薛維舟谤饭。
“現(xiàn)代經(jīng)理人不是在開會(huì)，便是在旅行懊纳，旅行是目的就是到其他地方去開會(huì)”。在職場(chǎng)中亡容，開會(huì)是人人都經(jīng)常遇到的事情嗤疯，然而很多人卻不知道怎么開會(huì)。提到開會(huì)闺兢，想到的是效率低下茂缚，講不到重點(diǎn)，達(dá)不成共識(shí)這樣都印象屋谭。
管理人員的十二項(xiàng)能力脚囊。
1.造成會(huì)議低效的幾種原因
糟糕會(huì)議的可能后果：
浪費(fèi)時(shí)間
浪費(fèi)金錢
分散了對(duì)更為重要的任務(wù)的注意力
減緩進(jìn)程，延誤行動(dòng)
制造分歧
挫傷士氣
成為夸夸其談和爭(zhēng)執(zhí)不休的舞臺(tái)
滋生辦公室政治
造成嚕雜和混亂
2.會(huì)議的必要性和分類
會(huì)議是什么桐磁？
一群人聚集在一起討論悔耘、爭(zhēng)論或進(jìn)行決策
注意：任何會(huì)議都要事先進(jìn)行計(jì)劃、考慮并著眼于如何使之順利進(jìn)行來加以引導(dǎo)我擂，否則極易陷入混亂之中衬以。
正式會(huì)議與非正式會(huì)議都必須仔細(xì)和注意
會(huì)議收獲
使人們獲得最新信息
提供被傾聽的機(jī)會(huì)
提供與組織中其他職能部門的人溝通的機(jī)會(huì)
建立正式工作之前或之后有用的非正式交流
增加人們露面的次數(shù)和擴(kuò)展社會(huì)關(guān)系的機(jī)會(huì)
拓寬經(jīng)驗(yàn)范圍，并成為一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)
創(chuàng)造與他人共處的融洽氛圍
每次開會(huì)都要有結(jié)果校摩、成果看峻，盡量讓大家都有收獲。
會(huì)議成本
時(shí)間
實(shí)際成本
機(jī)會(huì)成本
注意：會(huì)議的潛在價(jià)值必須相對(duì)于會(huì)議成本來加以權(quán)衡
首先要決策：是否一定要開會(huì)衙吩？
是為了爭(zhēng)論還是咨詢互妓？
能夠用其他方法傳遞信息嗎？
能不能打電話坤塞？發(fā)短信冯勉？發(fā)郵件？寫便條尺锚？或者發(fā)布命令?
如果有可能就干脆不要開珠闰！
會(huì)議類型
傳達(dá)型：傳遞各種資訊
討論型：對(duì)某事協(xié)商、討論瘫辩、決策
綜合型：結(jié)合兩者的會(huì)議
3.不同會(huì)議類型的區(qū)別
會(huì)議類型
要素 傳達(dá)型 討論型
人數(shù) 不限 12人以下較佳
參加者 需要了解信息 有責(zé)任或能貢獻(xiàn)
方式 單向?yàn)橹鞣龋l(fā)問為輔 相互交流討論
布置 排排座坛悉，教室型態(tài) 面對(duì)面、橢圓形
主持風(fēng)格 權(quán)威承绸、專業(yè) 參與裸影、互動(dòng)
重點(diǎn) 內(nèi)容 協(xié)調(diào)、問題處置军熏、決策
成功要點(diǎn) 清晰的內(nèi)容與發(fā)布方式 開放與討論技巧
單個(gè)會(huì)議轩猩、分享最多不要超過90分鐘，這是成年人專注忍受的極限荡澎。
討論型會(huì)議成功要決
會(huì)議目標(biāo)要明確
參與對(duì)象要正確
會(huì)議準(zhǔn)備要充分
會(huì)議主持要適當(dāng)
會(huì)議進(jìn)程要規(guī)范
4.確定層次清晰的會(huì)議目標(biāo)
會(huì)議的目標(biāo)
通常必須是建設(shè)性的---促進(jìn)決策均践、行動(dòng)或變革
- 傳達(dá)信息
- 獲取意見或反饋
- 說服他人
- 分析和解決問題
- 討論和交換意見
- 培訓(xùn)或開發(fā)
- 鞏固現(xiàn)狀
- 鼓舞或激勵(lì)
- 促進(jìn)知識(shí)、技術(shù)或觀念的變革
- 協(xié)商或化解矛盾
明確的目標(biāo)
目標(biāo)的層次（目標(biāo)的層次摩幔，決定了會(huì)議的性質(zhì)）
- 初步交流（收集信息）
- 深度探討（研究問題）
- 可行性分析（做與不做）
- 行動(dòng)計(jì)劃（分工）
確認(rèn)目標(biāo)
舉例
- 對(duì)新政策的觀點(diǎn)彤委？
- 上半年問題分析？
- 搬遷方案的決策或衡？
- 下半年任務(wù)分配焦影？
5.明確與會(huì)對(duì)象、會(huì)議議題
正確的對(duì)象
考慮要點(diǎn)
- 層次高低
- 人數(shù)多寡
- 關(guān)聯(lián)性
- 決策權(quán)利
- 相關(guān)能力
挑選原則
- 對(duì)主題了解
- 有組合能力
- 不同的觀點(diǎn)與立場(chǎng)
- 愿意表達(dá)己見
- 有誠(chéng)意溝通
準(zhǔn)備事項(xiàng)
- 內(nèi)容與議程
- 會(huì)議時(shí)間決定
- 參會(huì)對(duì)象邀請(qǐng)
- 場(chǎng)地選擇與布置
- 相關(guān)資料封断、物品準(zhǔn)備
內(nèi)容與議程
會(huì)議時(shí)間與節(jié)奏
大家都相對(duì)方便
時(shí)間長(zhǎng)短根據(jù)需要
- 不能太短———沒有時(shí)間討論議題
- 不能太長(zhǎng)———防止與會(huì)者無所事事
- 不平衡 ———討論某些議題太匆忙
會(huì)議時(shí)間安排
不要在長(zhǎng)假日前一晚
不要在長(zhǎng)假日后一 早
會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間是否充分斯辰？
會(huì)議對(duì)象邀請(qǐng)
- 列名單
- 邀請(qǐng)
- 確認(rèn)
- 代理人問題
應(yīng)該考慮的問題
- 誰必須到場(chǎng)？
- 誰應(yīng)該成為會(huì)議觀察者坡疼？
- 會(huì)議對(duì)誰可能會(huì)有用彬呻？
- 誰對(duì)會(huì)議會(huì)有積極貢獻(xiàn)？
- 誰別有企圖柄瑰？做好準(zhǔn)備
- 誰會(huì)造成不必要的麻煩或降低會(huì)議效率废岂？
6.會(huì)議場(chǎng)地布置與會(huì)前準(zhǔn)備
會(huì)議場(chǎng)地布置
傳達(dá)型
- 排排座
- U字型
討論型
- U字型
- 圓型
A為主、B為賓
會(huì)議物品準(zhǔn)備
- 會(huì)議設(shè)備（線下狱意、線上會(huì)議）
- 會(huì)議材料（文字資料湖苞、共享文件）
- 會(huì)議工具
- 茶水點(diǎn)心
- 其他物品
7.會(huì)議主持人的選定與職責(zé)
會(huì)議主持人的確定
- 職務(wù)、崗位
- 議程详囤、議題背景熟悉
- 有經(jīng)驗(yàn)
- 有授權(quán)
- 與會(huì)人員熟悉及了解
- 最好受過專業(yè)訓(xùn)練
會(huì)議開場(chǎng)白
- 必要的介紹之后财骨，應(yīng)向與會(huì)人員講清開會(huì)目的、預(yù)期效果與會(huì)議結(jié)束時(shí)間
- 如有應(yīng)遵守的基本規(guī)則藏姐，應(yīng)直接說清
- 核實(shí)是否每個(gè)人手中都有相關(guān)資料隆箩，還應(yīng)確保會(huì)議議程能被全體與會(huì)者接受
- 如果以前曾經(jīng)召開過一次有關(guān)會(huì)議，那么會(huì)議記錄須提交大家回顧羔杨，但不要討論議事日程上已列出的內(nèi)容
- 如這是第一次會(huì)議捌臊，可以直接開始第一項(xiàng)議程。最好邀請(qǐng)另一與會(huì)者發(fā)起討論
引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程
- 在會(huì)議進(jìn)行過程中兜材，應(yīng)在加快討論進(jìn)程和讓所有人都暢所欲言這兩個(gè)極端之間保持一種平衡
- 在一個(gè)問題上爭(zhēng)論不休的做法既浪費(fèi)時(shí)間又可能造成關(guān)系緊張理澎。為避免這種情況逞力，應(yīng)保證身邊有一塊表或一個(gè)鐘，以便計(jì)時(shí)
- 對(duì)討論時(shí)間加以限定糠爬，這樣就可以按原計(jì)劃結(jié)束會(huì)議寇荧。
把說話拖拉的放后面發(fā)言。發(fā)言不一定是口頭执隧，如果內(nèi)容比較多揩抡，圖表類的都可以書面“發(fā)言”，書面梳理好镀琉，提前發(fā)給大家峦嗤。
8.關(guān)注會(huì)議任務(wù)與方案選擇技巧
關(guān)注會(huì)議任務(wù)
- 集中精力于焦點(diǎn)
- 促進(jìn)與引導(dǎo)討論
- 掌握時(shí)間與進(jìn)度
- 維持次序與關(guān)系
發(fā)言次序。如果是討論型會(huì)議屋摔，就讓職級(jí)低的先發(fā)言寻仗；2個(gè)經(jīng)常針對(duì)的人，不要挨著發(fā)言凡壤，中間插幾個(gè)人，減少?zèng)_突耙替；
兩個(gè)關(guān)鍵原則
- 只有一個(gè)人可以有權(quán)隨時(shí)發(fā)言
- 由主持決定誰來發(fā)言
會(huì)議過程控制技巧
- 集思廣益
- 激發(fā)討論
- 方案選擇
- 處理情況
- 解決沖突
- 避免事項(xiàng)
集思廣益的技巧
運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法(腦力激蕩法)
- 激勵(lì)發(fā)言
- 寫下想法
- 越多越好
- 過程不批評(píng)
- 不切實(shí)際也沒有關(guān)系
- 允許重復(fù)
- 事后整理
激發(fā)討論的技巧
- 詢問看法
- 復(fù)述觀點(diǎn)
- 鼓勵(lì)參與
- 支持觀點(diǎn)
投票又根據(jù)不同情況亚侠，分各種方法。匿名的称杨；積極的绽淘，讓大家舉手查排；消極的，讓補(bǔ)同意的舉手滞谢。
方案選擇的技巧
投票表決
工具使用
- 檢查表（制定明確的已有原則）
- 十等分法
- 加權(quán)指數(shù)法
9.如何解決會(huì)議沖突
解決會(huì)議沖突的技巧
沖突原因
- 誤解
- 價(jià)值觀不同
- 期望不同
- 利益沖突
解決會(huì)議沖突的技巧
- 限定最終期限，但是要給予考慮時(shí)間
- 容許充分表達(dá)想法除抛，對(duì)事不對(duì)人狮杨，討論時(shí)盡量以解決問題為主
- “沉默未必是金”，該說的話還是要說出來
- 對(duì)離題的話題到忽，應(yīng)技巧性的制止橄教，但不可封殺不同意見
- 對(duì)跨部門間較為敏感的問題，最好能私下解決喘漏。迫不得已必須在會(huì)議上討論的护蝶，也應(yīng)先通氣
- 避免不歡而散，或者交給更高層決策
- 一時(shí)無法解決時(shí)翩迈，暫時(shí)休會(huì)也是好辦法持灰。
針對(duì)沖突比較大的話題，召開預(yù)備會(huì)负饲。先大致統(tǒng)一一下目標(biāo)堤魁。
沖突逐漸往不利方向發(fā)展時(shí)喂链，可以暫時(shí)休會(huì)，讓大家緩沖一下姨涡。
10.良好會(huì)議的規(guī)范
主持人任務(wù)：引導(dǎo)大家去實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)衩藤，關(guān)注進(jìn)程、關(guān)注時(shí)間涛漂、關(guān)注沖突的解決赏表。
主持人應(yīng)避免的事項(xiàng)
- 不要問回答不了的問題
- 不要問太容易的問題
- 不要像法官訊問的方式
良好的規(guī)范
根據(jù)組織情況制定以下規(guī)范：
- 準(zhǔn)時(shí)開始
- 規(guī)定結(jié)束時(shí)間
- 座位安排
- 手機(jī)問題
- 事件打擾
良好的規(guī)范
1.根據(jù)組織情況制定以下規(guī)范
- 發(fā)言順序
- 發(fā)言方式
- 使用語言（方言）
- 表決方式
- 能否翻案？
- 會(huì)議記錄
2.對(duì)于參會(huì)者要事先提出明確要求
- 會(huì)議前一一閱讀會(huì)議資料似出匯報(bào)提綱
- 會(huì)議中一一有效發(fā)言匈仗，準(zhǔn)確匯報(bào)瓢剿，積極討論
- 會(huì)議后一一應(yīng)對(duì)會(huì)議有比較完整的記錄，并對(duì)決議內(nèi)容可以清晰的描述悠轩，且對(duì)分配給本人的事宜有透徹的了解
3.結(jié)束會(huì)議時(shí)的注意點(diǎn)
- 要留出充裕時(shí)間间狂，不要匆忙忙結(jié)束會(huì)議
- 會(huì)議結(jié)束前，要對(duì)討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)火架，并檢查他人是否贊同你所得出的結(jié)論
- 還應(yīng)安排好未盡事宜（包括指定專門人員負(fù)責(zé)）
- 最后應(yīng)安排實(shí)施所制定的決策的步驟鉴象，也就是會(huì)后應(yīng)采取的行動(dòng)
- 指派有關(guān)人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)活動(dòng)，并對(duì)完成時(shí)間作出限定
4.會(huì)后指示要點(diǎn)
- 交付辦理：立即執(zhí)行
- 交付研討：等人發(fā)表意見
- 待何鸡。纺弊。。再行處理：時(shí)機(jī)不成熟
- 下次再議：有很大障礙
- 暫時(shí)擱置：緊追性與重要性允許的前提下
思考題
我們平時(shí)需要哪些會(huì)議骡男？
- 會(huì)議的目的淆游、周期、對(duì)象隔盛？
- 會(huì)議類型犹菱？
我們可以減少甚至取消哪些會(huì)議？
給自己經(jīng)常參加的會(huì)議進(jìn)行評(píng)估打分 - 最需要的（1-5分）
- 最受歡迎的（1-5分）
