各位領(lǐng)導(dǎo)局待、同事：
? ? ? ? 大家上午好基跑！
? ? ? ?上次會議我們確定了業(yè)務(wù)員要自行建立水電費(fèi)臺賬的這個(gè)工作職責(zé)报辱。在操作的過程中召噩，有很多同事反映說做臺賬增加了大家的工作量父虑，要求公司配備專職的統(tǒng)計(jì)員该酗。那么經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)討論，認(rèn)為在這半年新增人員是不太可能的士嚎。因此公司安排給作我給大家介紹一下呜魄，如何用Excel表格來做我們的水電費(fèi)臺賬。
? ? ? ?有同事就說啦莱衩，算數(shù)據(jù)是你們財(cái)務(wù)部的事情爵嗅，關(guān)我們租賃管理部什么事！我們只負(fù)責(zé)抄表笨蚁，不負(fù)責(zé)算數(shù)睹晒。那我來跟大家解釋一下，Excel是表格括细，也是英文“excellent”的縮寫伪很，是超越的意思。超越呢奋单，意味著我們用這個(gè)軟件可以使我們的工作變得更加優(yōu)秀锉试。我希望各位不要帶著抵觸的情緒說你要浪費(fèi)工作時(shí)間參加今天的Excel培訓(xùn)。這絕對是一個(gè)花一點(diǎn)時(shí)間學(xué)習(xí)就能大幅度提升工作效率览濒，讓你向優(yōu)秀員工靠近一步的培訓(xùn)键痛。
? ? ? 好的，那么我給大家看看你們原來用的模板匾七。是在Word里面用這個(gè)表格：
這個(gè)表格很清晰，很棒江兢。如果你手上只有20個(gè)客戶昨忆，每個(gè)月只要錄20*5=100個(gè)數(shù)據(jù)，工作量好像也不大對不對杉允？那如果你手上有200個(gè)客戶呢邑贴？同時(shí)根據(jù)我們工作精細(xì)化的最新要求，要體現(xiàn)抄表數(shù)叔磷，抄表日拢驾，客戶交錢日等信息，你再用這張表來做改基，可能要面對的就是成千甚至上萬的數(shù)據(jù)繁疤。那時(shí)候你在一個(gè)一個(gè)數(shù)據(jù)錄入，一個(gè)一個(gè)數(shù)據(jù)用計(jì)算器算，是不是得每天加班了稠腊？大家不要覺得不可能躁染，公司今年沒有新增人員計(jì)劃。老員工退休以后架忌，他們手上的租戶就是移交給各位優(yōu)秀的中青年同事跟蹤管理吞彤。今天，我就是來幫助大家熟悉Excel叹放，便于應(yīng)對我們未來的這項(xiàng)細(xì)化的工作任務(wù)饰恕，幫助各位能夠按時(shí)下班的。
首先我跟大家介紹一下我們這個(gè)套表的邏輯井仰，也是Excel常見的三個(gè)工作表的意義埋嵌。
第一個(gè)是參數(shù)表，這是一些我們事先設(shè)置好的數(shù)據(jù)糕档，基本是不變的莉恼。
第二個(gè)是明細(xì)表，
就比如我們這里的《業(yè)務(wù)員水電費(fèi)臺賬》里面的數(shù)據(jù)有3種來源：1是手工錄入速那，比如這個(gè)抄表數(shù)俐银，就是你們手工要填寫的。2是系統(tǒng)導(dǎo)入端仰，比如這個(gè)客戶名就可以從參數(shù)表里面導(dǎo)捶惜。3是外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入，現(xiàn)在我們還用不到荔烧，但是未來我們的租賃管理系統(tǒng)如果有了這個(gè)模塊吱七，大家想要核對數(shù)據(jù)的時(shí)候，其實(shí)就可以把系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)導(dǎo)成Excel鹤竭，然后作為明細(xì)表來進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和核對踊餐。
第三個(gè)是匯總表，也就是這張臀稚，也是大家最重要的上報(bào)的表格吝岭。領(lǐng)導(dǎo)想知道這個(gè)客戶一年用了多少水量電量，交了多少水電費(fèi)吧寺，這是最重要的結(jié)果窜管。那有人說為什么我們要涉及這么多不同的表格？不放在一張表里稚机？因?yàn)槟忝繌埍硎轻槍Σ煌瑢ο嚓P(guān)的幕帆。匯總表你要給部門領(lǐng)導(dǎo)，水電費(fèi)臺賬你按月要報(bào)送給財(cái)務(wù)部赖条，水電費(fèi)繳費(fèi)清單是給客戶的失乾。如果放在一張表格里常熙，你怎么做？通過這三種類型的表格設(shè)置仗扬，我們就能達(dá)到你第一次設(shè)定好固定參數(shù)症概、公式，后續(xù)只要錄入一些簡單的變量（如當(dāng)月抄表數(shù)）就能達(dá)到同時(shí)提供不同對象所需數(shù)據(jù)的效果早芭，這樣就能減輕大家的工作量彼城，保證大家正常下班啦。
那知道了這個(gè)套表的邏輯后退个，我也跟大家解釋一下Excel的常規(guī)工作流程募壕，就是我們到底用這個(gè)表格來干嘛？通常分為七個(gè)步驟：
1语盈、開始：比如總經(jīng)理說我們要細(xì)化水電表管理時(shí)舱馅，我們財(cái)務(wù)部就會問他說我們想細(xì)化到什么程度？那么總經(jīng)理就會說想知道每個(gè)用戶每月的用水量用電量刀荒，每年的匯總量代嗤，某個(gè)客戶幾號抄表，幾號收費(fèi)等等缠借，那么我們就根據(jù)這個(gè)想要的結(jié)果來設(shè)置你看到的表格表頭干毅。
2、獲取：就是你們?nèi)コ乃頂?shù)泼返、電表數(shù)硝逢，那有時(shí)候還是客戶通過微信啊、電話啊報(bào)數(shù)據(jù)給你們對不對绅喉？這就是獲取的過程
3渠鸽、規(guī)范：你們收到的數(shù)據(jù)有照片、有自己抄的數(shù)字柴罐，有微信信息徽缚，你把這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一以數(shù)值的格式錄入這個(gè)臺賬里，這是規(guī)范的過程
4革屠、計(jì)算：我里面已經(jīng)設(shè)置好了公式猎拨，你比如你錄入這個(gè)月的抄表數(shù)，這個(gè)表格就能自動計(jì)算水量和稅費(fèi)屠阻，這就是計(jì)算。
5额各、分析：從這一步開始就是我們財(cái)務(wù)部的職責(zé)啦国觉，如果我們有足夠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，未來我們就能做很多分析虾啦。比如麻诀，哪些客戶用水用電量大痕寓，哪些客戶按時(shí)交納水電費(fèi)，哪些客戶容易拖欠水電費(fèi)蝇闭。
6呻率、轉(zhuǎn)化：比如拖欠的水電費(fèi)影響我們多少利潤等等。
7呻引、輸出：每個(gè)季度礼仗，財(cái)務(wù)部會根據(jù)租賃管理部反饋上來的數(shù)據(jù)做一個(gè)季度水電費(fèi)匯報(bào)會，我們會以PPT的形式來反映這個(gè)季度的水電費(fèi)收繳情況逻悠。
? ? ? ?介紹完以上流程后元践，大家也能看到：最終呈現(xiàn)在大領(lǐng)導(dǎo)面前的結(jié)果是基于在座各位提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。巧婦難為無米之炊童谒，財(cái)務(wù)部的工作也是在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上的再加工单旁，沒法憑空捏造。為了完成領(lǐng)導(dǎo)的要求饥伊，煩請各位同事及時(shí)象浑、細(xì)致地填寫這套表格。
? ? ? ? ?其次琅豆，我想給各位介紹一下這張表格能做到的和你們以前使用的Word版本更方便的地方：一只要填寫《業(yè)務(wù)員水電費(fèi)臺賬》的數(shù)據(jù)愉豺，《給客戶（自動生成）》里的繳費(fèi)單就能自動獲取相關(guān)信息。二是你只要復(fù)制上月水表數(shù)趋距，手工錄入本月水表數(shù)后粒氧，就能自動得出本月的水電費(fèi)，不需要重復(fù)的用計(jì)算器來計(jì)算节腐。三是未來我們把所有的臺賬都匯總在一張表格里的時(shí)候外盯，可以用一鍵匯總?cè)陻?shù)據(jù)。這里我只做了前三個(gè)月的數(shù)據(jù)匯總的展示翼雀。用SUM函數(shù)和CTRL+ENTER快捷鍵就能操作饱苟。
? ? ? ? 那我說得再好，不如各位自己嘗試一下好狼渊，我還是建議各位先嘗試把手頭上的10家客戶的1-3月數(shù)據(jù)先錄進(jìn)去看看箱熬。如果操作過程中有疑問，可以再聯(lián)系我狈邑。
? ? ? ?那么操作的過程中城须，我再給大家啰嗦一下使用Excel的一些好習(xí)慣。第一個(gè)是常保存米苹，我們有一個(gè)Ctrl+S的快捷鍵是保存糕伐，大家填幾個(gè)數(shù)以后就按一下，養(yǎng)成保存的習(xí)慣蘸嘶。第二個(gè)多備份良瞧，大家現(xiàn)在都有QQ陪汽、微信，你做好的文件除了在電腦里褥蚯，也可以在公司郵箱挚冤、QQ郵箱或者微信里都存一份，這樣萬一你電腦出故障赞庶，也不至于數(shù)據(jù)丟失训挡。之前有同事很排斥用電腦記錄，就是說電腦壞了的話數(shù)據(jù)就丟了〕局矗現(xiàn)在我們用多備份就可以解決這個(gè)問題舍哄。第三個(gè)是，盡量自動化誊锭，這一點(diǎn)我的表格已經(jīng)給各位設(shè)計(jì)好了表悬，就是盡量用Excel里的自動計(jì)算方式來替代大家手工計(jì)算器的計(jì)算方式，提高工作效率也提高工作精度丧靡。第四個(gè)是多檢查蟆沫，初期的公式我已經(jīng)設(shè)好了，大家就是錄入的時(shí)候多看一看你手工錄入的數(shù)據(jù)是否正確温治，有沒有竄行等等饭庞。
? ? ? 最后，我給大家提供一些在Excel里的快捷操作和溫馨提示熬荆，希望也能幫助大家提高工作效率舟山。歡迎大家在日后的工作中多嘗試，有任何疑問都可以同我溝通卤恳。
? ? ? ? ? ? ?今天的培訓(xùn)就到此為止累盗，謝謝大家！
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?濡? 鴻
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 2019年3月29日
