今天下午剛好有一個匯報會議，我要向我的領導匯報現(xiàn)在手上的一些項目的近期進度石挂。
于是我對自己的匯報過程進行了一次復盤博助，寫下這篇文章，看看這里面是否能有你值得參考的地方痹愚。
第一步：可視化梳理
我先用便利貼在白板上把要匯報的項目進行了一輪梳理和分類富岳。
便利貼比在excel表列清單的第一個優(yōu)勢在于，你可以隨便移動便利貼拯腮，進行歸類和排列窖式。
第二個優(yōu)勢就是，白板+便利貼的方式动壤，便于你和同事一起交流萝喘，溝通進度和項目問題。
每個人都可以在你的便利貼上更新自己的狀態(tài)琼懊，或者做說明阁簸。
因為大家都是站在白板面前，所以大家都不會犯困哼丈，所以很快就能得出結論启妹，而不會扯東扯西，言之無物削祈。
相關的靈感和步驟可以參考《視覺化你的會議》這個系列的書籍翅溺。你會發(fā)現(xiàn)原來團隊開會和討論可以這么高效和有趣。
第二步：SMART化任務
這件事情是什么髓抑？
符合SMART的原則嘛咙崎？
（1）目標
一個任務如果你說不清楚到底要做哪些事情（范圍），不做哪些事情（邊界）吨拍，這個任務很可能會失敗褪猛。
（2）人
一件事情由一群人來負責的結果就是誰也不會負責。
（3）期限
領導跟你交代一件事情的時候羹饰，如果告訴你什么時候完成伊滋，你應該感到幸運碳却。
我們很多時候接到的是上司的口頭交代任務，這樣就會遇到很大額麻煩笑旺，你不知道這件事情到底是不是緊急昼浦，重不重要，你也不知道什么時候做進度匯報比較好筒主。
所以我遇到這種情況关噪，一般都會設定一周的響應期限，也就是說乌妙，已經接下來的任務使兔，要么一周之內做完，要么一周期限截止就進行進度反饋藤韵。
這樣你做的和領導想要的就能基本保持同一頻率虐沥，不會偏差太遠。
第三步：站在對方的角度準備匯報
那怎么做匯報呢泽艘？
匯報的目的是為了讓你的領導獲取信息欲险。
那如何讓領導高效輕松獲取你想要傳達的信息呢？
（1） 站在對方的角度篩選
站在你自己的角度悉盆，你作為一個項目執(zhí)行者盯荤，你當然知道項目的所有分支細節(jié)。
那領導需要知道所有的細節(jié)么焕盟？
《演說之禪》和《全新思維》都提到的“移情”就是讓我們站在對方的角度去考慮如何表達才是最有效的秋秤。
所以如果你是你的領導，你希望看到什么脚翘？
（2）可視化
有句話說灼卢，做word不如做excel的，做excel不如做PPT来农。
當然并不是說word和excel不好鞋真，而是PPT更適合在會議上進行講解演示。
我之前試過網頁版的協(xié)同工具沃于，比如Tower讓老板隨時可以知道我和我的團隊的項目進度涩咖，后來發(fā)現(xiàn)其實他很少登錄。
是啊繁莹，作為一個領導檩互，他怎么可能像項目成員一樣，每天登錄系統(tǒng)看項目進度和任務細節(jié)咨演？闸昨！
后來我改變策略，每周我定期給他做匯報；如果他出差饵较，我就把PPT拼接成長圖拍嵌，方便發(fā)微信給他。
可視化的目的只有一個循诉，讓他一目了然横辆，快速看到自己感興趣的點。萬一我漏掉了打洼，記錄下來龄糊，下次匯報不斷聚焦修正逆粹。
第四步：第一句話先說重點
你會說募疮，我怎么知道我的領導想看什么呢？
這其實就像談戀愛僻弹，這是一個慢慢摸索的過程阿浓。
他是視覺性人格嘛？還是聽覺型的人格蹋绽？
他喜歡用數據說話芭毙？還是喜歡舉例子？
這些都是在日常的接觸過程中你要去了解的卸耘。
但是不管是怎么樣的性格退敦，你做匯報的時候，有一個基本原則必須要遵守蚣抗，那就是結構思考力侈百。（李忠秋老師的《結構思考力》你可以參考）
舉個栗子：
比如我要匯報下面這些內容，我可以這么說：
老大翰铡，上海那邊的工廠弱電項目我們已經完成了布線钝域，設備采購已經在進行了；上海的獨立研發(fā)中心的弱電已經結束锭魔，設備采購還在進行例证，還沒到貨；你上周要我咨詢的廣告機項目我們已經詢價了迷捧，廠家那邊要50臺起訂织咧，我們沒有這么大的量，所以找了第三方漠秋；你周五讓我去了解的“可穿戴的視頻系統(tǒng)”還沒啟動笙蒙；移動OA這塊現(xiàn)在還進行內部功能測試，目前有三家釘釘膛堤，企業(yè)微信和口袋助手手趣。IP電話項目已經采購進行在做詢價結束了，后面進入采購審批流程。
上海分公司的ERP部署已經啟動了绿渣，5月中旬會結束朝群。
ERP的短信提醒二次開發(fā)，我們已經進入內部測試階段了中符，估計下個禮拜可以進行小范圍的部門測試姜胖。···
如果我就這樣干巴巴地講淀散，你聽進去了多少右莱？你記住了多少？
那如果將PPT做成這樣呢档插？
將要將的事情分成三類：弱電一類慢蜓，企業(yè)信息一類，ERP一類郭膛，然后對著三類分別進行匯報晨抡。
這樣一來領導是不是看得明白，你也能說得明白了则剃？
小結
我們其實并不只是在談如何向領導匯報耘柱，我們是在談人與人之間的高效溝通。
- 學會整理自己要表達的信息
- 站在對方的角度去篩選
- 不給對方添麻煩棍现，增加信息獲取的便利性
- 學會表達调煎，先說重點，再結構化呈現(xiàn)
這些你上大學的時候己肮，沒人教你士袄，你工作了也沒有人教你；當你在show密密麻麻的文字PPT的時候朴肺，你沒有發(fā)現(xiàn)別人在緊鎖眉頭么窖剑？
我的PPT里面又有多少制作技巧可言呢？戈稿！
用點心西土，你好，他也好鞍盗。
今天就聊到這需了，希望對你有幫助。
END.
