在一個組織里炉旷，究竟是會議愈多愈好，還是愈少愈好叉讥。首先窘行，我們必須先理解，會議的本質(zhì)是什么图仓，究竟為何而開會罐盔。
不同會議有不同性質(zhì)與探討與參與者，但是這些過程的背后救崔，有哪些使我們可以透過另一種形式來完成惶看。或者六孵，更深入來講所謂每場討論會議的第一性原理又是什么纬黎？
過去我們會認(rèn)為組織內(nèi)部的合作是被人們認(rèn)為是組織運(yùn)作良好的象征，但是狸臣，過多的合作莹桅，反而會降低組織內(nèi)部的發(fā)展昌执，原因在于烛亦，容易花太多的時間忙于應(yīng)付例行性的公事，最終導(dǎo)致會開會而開會懂拾。
進(jìn)一步分析組織內(nèi)部的合作過程煤禽，是什么因素導(dǎo)致內(nèi)部會議不斷擴(kuò)大。
第一岖赋，組織復(fù)雜性：
愈是復(fù)雜性檬果、組織架構(gòu)愈多階層，內(nèi)部的訊息交流就愈多唐断，需要一層一層的傳遞資訊选脊，會議也就愈來愈多。
第二脸甘，為合作而合作：
有些會變成象征性會議恳啥，認(rèn)為只要誰參與的會議愈多就愈重要，還有有些會議在一部分人開完會后丹诀，并沒有把會議的重要訊息告知團(tuán)隊(duì)钝的，以至于所有人都必須參與翁垂。
這就會導(dǎo)致，原本是為了合作而開始的會議硝桩，到最后會議效率下降沿猜，開得愈來愈多，也就浪費(fèi)更多不必要的時間碗脊。
從組織架構(gòu)來看啼肩，過去的階層式組織，容易導(dǎo)致人們把時間精力用在訊息交流衙伶，從而影響即時性的服務(wù)效益疟游。
例如，當(dāng)一位飯店的服務(wù)員在整理客房時發(fā)現(xiàn)痕支，旅客的行李忘了拿走颁虐，這時連絡(luò)對方發(fā)現(xiàn)，房客已經(jīng)搭上飛往另一座城市卧须。這時把這件事情傳遞上層以最高層級來決定如何解決另绩，很容易造成關(guān)鍵時間的流失。又或者說要針對一個又一個的案例花嘶，來開會討論說各項(xiàng)任務(wù)所要怎么解決才可以笋籽，就會使服務(wù)的即時性浪費(fèi)在討論與訊息的傳遞上。
為了解決這些情況椭员，就需要藉由組織授權(quán)车海、朝向扁平化的組織架構(gòu)發(fā)展。這種趨勢可以從軍隊(duì)人數(shù)的演進(jìn)上來看隘击。過去需要幾萬名人員的動員侍芝，才能達(dá)到成效。如今在中東地區(qū)的作戰(zhàn)單位埋同，已經(jīng)被劃分成三人為一組州叠，一人偵查、一人傳遞訊息凶赁，一人負(fù)責(zé)支援咧栗。把收到的訊息跟后方總部尋求火力，以最少的動員虱肄，達(dá)到最精準(zhǔn)的目標(biāo)效益致板。
另一方面，全球企業(yè)如Google咏窿、Facebook斟或、騰訊、阿里巴巴翰灾、Netflix和Riot Games都逐漸將內(nèi)部小團(tuán)隊(duì)的發(fā)展缕粹，讓每個單位能夠有效迅速的執(zhí)行各項(xiàng)專業(yè)分工稚茅，以達(dá)到整體企業(yè)的一致性目標(biāo)，這也是在互聯(lián)網(wǎng)時代下平斩，如何有效亚享、快速應(yīng)對各種變化時，必須讓團(tuán)隊(duì)保由這種彈性的必要特征绘面。
所以欺税，扁平化組織，最終將發(fā)展成一個又一個小團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)型組織揭璃，這種組織架構(gòu)能快速發(fā)揮個團(tuán)隊(duì)間的決策與行動力晚凿。
然而，要發(fā)揮小團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)力極大化瘦馍，就必須要從同質(zhì)性走向多元性歼秽。然后一個單位來做分工。換言之情组，團(tuán)體中必須涵蓋各部門的單位人燥筷，以各項(xiàng)單位性質(zhì)的執(zhí)行，來達(dá)成跨部門的合作模式院崇。
具體來講肆氓，銷售業(yè)務(wù)、行銷底瓣、技術(shù)人員谢揪，會因?yàn)橐_(dá)成具體任務(wù)目標(biāo)，從而組織成為一個全新的單位小團(tuán)隊(duì)捐凭，藉由這種組合來達(dá)成新一輪的專案任務(wù)拨扶。而組織的層面，則是提供最大資源與支持柑营，來協(xié)助各項(xiàng)執(zhí)行單位所需的平臺屈雄。
這時就會牽涉到一個問題，那就是如何評估與有效達(dá)成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)官套。然而，也就是有這樣的考量蚁孔，才會衍生出會議愈來愈多奶赔，變成為會議而會議的擔(dān)憂與顧慮。
這時就要從組織的風(fēng)格杠氢、文化來看站刑，沒有一種文化與風(fēng)格是絕對好，而是最能符合組織本身的價值愿景來決定鼻百。
但是绞旅，大致可分為兩類型摆尝，一類是不斷開會討論，最終決定出具有可執(zhí)行性的方案來執(zhí)行因悲；另一類則是擁有一個初步分案堕汞，接著用個個過程來逐步證明，以一種小步快跑晃琳，快速修正的方式來達(dá)到效率最大化讯检。
小團(tuán)體的單位作戰(zhàn)，則是偏向于后者的價值觀卫旱。在《精實(shí)創(chuàng)業(yè)》書中就指出人灼，所有創(chuàng)業(yè)成功，不是說一開始就擁有一個最完好顾翼、最優(yōu)秀的方案投放，而是在經(jīng)歷一連串的證實(shí)、操作中适贸，不斷改善與精進(jìn)來達(dá)成最好的方案跪呈。英特爾最初創(chuàng)立是在做記憶體，但隨著市場需求開始轉(zhuǎn)變取逾，才把主營業(yè)務(wù)從記憶體轉(zhuǎn)向到制作處理器耗绿；蘋果公司當(dāng)初從電腦起家，接著做手機(jī)砾隅、平板误阻，公司名稱也從蘋果電腦公司，在2007年轉(zhuǎn)變成蘋果公司晴埂。
所以說究反，組織內(nèi)部的文化與價值觀，將決定組織是否能朝向網(wǎng)絡(luò)型組織發(fā)展儒洛。但是精耐，另一種可行性作法是，從組織中獨(dú)立區(qū)分出來琅锻，讓各種模式嘗試去發(fā)展卦停。可以說恼蓬，為什么有些企業(yè)鼓勵內(nèi)部創(chuàng)業(yè)惊完，就是源自于這種需求，透過全權(quán)授權(quán)與資源的協(xié)助处硬，來幫助新業(yè)務(wù)的發(fā)展小槐。在會議上的溝通，就會演變成單位團(tuán)隊(duì)內(nèi)的交流荷辕，到一段期間做階段性報告凿跳。
從實(shí)際訊息的即時性到組織模式件豌、文化沖突與發(fā)展單位連接，可以總結(jié)出控嗜，在組織會議上茧彤，如何降低不必要的時間浪費(fèi)，包含三種策略方向：
第一躬审，簡化流程
可以從組織結(jié)構(gòu)棘街、職責(zé)分工團(tuán)體、工作方式三面向來作為會議是否觸發(fā)承边。
組織結(jié)構(gòu)中哪些需要回報遭殉，又是何人、何事以及報告事項(xiàng)博助，相關(guān)的內(nèi)容险污。
具體列出達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)需要以會議討論，刪減為會議而會議的出現(xiàn)富岳，讓當(dāng)下團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通就能達(dá)成的效果蛔糯，聚焦于內(nèi)部，而需要整體重大需要的是巷道一定量與精準(zhǔn)性來做會議的觸發(fā)窖式。
第二蚁飒，溝通形式
組織中，各個部門都會有屬于各部門的文化與價值萝喘，在發(fā)展小團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)型組織時淮逻，會發(fā)現(xiàn)到最大的障礙是新型團(tuán)隊(duì)的溝通模式，各部門都有其重視觀點(diǎn)阁簸，與話語型態(tài)爬早。如何降低這種跨步部門的溝通成本，組織面可以從第一性原理為出法启妹，透過最初團(tuán)隊(duì)組成的功用筛严，創(chuàng)造什么價值，為了達(dá)成什么效果饶米。領(lǐng)導(dǎo)層的任務(wù)就是不斷闡述這些觀點(diǎn)桨啃，并且創(chuàng)造溝通順暢的環(huán)境，不只是單一部門的獨(dú)立咙崎，而是一個新的專案團(tuán)隊(duì)优幸。
第三，時間預(yù)算
為了降低不必要的會議褪猛，可以建立一個時間銀行，在《哈佛商業(yè)評論》中介紹了一個方式羹饰，那就是每開設(shè)一個會議伊滋，都必須由這個銀行提供資金碳却。首先，先確立氣的的會議總時間笑旺，然后設(shè)置一個上限昼浦，如果要開一個會議，則需要移除掉相同的時間筒主，但是銀行的總時間是不能改變关噪。這種方式就能有效降低會議時間上限。
如何以最少時間成本乌妙，讓會議達(dá)成效益使兔，這是會議管理的一環(huán)，另一種是會議的必要性藤韵，什么是我們要因會議而開始虐沥，哪些是我們平時就能達(dá)成效果。
以最終所要達(dá)成的目的泽艘，來思考我們從什么形式來達(dá)成目標(biāo)欲险，方法有很多，可以從不同角度匹涮，以我們要到達(dá)目的地天试，哪種方式是最有效最快的，而不只是局限于一種形式然低。
