息瘦穆。

項目符號的作用是拯救你郵件最強大的利器，能夠幫你理清思路赊豌，理清結構扛或，看郵件的人也一清二楚，但是我很驚訝的是大多數(shù)人都不這么用碘饼。試比較以下郵件熙兔。

項目符號在outlook就在下圖這個位置（word類似）。如果想要像上圖一樣添加次級項目符號（也就是“-”）請選擇“-”艾恼，并且按tab降級住涉，如果是要做有順序的1、2钠绍、3這樣的結構舆声，選項目符號右邊的“有序列表”。 哪怕有這個意識要做1柳爽、2纳寂、3有序列表的，大部分人都還在手工輸入（多少人躺槍請自覺舉手泻拦？）毙芜。

一定要多用表格，多用表格争拐，多用表格腋粥！重要的話說三遍。道理和上面的項目符號一樣

能夠用表格的信息一定要用表格架曹，不能用表格的也要用項目符號

以下兩例子隘冲，哪個能夠讓人簡單省事閱讀呢？由于表格有對齊功能绑雄，更能夠讓人一眼看到所需要的信息展辞。

如果正文有圖片，請務必在所有圖片上做文字標注說明万牺，哪怕你正文中也有說明罗珍。

因為每個人看郵件習慣第一時間看圖片洽腺，如果圖片上什么文字信息都沒有，收件人會很迷惑覆旱，還需要在正文中查找蘸朋，這樣增加了收件人的閱讀成本。

圖片一定不放在正文中間（除非圖片比較锌鄢）藕坯，一定要放在所有正文最后。因為圖片會占用很大的面積噪沙，導致圖片下面的的正文常常被忽略炼彪。

附件

附件也是大有講究，發(fā)附件不是說你把附件貼上去正歼，然后發(fā)出去就這么簡單的霹购。

先上例子

如果是你老板，你希望看到其中哪一封呢

附件的文件名：也和主題一樣重要朋腋！必須盡可能信息完整齐疙。

大部分人的附件只是很簡單的幾個關鍵字，有些人的甚至就是“新建文件”旭咽。

附件名之所以信息要完整贞奋，也為了方便收件人在不看長長正文的情況下，一眼也知道附件是什么穷绵，更重要的是轿塔，收件人經(jīng)常需要把附件保存在本地或者轉發(fā)給別人，如果附件名過于簡單仲墨，這兩種情況都會增加溝通成本勾缭。

正文里一定要把附件的的內容進行一個總結。正文總結 正文總結 正文總結目养！重要的事情說三遍俩由。

很多人責怪別人不看他郵件，可是如果你就是單純的發(fā)附件癌蚁，正文沒有任何comment幻梯，誰會有興趣打開附件仔細看所有的信息呢？

記住努释，誰都不想打開附件（太費時間）碘梢。為了"引誘”別人打開你的附件，在正文貼上總結信息是一種好辦法伐蒂。別人收件人來說煞躬，看到正文，如果一切正常，知道了恩沛，不需要打開在扰。如果有問題，并且感興趣复唤，再去打開附件健田。

很多美國人發(fā)附件的時候烛卧，還會寫I also attached the soft copy below佛纫。附件內容如果比較少，就直直接把附件的文字全部copy出來总放，如果附件內容比較多呈宇，有以下兩種方法

對附件進行一個總結提煉

把附件的內容直接截圖貼在正文

最后一個建議是，所有郵件必須當天回局雄，當天回甥啄，當天回！當天沒辦法答復也要回一個“我知道了炬搭，正在處理蜈漓，明天再具體答復你”

我的工作每天需要通過郵件和美國總部溝通，為了減少不必要的誤解和溝通成本宫盔，必須努力追求一封郵件到位融虽，讓別人一目了然看懂我在說什么，不需要再發(fā)郵件來詢問某件事是什么意思灼芭，并且最大限度減少別人在閱讀郵件上花的時間有额。以上是我平時采用的辦法，并且證明是有效的彼绷，大家的反饋是都喜歡看我的郵件巍佑，因為好懂易看。希望以上對大家有幫助寄悯。