記錄的標(biāo)識
各部門針對本部門的業(yè)務(wù)特點設(shè)計表格時转培，應(yīng)有表格名稱，能表明表格的用途以作標(biāo)識崭篡。
設(shè)計表格時挪哄，應(yīng)有編號欄，必要時編號欄后面可加記錄順序號琉闪，便于追溯迹炼。
記錄的填寫
記錄由各使用部門作業(yè)操作者填寫，記錄的填寫要及時颠毙、真實斯入、內(nèi)容完整、字跡清晰蛀蜜、不得隨意涂改刻两，如因某種原因不用填寫的項目，將該項目用斜杠劃出滴某，各相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的欄目必須按規(guī)定簽字磅摹。記錄不能用鉛筆填寫。
因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)霎奢，應(yīng)采用單杠劃出原數(shù)據(jù)户誓，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期椰憋。
記錄的貯存和檢索
各部門應(yīng)設(shè)立自己的記錄貯存位置厅克，并用檔案袋或資料袋貯存赔退。為了便于檢索橙依，應(yīng)按記錄的類別、日期或公司的商務(wù)類別硕旗，予以分類貯存窗骑。
檔案袋的封面應(yīng)予以標(biāo)識記錄名稱、保管部門等漆枚。
記錄只可當(dāng)場借閱创译，不可帶走，以避免記錄的遺失墙基。
編制索引软族，歸檔。由各保管單位以查找方便為原則残制，依實際需求編制索引并歸檔立砸。
記錄的防護
一般的紙張型記錄必須貯存在不漏水的區(qū)域，以避免水將記錄毀壞初茶。
如果是傳真的熱感應(yīng)紙記錄颗祝，其保存期限要求超過半年以上時，應(yīng)用普通紙張予以復(fù)印保存。
如果記錄的形式是電子媒體螺戳，應(yīng)存放于干燥搁宾，避免日光直曬、高溫倔幼，并沒有電磁干擾的區(qū)域盖腿。若存于服務(wù)器中，則要有備份管理损同，避免資料毀損后無法取回奸忽。
記錄的保存
記錄一般保存三年。技術(shù)揖庄、標(biāo)準(zhǔn)化的資料及記錄需長期保存栗菜。過期的記錄由負(fù)責(zé)保管的部門負(fù)責(zé)人安排處理。
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