原則：替對(duì)方節(jié)省時(shí)間
1. 郵件主題
- 不要空白標(biāo)題
- 簡(jiǎn)短——必要時(shí)可用特殊標(biāo)注
- 反映正文的內(nèi)容和重要性
- 只針對(duì)一個(gè)主題：一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不要在一封信內(nèi)談及多件事情耳峦，以便日后整理
- 可適當(dāng)使用大寫(xiě)字母或特殊字符來(lái)突出標(biāo)題
- 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)沽一，可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題
2. 郵件發(fā)送對(duì)象的選擇
- 工作計(jì)劃：主送計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象缘圈，抄送直接上級(jí)、間接上級(jí)、部門(mén)內(nèi)相關(guān)主管
- 項(xiàng)目通報(bào)類(lèi)：主送項(xiàng)目小組成員，抄送小組成員的直接上級(jí)惫叛、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)
- 尋求跨部門(mén)支持：主送給尋求支持的人，抄送對(duì)方的直接上級(jí)和自己的直接上級(jí)
- 用好“答復(fù)”和“全部答復(fù)”
- 用好“抄送（CC）”和“密送（BCC）”
- 回信時(shí)注意保持線索：回復(fù)對(duì)方的回復(fù)時(shí)逞刷，不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件
- 其他需要注意的細(xì)節(jié)
- 非重要的一般性的溝通嘉涌，避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接主管
- 避免將細(xì)節(jié)性的討論意見(jiàn)發(fā)送給高級(jí)管理人員，特別是可以判斷高級(jí)管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)
- 避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)送給全部收件人亲桥、抄送人洛心，用電話或當(dāng)面交流代替
- 對(duì)發(fā)件人的提問(wèn)不清楚、或有不同意見(jiàn)的题篷，應(yīng)與發(fā)件人單獨(dú)溝通词身，不要使用全體答復(fù)，不停與發(fā)件人進(jìn)行郵件討論
- 將確定后的方案或計(jì)劃發(fā)送給對(duì)方番枚。不要頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件法严，特別是對(duì)上級(jí)
3. 稱(chēng)呼與問(wèn)候
- 恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件人
- 多個(gè)收件人：大家损敷、All
- 知道對(duì)方職務(wù)：按職務(wù)尊稱(chēng)
- 不清楚職務(wù)：稱(chēng)呼“老師”
- 開(kāi)頭結(jié)尾最好有問(wèn)候語(yǔ)
- 開(kāi)頭：您好、大家好
- 結(jié)尾：Best Regards深啤，祝好
- 比較正式的郵件拗馒，例如第一次發(fā)溯街、給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)等，稱(chēng)呼上也要盡量正式挥等，例如使用“XX老師：（另起一行）您好！”而非“XX老師好堤尾，”
4. 郵件正文
- 簡(jiǎn)明扼要肝劲、流暢通順郭宝，盡量使用簡(jiǎn)單的詞匯和句式。
- 注意論述語(yǔ)氣：根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度粘室、等級(jí)關(guān)系榄檬，郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外等情況。例如育特，非正式郵件的語(yǔ)氣盡量輕柔丙号、和緩
- 盡量利用分項(xiàng)將正文條理化
- 盡量一次交代完整缰冤、準(zhǔn)確的信息
- 避免錯(cuò)別字：發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍怀薛，檢查行文是否通暢迷郑、拼寫(xiě)是否有誤
- 合理利用圖片、表格等形式來(lái)輔助闡述
- 慎用表情字符
- 行文注意時(shí)刻體現(xiàn)自己的身份焚碌，例如作為提供服務(wù)的支持崗位霸妹，要避免使用過(guò)于命令式的語(yǔ)氣。
5. 郵件附件
- 可以將附件內(nèi)容附在正文最后鹃骂，方便收件人閱讀
- 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里提示收件人查看附件
- 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名
- 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明畏线，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
- 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)寝殴，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
- 如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式栈虚，以免影響使用
- 如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB）史隆，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送
6. 結(jié)尾簽名
- 簽名信息不宜過(guò)多：可包括姓名曼验、電話、部門(mén)熔酷、校區(qū)豺裆、傳真等信息
- 不要只用一個(gè)簽名：對(duì)內(nèi)、對(duì)私躺酒、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)蔑歌，簽名檔應(yīng)該簡(jiǎn)化（過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得疏遠(yuǎn)）。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔园匹，靈活調(diào)用
- 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配劫灶，字號(hào)一般比正文字體小一些
7. 排版
- 段首空兩格：選中文字 - 右鍵 - “段落” - “特殊格式” - “首行縮進(jìn)”2字符
- 表格格式：調(diào)整格式（尤其是對(duì)齊方式），盡量?jī)?yōu)化視覺(jué)效果
- 選擇便于閱讀的字號(hào)和字體
- 字號(hào)：五號(hào)或10號(hào)
- 字體：（中）微軟雅黑供汛，（英）Verdana，Arial
- 整體排版不宜過(guò)長(zhǎng)：去除沒(méi)必要的空行料饥，調(diào)整行間距朱监、字體及排版等
- 善用表格：可以用表格呈現(xiàn)的內(nèi)容盡量用表格，減少文字堆砌
8. 合理選擇郵箱
- 個(gè)人郵箱：處于意見(jiàn)收集巡蘸、問(wèn)題交流階段的擂送，為了方便后續(xù)快速溝通的
- 部門(mén)郵箱：比較正式的、已確定的搬味、不需要員工回復(fù)的郵件（工作指令蟀拷、信息公告等）。進(jìn)行溝通悦析、交流的郵件此衅，應(yīng)有負(fù)責(zé)跟進(jìn)人員的聯(lián)系方式
9. 使用技巧
- 首次聯(lián)系要有自我介紹
- 及時(shí)回復(fù)：收到他人重要的電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下骑歹，哪怕只是確認(rèn)一下收到了匕累。理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)。如果你正在出差或者休假應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能以提示發(fā)件人衰琐，避免影響工作
- 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)：當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候炼蹦，最好把相關(guān)問(wèn)題添加到回件的正文中，然后附上答案狗热。必要時(shí)進(jìn)行進(jìn)一步闡述，爭(zhēng)取讓對(duì)方一次性理解僧凰，避免反復(fù)交流造成的浪費(fèi)
- 回復(fù)盡量不要少于10個(gè)字
-
不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論
- 如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次：應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷
- 對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題熟丸，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法绩鸣，把郵件越RE越高：應(yīng)及時(shí)對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)纱兑，刪減瘦身潜慎，突出有用信息
- TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則：按部門(mén)铐炫、項(xiàng)目組驳遵、職位等級(jí)等山涡。推薦按照職位從高到低進(jìn)行排列，若平級(jí)則按一定的規(guī)則排列即可鸭丛，自己的主管推薦放在同一層級(jí)的最后
- 突出重點(diǎn)信息：對(duì)文字進(jìn)行加粗或設(shè)置背景色鳞溉，避免使用多種顏色
- 明確行動(dòng)：為避免無(wú)謂的回復(fù)，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)看政，或在文末添加以下語(yǔ)句：“全部辦妥”抄罕、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考嚷兔，無(wú)需回復(fù)”等
- 征求意見(jiàn)的郵件要求
- 下發(fā)征求意見(jiàn)的郵件，應(yīng)注明合理的意見(jiàn)截止時(shí)間和負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式
- 下發(fā)對(duì)象應(yīng)按時(shí)反饋同衣，若在限期內(nèi)難以完成的壶运，應(yīng)提前反映情況
- 重要郵件可以先發(fā)一封給自己看看效果（記得多終端查看）；確認(rèn)無(wú)誤蚪缀、正式發(fā)送時(shí)恕出，一定要新建，然后復(fù)制粘貼過(guò)去金蜀，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”或者“重新發(fā)送”的畴。
10. 信息匯總類(lèi)郵件的撰寫(xiě)
- 開(kāi)頭有總結(jié)性的描述
- 頁(yè)面布局很重要，突出重點(diǎn)信息（先寫(xiě)护桦、重點(diǎn)標(biāo)注等）
- 如果信息較多煎娇，一定要先做好分類(lèi)缓呛，然后按類(lèi)別重點(diǎn)描述
- 為了閱讀方便，可考慮適當(dāng)使用圖片
- 換位思考：對(duì)方的關(guān)注點(diǎn)在哪里
