前幾天助隧，新來的同事表情嚴(yán)肅地把我叫到身旁筑凫。
當(dāng)時嚇了一跳，感覺會有大事并村。
曹將巍实，你是怎么管理文件的啊哩牍？
原來是新來公司棚潦，陸續(xù)接收了大量的文檔。存文檔容易膝昆，直接丟進(jìn)一個文件夾丸边，可是后期找起來就麻煩了。
說實(shí)話荚孵，這個問題之前自己也遇到過妹窖。
今天就分享一些解決方案。
1.要刪的文件暫時先留著收叶。
這個是血淚的教訓(xùn)骄呼。
有時「以為」沒用的文件，就會順手刪除滔驾≮寺螅可是過一段時間后又發(fā)現(xiàn)，它還有用處哆致。于是只能望著垃圾箱恨自己當(dāng)時手賤绕德。
后來改進(jìn)了流程：
1.以為沒用→臨時文件夾
2.一個月后發(fā)現(xiàn)確實(shí)沒用→垃圾箱
3.再過一段時間集中刪除
畢竟，如果一個月后都覺得沒用摊阀，那么應(yīng)該也不會再用了耻蛇。
2.重要文件掃描備份踪蹬。
雖然現(xiàn)在大多數(shù)都是電子文檔，但也會遇到一些紙質(zhì)文件臣咖，比如合同跃捣。
這類文件一般牽涉多方利益，一不小心夺蛇，容易引起糾紛疚漆。
為了避免一些不必要的麻煩，我會把相關(guān)材料（包括呈批件刁赦、合同娶聘、付款單等）都掃描備份，以防不時之需甚脉。
常用的備份軟件包括：
掃描寶：印象筆記家出品丸升，同步印象筆記很方便。之前比較喜歡用牺氨。
Scanner Pro：可同步印象筆記狡耻，也可同步到支持 WebDAV 的共享盤，比如堅(jiān)果云猴凹、Dropbox∫恼現(xiàn)在的主力。
掃描全能王：可同步印象筆記精堕，也可同步到 Dropbox孵淘、印象筆記蒲障、百度網(wǎng)盤等歹篓。很多朋友使用。
3.印象筆記里建一個「默認(rèn)筆記本」揉阎。
筆記軟件是個好東西庄撮，但大多數(shù)朋友使用時都會面臨一個問題：糾結(jié)到底將筆記存放在哪個文件夾里。
如果時間緊急毙籽，這個思考過程反而會耽誤時間洞斯。
所以，我索性建了一個「默認(rèn)筆記本」坑赡，不確定的時候就都丟在里面烙如。
等到空閑時間，再集中分配毅否。
4.重要的物品注明保存位置亚铁。
之前去一個同事住處，發(fā)現(xiàn)他那里像剛被打劫過一樣螟加。
詢問之后才發(fā)現(xiàn)徘溢，原來他剛剛是在找戶口本吞琐，可怎么都找不到，索性翻了個底朝天然爆，終于在某個角度找到站粟。
關(guān)于重要物品，我喜歡在印象筆記里注明它在哪個抽屜曾雕。
等到需要的時候奴烙，直接搜索。
千萬不要高估我們大腦的記憶力剖张！
5.定期備份缸沃。
之前勒索病毒嚇壞了好多人，也讓大家開始意識到備份文件的必要性修械。
在備份這件事上趾牧，我有兩個場景：
第一，核心文件隨時備份肯污。
這里推薦一下堅(jiān)果云翘单，直接在文件夾處點(diǎn)擊右鍵，即可選擇同步蹦渣。之后在里面添加或者修改哄芜，都會自動在云端備份。
第二柬唯，每隔三個月定期備份认臊。
Win 10 系統(tǒng)有個好處，可以設(shè)置插入移動硬盤后自動備份電腦文件锄奢。具體操作路徑如下：
1.插入移動硬盤失晴；
2.點(diǎn)擊桌面右下角的「通知」符號，然后選擇「所有設(shè)置」拘央；
3.選擇「更新和安全」涂屁；
4.點(diǎn)擊「備份」；
5.在「更多選項(xiàng)」里灰伟，可以設(shè)置需要備份的文件夾拆又。
PS：移動硬盤我買的是西部數(shù)據(jù)。
6.文件標(biāo)簽管理法栏账。
文件命名其實(shí)也有講究帖族。
傳統(tǒng)的命名一般是***工作報告。
進(jìn)一步是***工作報告20170717挡爵。
我的方法則是：同時標(biāo)注相關(guān)人竖般，比如 ***工作報告#201707017#曹將。
這個好處是了讨，增加一個維度捻激，方便之后檢索制轰。
在檢索上，推薦一個工具：Everything胞谭。它能夠非常非忱龋快的根據(jù)關(guān)鍵字找到文件，強(qiáng)烈推薦丈屹！
7.微信好友添加后及時備注调俘。
說到標(biāo)簽管理，這里多說一個幫助很大的習(xí)慣：對好友進(jìn)行備注旺垒。
在微信上彩库，很多朋友都只是一面之緣。將來某天他突然發(fā)來「在嗎」先蒋，第一反應(yīng)一般是「他是誰骇钦？什么時候認(rèn)識的？」竞漾，尷尬至極眯搭。
幾次之后，我開始做一個改變业岁，在備注里注明相關(guān)信息鳞仙，比如：
1.? **的前女友
2. 有點(diǎn)胖
3. 9月17日午飯
4. 做了一個關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)的分享
不在乎形式，只在乎根據(jù)這些相關(guān)詞笔时，能記起兩人之間的聯(lián)系棍好。
8.電子郵件自動歸檔。
很多朋友都會使用 QQ 郵箱允耿，這里推薦一個它的殺手級功能：郵件自動歸檔借笙。
它的好處是，只要郵件滿足某個固定的準(zhǔn)則右犹，比如發(fā)件地址都是「@***.com」提澎，那么自動歸入某個文件夾。
操作方法是：
第一念链，點(diǎn)擊 QQ 郵箱上方的「設(shè)置」。
第二积糯，選擇「收信規(guī)則」掂墓，點(diǎn)擊「創(chuàng)建收信規(guī)則」。
第三看成，設(shè)置相關(guān)的收信規(guī)則君编，例如：
根據(jù)發(fā)件人設(shè)置，也就是如果來自同一個郵件地址川慌，則自動歸集吃嘿。
根據(jù)發(fā)件域設(shè)置祠乃，也就是來自同一個郵箱自動歸集。
根據(jù)發(fā)件主題設(shè)置兑燥，例如如果都包含某個關(guān)鍵詞亮瓷，則自動歸集。
有了這個操作降瞳，郵件所屬就清晰了嘱支。
劃個重點(diǎn)
1.要刪的文件暫時先留著。桌面設(shè)置「臨時文件夾」挣饥。
2.重要文件掃描備份除师。推薦「掃描寶」「掃描全能王」和「Scanner Pro」。
3.印象筆記里建一個「默認(rèn)筆記本」扔枫。
4.重要的物品注明保存位置汛聚。推薦在筆記軟件里記錄，比如印象筆記短荐。
5.定期備份贞岭。一是通過堅(jiān)果云備份特定文件夾，二是通過硬盤自動備份整個電腦文件搓侄。推薦西部數(shù)據(jù)硬盤瞄桨。
6.文件標(biāo)簽管理法。***報告 #時間 #相關(guān)人讶踪。推薦搜索工具「Everything」芯侥。
7.微信好友添加后及時備注。
8.電子郵件自動歸檔乳讥。工具「QQ郵箱」柱查。
我是尾巴
我是個很笨的人，很多東西都記不住云石。
但后來發(fā)現(xiàn)唉工，笨也是個好事，因?yàn)檫@樣汹忠，我會去借助工具來把一系列瑣事歸集整理淋硝。反而騰出大腦容量去做其他事。
這樣看來宽菜，做一個笨人也挺好的谣膳，哈哈。
