?“CC姐贸伐，針對市場部高效會議需求的調(diào)研已經(jīng)完成，分別針對員工觅赊、經(jīng)理及總監(jiān)進行了調(diào)研右蕊。采取問卷調(diào)研為主并輔以訪談的方式進行∷甭荩”靜子匯報調(diào)研結(jié)果饶囚。
“參與調(diào)研人員普遍感覺會議偏多帕翻，會議時間過長，有部分會議的作用不大萝风，認為會議有待提升效率嘀掸，有較大提升空間。具體數(shù)據(jù)請大家看我發(fā)給大家的調(diào)研報告”
“主要原因是什么规惰？”CC問道睬塌。
“總監(jiān)認為外部會議過多，需要協(xié)調(diào)其他多個部門時間卿拴，再加上部門例會衫仑，造成想跟部門開會只能見縫插針。
經(jīng)理層認為向上要跟領(lǐng)導(dǎo)達成共識需要開會堕花，對外需要協(xié)同文狱，還要跟下屬達成信息一致，協(xié)調(diào)的事情偏多缘挽，需要開會的地方也多瞄崇。
員工覺得總是快下班就開會，變相加班壕曼。嘿嘿苏研，我就不說具體名字了哈，員工反映挺大腮郊∧∧ⅲ”靜子吐吐舌頭。
“我訪談的市場部同事特別羨慕咱們部門轧飞，有事才加班衅鹿，沒事不開會」В”小白插了一句大渤，說完也不知道自己說的合適不合適，也吐吐舌頭掸绞。
“調(diào)研做的很細致泵三，靜子考慮很到位，小白配合的也不錯衔掸。提示一點烫幕，我們做調(diào)研要客觀，不要激發(fā)情緒敞映。
調(diào)研報告我再看一下纬霞，有問題再找你們。我已經(jīng)跟市場部總監(jiān)聊了聊驱显，他們這周三有一個全員會議，到時候我們一起去旁聽一下，觀察一下他們會議的情況埃疫，帶好紙筆記錄下來伏恐。
小靜把你的方案也準備一下，周四我們碰一下培訓(xùn)方案栓霜〈滂耄”
兩人答應(yīng)著，回去各自準備胳蛮。
周三销凑，三個人旁聽了市場部的部門會議，從下午1點一直開到8點仅炊，把小白餓的頭昏眼花斗幼，還是市場部新來的小敏給了小白一盒餅干續(xù)命。小白悄悄問小敏抚垄，“你們每次開會都這么長時間嗎蜕窿？”“不是每次，不過會議經(jīng)常很長呆馁，所以我們都自帶干糧桐经。要是再晚點一般就會訂餐，吃完飯繼續(xù)開浙滤∫跽酰”
小白心想這么開會真是需要提高點效率了，光訂餐費就能省下不少呀纺腊。
第二天開會溝通畔咧，小白特意備了點零食，靜子笑他是開會后遺癥摹菠。
結(jié)合調(diào)研結(jié)果以及會議中發(fā)現(xiàn)的問題盒卸，擬定了給市場部的培訓(xùn)方案，先做一場高效會議的培訓(xùn)次氨，把開會的基本要點和工具方法給到市場部蔽介，讓他們先從流程上提高效率。
CC跟市場部總監(jiān)溝通方案煮寡，說明這個內(nèi)容的改善無法通過一場培訓(xùn)解決虹蓄，建議分階段進行。從內(nèi)容上看第一階段幸撕，學(xué)知識用知識薇组，流程改善；第二階段坐儿，改變意識律胀。第三階段宋光，效果跟進。從范圍上炭菌，先從總監(jiān)可以把控的部門內(nèi)部會議開始進行改進罪佳。
市場部總監(jiān)很認可這個節(jié)奏，不過他也半開玩笑的說：”CC呀黑低，我看這一系列培訓(xùn)下來赘艳，我們部門的會議效率應(yīng)該是能有所提升，但是我還是要參加很多低效的會議呀克握。
CC也笑著說：”李總蕾管，您對效率這么高的追求，無意義的會議您也不會參加菩暗。等我們培訓(xùn)完掰曾，咱們部門會議高效了，您把成功經(jīng)驗復(fù)制推廣一下勋眯，我們培訓(xùn)部肯定全力配合您婴梧。以后就都是高效會議啦】吞＃“
”哈哈塞蹭，期待這一天。我就期待你們培訓(xùn)的成果了哦讶坯》纾“
“主要是您對會議的重視，咱們一起努力辆琅，期待共同成果漱办。話說這個培訓(xùn)能否成果還真是取決于您哦⊥裱蹋”CC強調(diào)了部門領(lǐng)導(dǎo)重視的關(guān)鍵性娩井，市場部總監(jiān)答應(yīng)培訓(xùn)全程參加。
第一階段靜子給市場部做了“高效會議”培訓(xùn)似袁。
明確了用4P原則高效組織會議：
一洞辣、Purpose：明確會議目的，沒有目的的會議不用開昙衅。
開會目的是為了達成共識扬霜，而非討論問題，討論問題的會議注定是低效沒有結(jié)論的會議而涉。
會議前需要靈魂三問：組織會議的目的是什么著瓶？會議的議題是什么？需要解決什么問題啼县？
二材原、Product：期望達成的結(jié)果是什么沸久，沒有結(jié)論的會議只是開了個寂寞。
會議組織者要明確本次會議期望達成的結(jié)果华糖，組織者要控制跑題發(fā)生麦向，在會議開始前準備好會議要達成的結(jié)果，會議結(jié)束前必須要引導(dǎo)大家對會議議題輸出結(jié)論客叉，議而不決的會議等于白開。
三话告、Process：會議議程如何安排兼搏，沒有議程的會議注定亂糟糟。
需要通過議程控制會議的節(jié)奏沙郭，所以會前必須要擬定會議議程佛呻，議程包含每階段的主題，關(guān)聯(lián)人病线，發(fā)言人以及花費的時間安排吓著。
四、People：
1會議要有明確的主持人送挑。主持人對于會議的把控非常重要绑莺，控時間、CUE流程惕耕。最好是由解決問題的負責人來做主持人纺裁，他才會想盡辦法讓這個會議有結(jié)果。\
2參會人在會中扮演什么角色司澎，不需要扮演的成員只會成為會議“木頭人”欺缘。
低效會議從亂糟糟一屋子人開始，在會前必須明確參會人員和每個人員扮演的角色挤安，比如誰負責決策谚殊？誰負責匯報xx模塊？誰負責答疑蛤铜？誰只需要獲得信息嫩絮？誰負責會議記錄？在會議中沒有角色的成員不要邀請（自己也要拒絕這類的會議邀請）昂羡，不僅提高自己會議效率絮记，同時減少制造會議“木頭人”節(jié)約他人時間。
培訓(xùn)中給出了會議的一些常用工具表單虐先。
第一場培訓(xùn)后怨愤，小敏說：“我們以后會議要是嚴格按照4P原則，不符合4P原則的會議不開蛹批，開會就按４P原則撰洗，感覺以后按時下班的機會就大了篮愉。“小敏一高興塞給小白兩包餅干差导。
小白覺得這兩包餅干代表了培訓(xùn)的效果试躏，趕緊回去跟靜子一起分享了勝利果實。
