“請告知XX客戶在X日之前把某文件原件寄到我們辦公室盆均，謝謝牡直【群蓿”我默默嘆口氣贸辈，回復“麻煩告知貴辦公室地址及收件人聯(lián)絡方式”。

看似專業(yè)的郵件可能帶來更大的摩擦成本肠槽。發(fā)件人默認我知道客戶應該把快遞寄到哪兒和寄給誰擎淤，而并沒有考慮我獲取相應信息的難度和成本。也許我可以自行查閱通訊錄或者詢問其他同事得知準確快遞信息秸仙，但從提高工作效率的角度來看嘴拢，發(fā)件人明顯給我出了難題——本來我在寫郵件給客戶時順便粘貼回郵地址即可，現(xiàn)在不管我手頭多忙寂纪，無論自己查找還是等待回復席吴，我都浪費了時間。

工作中接觸的人越多弊攘，我越珍惜簡明扼要觀點清晰的郵件抢腐。如何寫一封合格的工作郵件呢姑曙？我認為襟交，最重要的是考慮怎么讓收件人準確獲知你想傳達的信息并給予反饋。在發(fā)送時注意形式上的一些小技巧伤靠，可能能更好達到預期效果捣域。

(1) 收件人

如果有多位收件人/抄送對象啼染，按職位排列。如果收件對象既包含外部組織的人士也包含同一公司的同事焕梅，把外部客戶的名字放在前面迹鹅。

理解收件人/抄送對象/盲抄對象的區(qū)別，并應用于不同場景贞言。

例如：同一份文件要對外報送給不同客戶斜棚，同時要抄送老板和同級同事，選擇盲抄發(fā)送一封郵件還是逐封點對點發(fā)郵件该窗？我選擇后者弟蚀，盡管老板和同級同事會收到數(shù)封內(nèi)容一樣的抄送郵件。理由是酗失，點對點發(fā)送時可以針對不同的收件人個性化其稱謂义钉，讓他/她更能感覺到郵件是專門而寫，重視程度可能會有所提高规肴。

又如：你認為某人應該收到某封郵件捶闸，但又不想被收件人知道，此時使用盲抄比較合適拖刃。如果盲抄删壮，就一直維持，不要一不小心又換回抄送模式序调。我當年網(wǎng)申世界銀行職位時醉锅，收到了HR盲抄的申請確認函，但沒過多久又收到一封所有收件人都在抄送欄的澄清信发绢。雖然我不知道盲抄和抄送的對象是否完全相同硬耍，但很可能HR已經(jīng)把他/她想隱藏的郵箱地址完全暴露。

（2）主題

我比較習慣的方法是項目名稱+寫信事由边酒，比如xx基金/xx項目-x協(xié)議需要于x時之前審閱经柴。這是律所教會我的好習慣。該命名法至少有兩個好處：更容易引起收件人的注意墩朦，使其對發(fā)件目的一目了然坯认，以便做出相應工作安排，以及方便自己歸檔郵件氓涣，便于日后查找牛哺。

求職郵件更應該把主題寫好：xx公司xx職位申請-姓名-畢業(yè)院校。即使職位描述的最后已經(jīng)寫出郵件主題該怎么寫劳吠，HR姐姐的信箱里還是塞滿各種題目就不合要求的郵件引润，可想而知，這些發(fā)件者獲得后續(xù)面試機會的幾率不會太高痒玩。

主題欄還有一點需要注意：如果是回復郵件淳附，麻煩把自動出現(xiàn)的Re/或者答復刪到只剩一個再發(fā)送议慰，不然萬一同一事項郵件往來頻繁，標題最后都淹沒在“Re:答復：Re”的海洋里奴曙，不但看著心亂别凹，還反而容易忘了正題。

（3）正文內(nèi)容

身在職場的小伙伴都能體會洽糟，來回郵件確認一些瑣碎事項非常低效炉菲。如果一封郵件把事情說明白，能極大降低溝通成本坤溃。

最重要的事項放最前面颁督。第一段里除了客套話就寫清楚要對方做什么。郵件不宜長浇雹，但是要言簡意賅地解釋要對方做事的原因沉御，希望對方采取的行動，以及截止時間點昭灵。要是光說“麻煩您幫我把協(xié)議蓋個章寄回來”吠裆，我肯定得問這是什么協(xié)議，為什么要簽這個協(xié)議烂完，需要蓋幾份试疙，最晚什么時候要。但如果第一次發(fā)郵件提出請求時就已經(jīng)說明前因后果和需要怎么做抠蚣，什么時候做祝旷，能節(jié)約不少時間和精力。

不管郵件用中文寫還是用英文寫嘶窄，都別太長怀跛，這不是論文——雖然中心句+論據(jù)的結(jié)構是必要的，但是如果要寫快1000字才能把事說明白柄冲，還是寫個備忘錄作為附件吧吻谋。甭管是電腦屏還是手機屏，看多了長郵件估計都頭暈现横。

還有漓拾，如果發(fā)英文郵件，跟中文郵件一樣戒祠，得文通字順骇两。文縐縐的詞匯不一定是你想象的意思。比如有的國內(nèi)律師認為“It is understood”比"I understand"好姜盈，因為主體模糊低千，能規(guī)避責任。我問過大學教授贩据，也問過英美律師栋操，他們都說能用主動語態(tài)盡量別選被動，何況It is understood的主體不還是發(fā)件人饱亮。

（4）事前檢查

即使職場老鳥也可能大意失荊州矾芙。我第一個老板說，他做律師時近上，曾經(jīng)不小心把己方的memo抄送給了對方律師剔宪，又無法撤回，只得緊急打電話壹无，請對方不要看郵件附件葱绒。我也遇到過收到客戶郵件后，又接連收到幾封撤回失敗通知的情形斗锭〉氐恚客戶后來解釋，發(fā)現(xiàn)附件不是最新版本岖是，但總是顯示撤回不成功帮毁，連續(xù)點擊幾次，影響了十幾個人豺撑。我也曾經(jīng)因為沒有回復最新郵件而誤解對方的意思烈疚。

防患于未然總好過亡羊補牢。郵件發(fā)出前一定全面檢查聪轿，尤其是以下事項的準確性：

a. 收件人/抄送對象的郵箱地址爷肝；

b. 主題欄的項目名稱和事項；

c. 正文中提到的時間陆错；

d. 是否回復了最新郵件灯抛；以及

e. 附件的內(nèi)容及版本。

如果寫郵件時時刻提醒自己為對方著想音瓷、言簡意賅牧愁、信息準確，雖然你看不到收件人的表情外莲，但他們可能因為心塞程度降低而更快回復你猪半，并更及時地提供幫助。同時你也會發(fā)現(xiàn)無論是自己的寫作技能還是工作效率都會顯著提高偷线。此等好事磨确，何樂而不為？