“1+1+1>3”卓有成效的呼叫中心團(tuán)隊(duì)管理

一:1+1+1可能小于3

8月尿赚,Lisa參與了通信公司呼叫中心的運(yùn)營管理項(xiàng)目添忘〔赡牛看著混亂的工作現(xiàn)場,看著員工異常低迷的士氣搁骑,看著持續(xù)不斷升高的電話進(jìn)線斧吐,還有擺在桌子上一大摞員工離職表又固,橫在自己眼前是一片混亂。

這些情況為什么會出現(xiàn)呢煤率?

Lisa不禁想到英國蘭卡斯特大學(xué)組織心理學(xué)教授邁克爾A?韋斯特做過的一個心理測試:

P20 在19世紀(jì)90年代仰冠,法國農(nóng)業(yè)工程師馬克斯?林格爾曼探討了個人勞作與團(tuán)隊(duì)勞作哪個更有效的問題。他將一根繩子綁在測力計(jì)上蝶糯,然后學(xué)生們命令自己的學(xué)生用力去拉繩子洋只。在獨(dú)自一個人拉的情況下,一般學(xué)習(xí)生的拉力可以達(dá)到85公斤左右裳涛。而當(dāng)由7個學(xué)生組成的小組去拉時木张,一個組的平均拉力只有450公斤。也就是說端三,團(tuán)隊(duì)拉繩的力量只有單獨(dú)拉繩力量之和的75%舷礼。心理學(xué)家社會將這種現(xiàn)象稱之為“社會隋化”。

這種現(xiàn)象指當(dāng)個體與他人一起工作時郊闯,他的努力程度往往比單獨(dú)工作時低妻献。那些在團(tuán)隊(duì)中的角色和貢獻(xiàn)難以被準(zhǔn)確地識別和評估的人,更傾向于付出較少的努力团赁。這并不是說我們只需把那些“社會惰化的”成員踢出去就萬事大吉了育拨。相反,在團(tuán)隊(duì)中工作時可能會比單獨(dú)負(fù)責(zé)工作時付出的少是人類的共同特點(diǎn)欢摄,特別是當(dāng)工作任務(wù)本身無法提供內(nèi)在激勵熬丧,或當(dāng)人們無法感受到強(qiáng)烈的團(tuán)隊(duì)凝聚力時,這就成為了有效團(tuán)隊(duì)協(xié)作的最大障礙怀挠。

作為一個咨詢顧問析蝴,客戶給我的任務(wù)往往相當(dāng)艱巨(不然也不會找我了),但項(xiàng)目周期時間往往很短绿淋,必須在客戶運(yùn)轉(zhuǎn)多年的組織進(jìn)行有效的改造闷畸,找出工作中的盲點(diǎn)。

“我們現(xiàn)在最大的問題就是員工的責(zé)任感很差吞滞,自覺意識很差佑菩, 主動意識更差,不做好明確的要求和獎勵裁赠,就一定沒有績效殿漠。”馬主任迫不及待地說佩捞,馬主任年紀(jì)大約30多歲凸舵,剛剛從財務(wù)部門調(diào)到呼叫中心才半年的時間。

Lisa在馬主任辦公室待了四個多小時失尖,看了許多報表啊奄,也聽了很多現(xiàn)狀和歷史渐苏,這個呼叫中心顯然是有諸多問題的:現(xiàn)場管理不到位、績效設(shè)置沒作用菇夸、缺乏組織文化琼富、員工拼命想要鉆漏洞、上層領(lǐng)導(dǎo)未做充分授權(quán)庄新、班長角色形同虛設(shè)鞠眉、質(zhì)檢功能缺乏效果。其實(shí)择诈,重新回想眼前看到的這一切械蹋,發(fā)現(xiàn)所有問題其實(shí)都提向一件事:

這個組織沒有任何團(tuán)隊(duì)認(rèn)同,這一群人沒有任何凝聚在一起的力量羞芍。

郝茲伯格激勵理論表明哗戈,激勵員工最重要的因素不是工資或獎金,認(rèn)同感和成就感才是讓團(tuán)隊(duì)凝聚在一起最重要的力量荷科。


二唯咬、創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)

Lisa詢問馬主任:“目前你團(tuán)隊(duì)的核心管理層有多少人?主管和班長畏浆〉ㄒ龋”

馬主任回答:“10人,兩名主管和八名班長刻获,主管分管一區(qū)和二區(qū)蜀涨,每個區(qū)配四個班長,每個班組12人左右蝎毡『窳”

創(chuàng)建一個卓有成效的呼叫中心團(tuán)隊(duì)是迫在眉睫的事情。團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建的目的顶掉,是完成一個只能由團(tuán)隊(duì)才能完成的任務(wù)草娜。因此挑胸,第一步就是明確任務(wù)痒筒,然后確定完成該任務(wù)所需的技能。如果一開始沒有進(jìn)行清晰地任務(wù)界定和技能定位茬贵,那么團(tuán)隊(duì)最終成功的可能性就很低簿透。

Lisa組織本周五讓所有的管理人員進(jìn)行述職匯報并讓管理人員匯報幾個要點(diǎn):1、闡明團(tuán)隊(duì)的共同目標(biāo)解藻;2老充、闡述崗位職責(zé)和團(tuán)隊(duì)成員的技能特點(diǎn);3螟左、完成“九型”人格模型測試啡浊。結(jié)合運(yùn)營目標(biāo)觅够,首先解決如何選擇合適的團(tuán)隊(duì)成員和正確的人員組合問題。

Lisa發(fā)現(xiàn)巷嚣,呼叫中心最核心的崗位是:班長喘先。

班長這個崗位在現(xiàn)有的團(tuán)隊(duì)中沒有發(fā)揮作用吏奸,班長這個崗位在組織中扣癣,是一個奇妙的位置帮非,他是將沐序,他也是兵臭脓,他有時是管一理者惧眠,有時又變成一線員工疹瘦,他是將的尾霜定,卻是兵的頭嗤放。

三思喊、構(gòu)建愿景

Lisa和馬主任通過內(nèi)部溝通會,重新調(diào)整了呼叫中心團(tuán)隊(duì)架構(gòu)斤吐,團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的清晰程度是預(yù)測團(tuán)隊(duì)成功與否的最重要困素搔涝。通過管理人員的述職匯報,發(fā)現(xiàn)許多人都沒有明確的目標(biāo)和措,要么其成員對這些目標(biāo)并未達(dá)成共識庄呈,對于團(tuán)隊(duì)面臨的挑戰(zhàn)目標(biāo)沒有實(shí)際價值。

P113

團(tuán)隊(duì)愿景關(guān)注于八大要素:

1派阱、與組織目標(biāo)保持一致诬留;

2、客戶的需求贫母;

3文兑、生產(chǎn)、服務(wù)或運(yùn)行的質(zhì)量腺劣;

4绿贞、對社會的價值;

5橘原、團(tuán)隊(duì)氛圍的關(guān)系籍铁;

6、團(tuán)隊(duì)成員的成長的幸福感趾断;

7拒名、與組織中其他團(tuán)隊(duì)和部門的關(guān)系;

8芋酌、與組織以外的團(tuán)隊(duì)關(guān)系增显。

經(jīng)過團(tuán)隊(duì)探討,將團(tuán)隊(duì)愿景與呼叫中心文化相結(jié)合脐帝,確定了團(tuán)隊(duì)愿景同云、使命糖权、核心價值觀、用人理念炸站、客戶理念等温兼,植入到員工手冊中,并在班前會上武契,讓團(tuán)隊(duì)成員宣讀團(tuán)隊(duì)愿景募判、使命、客戶理念咒唆,加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)文化植入的氛圍届垫。

四、培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)

Lisa從事咨詢行業(yè)多年全释,也常常聽說“企業(yè)給員工最好的福利就是培訓(xùn)”装处,團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)的啟動對其后來的發(fā)展和有效性有著非常重要的影響,有助于創(chuàng)造團(tuán)隊(duì)精神浸船、確定明確的方向以及形成團(tuán)隊(duì)合作的實(shí)踐做法妄迁,于是,Lisa讓培訓(xùn)部制定階段性地培訓(xùn)計(jì)劃李命,并根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)需求實(shí)施培訓(xùn)工作登淘。

呼叫中心區(qū)域每月選擇一天“員工放松日”進(jìn)行團(tuán)隊(duì)正式回顧,在此期間封字,采取頭腦風(fēng)暴的方式黔州,讓班長進(jìn)行組織,團(tuán)隊(duì)會回顧目標(biāo)阔籽、角色流妻、戰(zhàn)略和流程,以維持和促進(jìn)有效運(yùn)作笆制。

Lisa引導(dǎo)放松日可以討論的主題:

P95

1绅这、在過去六個月或一年的時間里,團(tuán)隊(duì)取得的成功和遇到的困難在辆,以及我們可以從中學(xué)到什么证薇;

2、對團(tuán)隊(duì)目標(biāo)及其適當(dāng)性的回顧开缎;

3棕叫、團(tuán)隊(duì)成員的角色林螃;

4奕删、團(tuán)隊(duì)溝通的質(zhì)量;

5疗认、團(tuán)隊(duì)的互動頻率完残;

6伏钠、團(tuán)隊(duì)會議的價值如何,需要如何改變才能改善它們谨设;

7熟掂、團(tuán)隊(duì)的決策過程;

8扎拣、團(tuán)隊(duì)工作的優(yōu)秀方面赴肚;

9、團(tuán)隊(duì)的社交支持二蓝;

10誉券、團(tuán)隊(duì)中的沖突解決;

11刊愚、團(tuán)隊(duì)對個人成長和發(fā)展的支持踊跟。

通過計(jì)劃性地開展培訓(xùn)和召開員工放松日,讓團(tuán)隊(duì)成員定期回顧和交流鸥诽,促進(jìn)思想溝通商玫,這種反思性中蘊(yùn)藏著機(jī)會和更大的有效性,它提高了團(tuán)隊(duì)成員的能力和信心牡借,對呼叫中心有更長遠(yuǎn)的愿景拳昌。

五、營造安全感

Lisa看過《人類簡史》钠龙,當(dāng)中關(guān)人類的行為有這樣一條真理:只有當(dāng)人們感到安全的時候地回,付出探索和參與這樣的行為才最有可能發(fā)生。正如與父母的關(guān)系堅(jiān)固而牢靠的孩子更有可能去廣泛地探索周圍環(huán)境一樣俊鱼,當(dāng)團(tuán)隊(duì)中的人們認(rèn)為自己不會受到團(tuán)隊(duì)其他成員的攻擊或詆毀時刻像,他們才更有可能去冒險采取新的、改進(jìn)的做事方式并闲。同樣细睡,團(tuán)隊(duì)氛圍積極、彼此扶持帝火,成員就更有可能去探索和實(shí)施新的溜徙、改進(jìn)的工作方式,從而促進(jìn)創(chuàng)新和有效性犀填。目標(biāo)清晰蠢壹、定期互動、彼此欣賞及相互認(rèn)同九巡、支持图贸、幽默和開放,這些都將增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的心理安全感。

通過鼓勵呼叫中心成員對工作投入積極性的熱情疏日,團(tuán)隊(duì)管理人員可以幫助團(tuán)隊(duì)營造信任偿洁、支持和安全的氛圍。

Lisa想到了運(yùn)用梯子技巧沟优, 以班組形式涕滋,讓每位成員充分參與、主動參與挠阁、調(diào)動內(nèi)在興趣宾肺,創(chuàng)造一種互信、互助和安全的氛圍侵俗。

P129

梯子技巧克服團(tuán)隊(duì)決策溝通中問題

1爱榕、10分鐘——團(tuán)隊(duì)內(nèi)的所有人員獨(dú)立分析問題,并各自提出潛在的問題解決方案坡慌。

2黔酥、10分鐘——團(tuán)隊(duì)成員兩兩組隊(duì)工作,向彼此展示和討論他們各自的方案洪橘。

3跪者、10分鐘——兩對成員彼此交流,討論解決方案熄求。之后四對渣玲,之后八對,直到整個團(tuán)隊(duì)都囊括在內(nèi)弟晚。

4忘衍、整個團(tuán)隊(duì)一起考慮提出的解決方案,進(jìn)行最終討論并做出決定卿城。這樣大約需要40—60分鐘來創(chuàng)建一個最好的解決方案枚钓。

使用梯子技巧的團(tuán)隊(duì)中的最優(yōu)秀的成員表示,他們有更多的機(jī)會說出他們自己想表達(dá)的內(nèi)容瑟押,這表明梯子技巧有助于向團(tuán)隊(duì)成員展示知識和個人專業(yè)素養(yǎng)搀捷,從而讓呼叫中心團(tuán)隊(duì)更具創(chuàng)造力。

Lisa通過三個月持續(xù)的項(xiàng)目跟進(jìn)多望,從創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)的有效性嫩舟,增強(qiáng)了呼叫中心的運(yùn)營能力,增進(jìn)了團(tuán)隊(duì)成員的交流怀偷,營造了良好的情感氛圍家厌,三個月內(nèi)的流失率也降低到5%以內(nèi),團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性和歸屬感得到了進(jìn)一步提升椎工。

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