文/夢蘇夢
引言
這里要敘述的是一種稱之為結(jié)構(gòu)化項目管理的方法缠导，軟件人員會發(fā)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化項目管理同傳統(tǒng)的項目管理之間的關(guān)系辩块，這種關(guān)系的就是靴寂，它用一種標準的、可預測的轴捎、一致性的過程來取代高度個性化的過程被冒。結(jié)構(gòu)化項目管理是否是一種“方法論”，答案是既對也不對轮蜕，在這里不做過多贅述。
本文所針對的主要是軟件開發(fā)項目蝗锥，當然跃洛，本文所涉及的大部分內(nèi)容也適合其他任何領(lǐng)域的項目。結(jié)構(gòu)化項目管理的10個步驟告訴你如何成功地管理任何項目终议。
第1步：可視化目標，關(guān)注結(jié)果
結(jié)構(gòu)化項目管理的第一步是識別目標穴张，或者說是目的地细燎。目標的可視化就是要求關(guān)注結(jié)果。
任何項目第一步是清晰地識別目標皂甘。作為項目領(lǐng)導人玻驻，如果向自己以及自己的團隊發(fā)出的是模棱兩可、十分含糊的信息，那么結(jié)果會導致項目進度滯后璧瞬、需求不明確户辫，做出來的不是客戶想要的項目，最終會以失敗告終嗤锉。因此渔欢，一個明確的、可視化的目標對一個項目的成敗起著至關(guān)重要的作用瘟忱。
首先要定義目標奥额。描述目標，并把它寫下來——立即開始這兩個相關(guān)的過程访诱。這兩個過程是目標定義細化的開始垫挨，并且也是計劃過程的開始。目標的定義非常重要，例如：項目完成的標志是什么赔硫？可交付物是什么莱坎？其次是關(guān)注項目結(jié)果。關(guān)注項目的結(jié)果就是執(zhí)行項目的全部理由帚屉。你可以想象項目完成后生活情形。比如經(jīng)濟上的收益漾峡，同事和上級的贊譽攻旦，工作經(jīng)歷的豐富，或者是個人的成就感生逸±挝荩總之，你能預見到項目完成后的感覺槽袄，你就有理由去實現(xiàn)它烙无。反之，如果這種感覺不足以點燃你的激情遍尺，這個項目大概就不值得你去做了截酷。
最后把這些問題寫在一張可視化檢查清單上：
總結(jié)：
用一句話描述項目。
用３至４項概況項目乾戏。
用２至３頁介紹項目迂苛，回答可視化檢查清單中的問題。?
第2步：給要做的工作列清單
當開始一個項目的時候常做的第一件事是制定計劃鼓择，當你只能夠定下開始的一兩件任務時三幻，項目就已經(jīng)開始了。假設(shè)你到達了第一個地平線目標呐能，然后觀察下一步需要做什么念搬，你將總是能獲得你當前位置和下一地平線目標之間的大量細節(jié)，盡管還有不可避免的意外情況。對于項目剩下的部分锁蠕，在前進方向上夷野，你已經(jīng)制定出了主要的里程碑（地平線），這已經(jīng)足夠了荣倾。
計劃是項目的指南針悯搔。對于項目來說，需要給工作列張清單舌仍。清單可以有多種形式妒貌，工作計劃包、采購清單铸豁、圖表灌曙，工作清單看起來什么樣子并不重要。
主要內(nèi)容需滿足下列檢查清單：
總結(jié)：
工作清單是最新的节芥。
覆蓋了檢查清單中所有條目在刺。
已經(jīng)說明并定義了主要的里程碑。
在第一個里程碑之前很詳細头镊。
第3步：必須有一個領(lǐng)導?
“我們開始這個新項目的第一件事蚣驼，我們?nèi)蚊黊XX為項目負責人∠嗤В”你是不是經(jīng)常會聽到這樣的話颖杏。對的，我們遇到很多項目坛芽，不論談到什么留储，我們幾乎總是能找出領(lǐng)導，“項目領(lǐng)導咙轩，”項目經(jīng)理“获讳，這個的頭銜。說到項目的領(lǐng)導活喊，我所指的并不只是一個擁有這個頭銜的人赔嚎，而是一個準備完成這個項目的人。她與項目生死相依胧弛，她將努力使項目成功或結(jié)束。
如果你決定成為這樣的領(lǐng)導侠畔，那么你的工作清單中將很可能增加更多工作结缚，邏輯很簡單很直接：如果你想使項目成功，項目成功所需的任何工作都是責任软棺，不論這些工作在形式上是否是你的責任红竭；不論做這些工作的人是否受你的控制或與你同級、或是你的上級或者是其他組織中的成員。不論怎樣茵宪，所涉及到的工作都會成為你工作的一部分最冰，你必須保證它們正在進行。我不是說要你親自做這些稀火，不是的暖哨，我所指的是你要促成它們的發(fā)生。
總結(jié)：
寫出項目領(lǐng)導的名字篇裁。
誰具有完成項目的積極性。
他或她還領(lǐng)導了其他多少個項目赡若。
第4步：分工明確达布，責任到人
責任到人的第一件事是每項工作必須有一個相應責任人的名字，應當盡量避免使用組織名稱或是一些神秘角度逾冬∈蚰簦可能在項目開始時，你不知道將會有哪些人身腻，這沒問題产还，但是作為項目經(jīng)理，首先要做的事是把那些不確定的稱謂盡快換為鮮活的霸株、可愛的一個個人名字雕沉。
根據(jù)結(jié)構(gòu)化項目管理的第2步，你得到了一份工作清單去件，你也有了一個項目團隊坡椒，他們中的一些人一定能勝任特定的工作，而有些人則要差一些尤溜。你現(xiàn)在需要將工人分配給每一個人倔叼，以保證項目的順利完成。一個團隊是一個混合群體宫莱，每個人都有不同的個性丈攒、能力、抱負和動機授霸。只有你更好地了解他們巡验，才能把這樣一個群體塑造成為你的團隊。
一個團隊碘耳，大致分為以下幾種：
第一類人是最理想的人显设，作為項目的一部分，如果你能得到一個人并且讓他做他希望做的事辛辨，你將得到世上最強大的力量捕捂。
第二類人也好瑟枫，你很幸運，你的人有做這種工作的能力——也許他們以前做過指攒，或者你能確信這些工作在他們的能力范圍之內(nèi)慷妙。但是應當注意，勸告說他們?nèi)プ鏊麄儾幌Ｍ龅氖虑榈拇螖?shù)應當受限制允悦，不能逆流而行膝擂。
第三類人，你會遇到麻煩澡屡。這些人有能力猿挚，但是不愿意干∈火模基本上你必須做的是設(shè)法將這種情況轉(zhuǎn)化為第二種（準備做）或是第五種（無論是什么原因绩蜻，他不會做，不可能做）室埋。
第四類人办绝，建議如下：1、要準備追加培訓的時間和費用姚淆；2孕蝉、項目時間進度中考慮到培訓時間；3腌逢、要考慮到額外的管理費用降淮；4、要準備承擔風險搏讶，即這樣做可能沒有達達預期效果佳鳖。這種情況的結(jié)果通常很好，實際上媒惕，你會發(fā)現(xiàn)你將會處在第一類人的情況中系吩，因為你把這類人推進比了他們希望的更具有挑戰(zhàn)性的工作裝置。
第五類人是最大的問題妒蔚，也許你要花一些時間才能得到這樣的結(jié)論穿挨，即這些人不能勝任他們的工作，但是如果你最終得到這樣的結(jié)論肴盏，你需要給這些人尋找他們能勝任的項目中的工作科盛。如果做不到，他們就不屬于這個項目中了菜皂。了解你的團隊的成員后土涝，將他們分配在不同的工作階段中。
總結(jié)：
了解團隊成員幌墓。
層次分解但壮，在每個階段的開始進行工作分配。
第5步：評估偏差余量
到這里已經(jīng)完成了第1步到第4步常侣，實際已經(jīng)完成了項目的計劃工作蜡饵。但是畢竟計劃是對未來的預測，計劃不完全正確胳施。你最多只能希望計劃的正確性多一些溯祸，如果有錯，也不要錯得太離譜舞肆。你時刻提醒自己：如果項目不按計劃進行焦辅，你該怎么辦？你能給你自己的答案是建立風險儲備計劃嗎椿胯？也就是為偏差留出余量筷登，有回旋余地。
項目中你經(jīng)常被人問起：“項目何時結(jié)束哩盲？”或者“你需要多少人前方？”等等，面對這種情況廉油，你該怎么辦呢惠险？顯然，不論他們說什么抒线，你都不能急于同意班巩，除非你的模型表明他們建議的可能性是存在的。模型就是一種顯示了項目可能的結(jié)果嘶炭，從功能性抱慌、交付日期、工作量（或成本）旱物、質(zhì)量這四個參數(shù)開始遥缕，你設(shè)定他們的值來研究出屬于你的模型，讓其產(chǎn)生其它可能的劇情宵呛，這樣你就有勇氣和這些人去討論单匣、談判和下發(fā)最后的承諾。但是宝穗，你一定要注意：給自己的項目和團隊留出回旋的余地户秤。
總結(jié)：
寫下主要的風險。
描述回旋余地逮矛。
根據(jù)與最終目標的差別鸡号，解釋回旋余地是怎樣為你創(chuàng)建偏差余量的。
第6步：采用恰當?shù)念I(lǐng)導風格
一個團隊有形形色色的人须鼎，有的團隊人數(shù)可能很少鲸伴，像一個小家庭府蔗，或者，也可能有幾千人汞窗。每個人都是獨一無二的姓赤，你作為領(lǐng)導，怎樣管理這樣個復雜的組織呢仲吏？怎樣分配工作不铆？怎樣知道什么事情正在發(fā)生的，怎樣檢查士氣裹唆？又能怎樣度量士氣呢誓斥？
“這可難倒我了”，這可能是對這些問題最準確的回答许帐。在第4步劳坑，提到的五類人，是通過考察人員和工作之間的關(guān)系而形成的舞吭。然而作為項目領(lǐng)導泡垃，在這里我介紹另外一個概念：信任。當你要求某人做事情時羡鸥，你首先要信任這個人蔑穴。但是信任也是講方法可尋的，不同類型的人對其信任各有所異惧浴。
總結(jié)：
劃分團隊成員類型存和。
根據(jù)信任情況，分配工作任務衷旅。
第7步：了解正在發(fā)生的事情
作為項目領(lǐng)導人捐腿，你時刻了解項目的進展情況。把項目計劃當成儀表和指示器來獲得有關(guān)項目進展情況柿顶，然后茄袖，就能做出合理的判斷并采取適當?shù)男袆觼砜刂祈椖康倪M程，這也要叫做項目監(jiān)控嘁锯。無論你的計劃是這在紙上的還是使用計算機計劃工具宪祥，你在結(jié)束當天的項目管理工作之前需要做兩件事情。
第一家乘，檢查當天的工作蝗羊；首先，檢查計劃的完成情況仁锯，檢查其是否已經(jīng)完成耀找，是否有可交付的產(chǎn)品。其次业崖，檢查應該開始的工作野芒。要檢查這些任務是否已經(jīng)開始進行蓄愁，是否有人在為此努力工作，如果答案是否定的狞悲，那就要考慮其工作情況涝登，考慮是否需變更計劃或是否需要調(diào)整他們工作的重點。最后效诅，檢查正在進行中的工作。這些都是你必須要做的工作趟济，也是你當天的項目管理任務乱投。
第二，關(guān)注將來顷编，努力尋找與以后的里程碑相關(guān)的信息戚炫。每天你都會發(fā)現(xiàn)同項目相關(guān)的更多信息。在檢查當天工作內(nèi)容之后媳纬，還需要關(guān)注以后的工作双肤。這樣你會發(fā)現(xiàn)對進度計劃產(chǎn)生影響的情況：沒有沒變化，發(fā)現(xiàn)可以修正的偏差钮惠，發(fā)現(xiàn)了無法修正的偏差茅糜。如果發(fā)現(xiàn)偏差，通過調(diào)整短期計劃素挽，重復4個參數(shù)（功能性蔑赘、交付日期、工作量预明、質(zhì)量）缩赛，引導項目重新回到正常的軌道。 如果發(fā)現(xiàn)了無法修正的偏差撰糠，作為項目管理者酥馍，只能把這種情況向當權(quán)者（領(lǐng)導或者是客戶）說明一切了。
總結(jié)：分析正在使用的報告和監(jiān)控機制阅酪。
第8步：告訴人們正在發(fā)生的事情
狀態(tài)報告在整個項目周期中扮演著重要的角度旨袒，它是一個項目進展情況的體現(xiàn)，也是貫穿項目經(jīng)理管理項目的整個過程遮斥。
通常情況峦失，周一項目經(jīng)理除了完成其他的全部工作之外，還要完成狀態(tài)報告术吗，并將其訂在墻上尉辑，而且也是本周五所要的報告。報告一旦完成较屿，就不希望再變化 隧魄。寧愿竭盡全力去完成報告的內(nèi)容卓练，也不愿意再回過頭對報告進行修改。那么周二到周五這段時間就是完成項目報告內(nèi)容的時間购啄。最后在周五下班前襟企，把這周的工作情況告之團隊里的每一個參與人，讓人們更好地了解項目的進展和成果狮含。
總結(jié)：
保證所有相關(guān)人員拿到的狀態(tài)報告是最新的顽悼。
第9步：重復第1步到第8步——直到第10步
作為項目負責人，在工作中需要不斷重復結(jié)構(gòu)化項目管理的第1步到第8步几迄，一直到項目結(jié)束蔚龙。因為每個人都一直關(guān)注著目標，你要像羅盤一樣利用你的工作清單和計劃來推動項目實現(xiàn)一個又一個目標映胁；你要通過檢查確保該項目有且僅有一個項目領(lǐng)導木羹；你要不停地思考設(shè)定的期望值、偏差余量以及回旋余地解孙；你要前面?zhèn)刹炜犹睢⑺阉魑ｋU的跡象，知道整個團隊的項目進展情況并告訴他們前面存在的新的風險弛姜、障礙和挑戰(zhàn)脐瑰。
第10步：結(jié)果
威兼·布萊克說過“昨天的幻想，今天的現(xiàn)實”娱据。終于等到了項目完成的一天蚪黑，這是夢想已久、熱切盼望的日子中剩。在高興之余忌穿，我們要學會總結(jié)，問問自己下面的一些問題：
你是否使項目準時地按計劃完成结啼，或者達到的目標同預測是否相同掠剑？
你做對和做錯的事情有哪些，特別是針對人的情況郊愧？你犯過哪些錯誤朴译？
發(fā)生了哪些令人驚奇的事情？有哪些是你沒有預料到的属铁？
你必須要使用偏差余量嗎眠寿？是否達到了實際設(shè)定的目標？
你從中得到了哪些教訓焦蘑？
最后根據(jù)上述問題你給項目中的每一步完成情況打打分盯拱，得到的分數(shù)是你意料之中的還是預料之外的結(jié)果呢？同時，也應該招開團隊會議狡逢，總結(jié)經(jīng)驗和教訓宁舰。對表現(xiàn)突然的成員予以表揚，對工作中不足的成員加以鼓勵奢浑，給團隊每一個人留下你的好形象蛮艰。
結(jié)束語
希望本文中提到的項目管理10步法，對你的工作有所幫助雀彼。同時壤蚜，歡迎與更多有項目管理經(jīng)驗的同仁們一同分享和交流！
（完）
(溫馨提示：你的關(guān)注轉(zhuǎn)發(fā)分享徊哑，就是對我最大的支持仍律，如需轉(zhuǎn)載，請標注“簡書·夢蘇夢”作者原稿出處实柠，謝謝支持！)
