你有沒有收到過這樣的電子郵件侨赡？發(fā)件人叫“我不是你的皇上”，郵件的標(biāo)題是：“你好粱侣！”你覺得羊壹，這一定是漏網(wǎng)的垃圾郵件，但還是打開看了一眼齐婴，發(fā)現(xiàn)居然是供應(yīng)商的方案和報價油猫。你找了半天，沒有方案柠偶，也沒有報價扒檠睬关？回信問。他說：罢敝ぁ电爹！忘了添加附件了。我再發(fā)一遍料睛。
你會怎么看待這位供應(yīng)商丐箩？如果是我，能不合作恤煞，就不要合作了屎勘。太不靠譜。
概念：郵件禮儀
作為管理者居扒，我建議你做一個測試概漱。找到5名與客戶打交道最多的員工，然后隨機(jī)抽取每位員工10封來往的郵件喜喂，看一下標(biāo)題瓤摧，問候，分段玉吁，用詞姻灶，署名，字體诈茧，顏色。估計你會一身冷汗捂掰，我們就是這么一步一步把客戶逼走的敢会！
1999年，我的偶像劉潤老師以工程師的身份加入了微軟这嚣。當(dāng)時鸥昏，微軟雇傭了十幾位語言專家，校對每一封郵件姐帚。他們非常吹毛求疵吏垮，郵件的標(biāo)題怎么起，怎么問候罐旗，第一句怎么開始膳汪，什么時候用阿拉伯?dāng)?shù)字1,2,3，什么時候用單詞one九秀，two遗嗽，three，如何署名鼓蜒，單詞和語法不但不能有錯誤痹换，更要信達(dá)雅征字。被語言專家折磨足夠時間，最終畢業(yè)的工程師娇豫，才能直接給客戶發(fā)郵件匙姜。
有一次，他問語言專家團(tuán)隊負(fù)責(zé)人Michelle冯痢，有必要這么嚴(yán)格嗎氮昧？她說，你想象一下系羞，有很多人郭计，這輩子你都不會當(dāng)面見到，你給他印象的唯一方式椒振，就是郵件昭伸。
她的這句話對劉潤老師醍醐灌頂。我想這就是中國人常說的“見字如面”吧澎迎。在互聯(lián)網(wǎng)時代：見郵件如面庐杨。
運用：如何寫一封好的郵件
那么，一封好的郵件夹供，到底應(yīng)該長什么樣呢灵份？我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花哮洽，而是干干凈凈填渠。一封好的郵件也一樣。簡潔鸟辅、干凈氛什，是基礎(chǔ)。然后才是你的風(fēng)格匪凉。怎么做枪眉？
第一，正式的顯示名和總結(jié)性的標(biāo)題再层。
郵件接收者首先看到的是兩樣?xùn)|西：你的顯示名贸铜，和郵件標(biāo)題。
所以聂受，郵件禮儀的第一步蒿秦，就是用真名。比如“劉娜”蛋济，或者“華娜咨詢-劉娜”渤早。個性化、詩意化瘫俊，尤其是二次元的名字鹊杖，比如“我不是你的皇上”悴灵，“一只特立獨行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務(wù)郵件里骂蓖。
然后是標(biāo)題积瞒。用不到20個字，總結(jié)這封郵件的核心內(nèi)容登下∶？祝“你好”，“來自xx公司”被芳，“報價”缰贝，都不是一個好標(biāo)題∨媳簦“請審閱：X公司關(guān)于Y項目的方案和報價”剩晴，才是一個好標(biāo)題。
第二侵状，簡單大方的格式赞弥。
一封好的郵件，一定是簡單大方的趣兄。格式要讓位于內(nèi)容绽左。盡量少用不同的顏色、大小艇潭、字體拼窥、排版，更不要用背景圖蹋凝、甚至背景音樂鲁纠。
真正高手的郵件，所有的字都是一個顏色仙粱，一樣大小，一種字體彻舰，并只用三種方式來排版：分段伐割、縮進(jìn)，和加粗刃唤。
分段負(fù)責(zé)閱讀邏輯隔心，縮進(jìn)負(fù)責(zé)層次關(guān)系，加粗負(fù)責(zé)突出重點尚胞。所有復(fù)雜花哨的排版硬霍，基本都可以用這三個方式實現(xiàn)。
第三笼裳，邏輯清晰的正文唯卖。
外國人喜歡稱呼對方“Dear Tom”粱玲，你可以說“尊敬的張總”；外國人喜歡用“I hope this email finds you well”開場拜轨，你可以說“見信好”抽减。
問候之后，郵件正文一定要分段橄碾，每段只講一件事情卵沉。
郵件的標(biāo)題，是全文概括法牲，每段的首句史汗，是整段概括。用小段拒垃，不要用大段停撞；用短句，不要用長句恶复；用簡單的詞怜森，不要用復(fù)雜的詞；能用100個字講清楚的事谤牡，不用101個字副硅。
結(jié)尾的部分，總結(jié)郵件內(nèi)容翅萤，強(qiáng)調(diào)需要他跟進(jìn)的事情：懇請您撥冗回復(fù)修改意見恐疲，非常感激。然后套么，“祝：商祺”培己；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”胚泌。署名：“劉娜省咨，華娜咨詢”。
第四玷室，良好的回信習(xí)慣零蓉。
收到郵件盡快回復(fù)，代表你的能力穷缤、效率敌蜂、對他的重視程度〗蚋兀回信的專業(yè)方式章喉，代表你的職業(yè)化程度。比如，善用抄送秸脱、密送落包；回復(fù)、全部回復(fù)這些功能撞反。
起草郵件妥色，要決定抄送哪些人。一個不多遏片，一個不少嘹害，是功力∷北悖回復(fù)郵件呢笔呀？添加、刪除髓需、移動抄送者许师，更是功力。
默認(rèn)僚匆，你應(yīng)該“全部回復(fù)”微渠，而不是僅僅“回復(fù)”發(fā)件人本人，因為他抄送這些人咧擂，就是希望他們持續(xù)關(guān)注你們的對話逞盆。
如果你覺得沒必要這么多人關(guān)注，可以把一些人從抄送松申，移到密送云芦，然后在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”贸桶。這樣舅逸，他們知道自己從下一封信開始，就會離開討論皇筛。
如果郵件來來回回琉历，甚至討論的主題都發(fā)生變動，可以修改主題水醋，或者重起一封新郵件旗笔，而不是文不對題的蓋樓。
然后离例，按下“發(fā)送”鍵之前换团，再次檢查標(biāo)題悉稠、稱呼宫蛆、錯別字、有沒有忘了附件。
小結(jié)：認(rèn)識郵件禮儀
你和很多人這輩子可能只會通過郵件溝通耀盗，“見字如面”想虎。你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得干干凈凈叛拷。
怎么做舌厨？第一，起正式的顯示名忿薇，和總結(jié)性的標(biāo)題裙椭；第二，用簡單大方的格式署浩；第三揉燃，寫邏輯清晰的正文；第四筋栋，養(yǎng)成良好的回信習(xí)慣炊汤。
（備注：此文大部分出自劉潤老師《你們在郵件里只會見字如面嗎？》）
