No.2《大標題還沒想到》之一些會議事項跟進方法和技巧
為什么題目叫《大標題還沒想到》跪削，是因為不知道如何定義這個系列組文章。這個系列組文章可能想到什么寫些什么蹭沛÷冈希可能是自己的思考，可能來自于實際問題嫌蚤，可能來自各種可能辐益。所以不能明確叫什么大標題。
會議是漢語詞匯搬葬，意思是指有組織荷腊、有領導、有目的的議事活動急凰，它是在限定的時間和地點女仰，按照一定的程序進行的。會議一般包括議論抡锈、決定疾忍、行動3個要素。因此床三，必須做到會而有議一罩、議而有決、決而有行撇簿，否則就是閑談或議論聂渊，不能成為會議。會議是一種普遍的社會現(xiàn)象四瘫，幾乎有組織的地方都會有會議汉嗽，會議的主要功能包括決策、控制找蜜、協(xié)調和教育等功能饼暑。 來源于會議 百度百科
會議，我們經常參與的活動之一。
會議紀要弓叛，會議結束后的重要輸出之一彰居。
關于如何開好會，有很多文章有寫過撰筷。
開好會是一部分陈惰，跟進好會議紀要的事項也是會議執(zhí)行落地的重要環(huán)節(jié)。
會議事項/紀要跟進的常見問題點：
- 會議跟進人沒有跟進會議事項闭专；
- 會議跟進人收到了會議事項的報告奴潘，然后只是整理匯總了文檔；
- 會議跟進人沒有在下次會議前確認事項的進展影钉，在下一次會議開始的第一階段來確認画髓；
- 現(xiàn)場確認的會議事項沒有對結果/效果的驗證，在會議現(xiàn)場由事項結果相關方報告進展和效果平委；
這些毛病是否和我們開會時的狀態(tài)一致奈虾？
那么，如何更加有效的跟進會議后的事項廉赔，才能保證會議的效果和執(zhí)行的落地肉微，項目的順利推進？
以下建議可以參考：
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會議的記錄編制時要注意
- 會議紀要的具體事項要在會議結束前總結回顧一次蜡塌，并確定碉纳，如果有模糊事項，會議中明確馏艾；
- 會議紀要的事項要按照SMART原則來編制劳曹；
- 會議紀要還要記錄大家的共識，統(tǒng)一的思想和方法論琅摩。如果公司會議有成熟的方法論和文化要求铁孵，則這一部分不需要或者視情況而定；如果是跨職能部門的合作房资，或者合作比較少的情況下蜕劝，對于一些共識、工作要求等等轰异，會議組織者岖沛、項目責任人、本次會議最高領導提出的要求搭独，應該記錄在會議紀要中烫止，有利于會議跟進者的工作推進〈粱可以說是“借力”或者“領到了尚方寶劍”。這一部分往往是項目負責人或者會議最高領導所忽視的。
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會議跟進的要點：
- 對于會議紀要中惊奇，認為有不同看法互躬，或者存在風險，容易產生誤解的事項颂郎，要識別出來吼渡，在發(fā)出會議紀要前與此項事項的責任人溝通，或者發(fā)出會議紀要后立即與責任人溝通乓序；
- 收到事項完成的結論寺酪、報告后需要確認，并對事項的結果相關方進行結果的確認替劈。比如寄雀，工藝修改了一個參數(shù)，并修訂了文件陨献，還進行了現(xiàn)場的培訓盒犹。這個事項的結果相關方就是生產部門，需要與生產部門確認結果眨业。比如修改的參數(shù)是否達到預期效果急膀，方法是否好作業(yè)等等。與品質部門確認良率改善狀況龄捡；
- 會議紀要的跟進者要與相關人員協(xié)作卓嫂。如果所有的事項都是跟進者負責檢查，將忙”廢了“聘殖。需要和相關人員協(xié)作晨雳，比如品質部人員，IPQC將是重要的協(xié)作團隊之一就斤。
- 對于跟進的事項悍募，要有明確的結論：完成（OK）/未完成（NG)/部分完成等等。有明確的結論洋机，對事項責任人的工作進行判定坠宴。至于實際進展情況、困難绷旗，項目責任人喜鼓、本次會議最高領導自然需要（會）了解，判定和跟進的衔肢。
- 在下一次會議前庄岖，將上次的會議紀要進行更新，對會議紀要中的完成時間和完成結果進行更新和判定角骤，并發(fā)出隅忿。
- 在下一次會議前心剥，由會議紀要跟進人進行報告，不需要事項責任人來報告背桐，如果有需要補充或者討論時优烧，再由事項責任人答復。
另外链峭，要想持續(xù)跟進并落實好會議事項畦娄，保證落地，跟進者還要注意以下技巧：
- 提前制定并發(fā)布跟進規(guī)則弊仪。這個發(fā)布可以時口頭的熙卡。比如，所有的事項励饵，跟進人只會在事項截至前對責任人”友情提醒一次“驳癌；
- 沒有按時提交的，要在會議前編制事項按時提交清單曲横，直指責任人沒有完成喂柒；
- <u>借力</u>，善于借力推進禾嫉；
上面的都是技巧灾杰，提高工作質量；下面的才是文化和軟實力熙参，提升整體競爭力艳吠！
落實這些事項，其實最重要的是管理者的要求孽椰。
管理者持續(xù)不斷的要求昭娩、宣導和推進，大家都有了這樣的默契黍匾，工作效率和質量才會越來越高栏渺。
