郵件指南

研究表明炫掐，多數(shù)人工作時(shí)間的 40% 都在處理與郵件有關(guān)的事情，而書(shū)寫(xiě)郵件更是其中的重要部分子库，敘述得體的郵件更容得到上司的青睞舱权，贏得客戶的支持，為自己的工作鋪平道路仑嗅。

一封郵件主要由收件人宴倍、主題和正文三大部分組成，每個(gè)部分又包含小的模塊仓技，下面筆者將由淺入深的逐層為大家剖析郵件書(shū)寫(xiě)的秘密鸵贬。

郵件組成

1.收件人

在填寫(xiě)郵件的收件人時(shí)要做到分清主次，不要把所有需要接受郵件的人全部放到收件人一欄浑彰。在下圖中可以看到在收件人下面還有抄送一欄恭理，絕大部分的郵箱都有這一個(gè)選項(xiàng)。在確定需要確定的接收郵件的人員時(shí)郭变，我們需要首先確定這封郵件的回應(yīng)方和知曉方颜价。回應(yīng)方是需要對(duì)這封郵件進(jìn)行回復(fù)或者必須了解這封郵件內(nèi)容的人诉濒。知曉方是需要知曉這封郵件的狀態(tài)或大意的人周伦，不需要對(duì)回復(fù)這封郵件。

收件人一欄填寫(xiě)回應(yīng)方未荒，抄送一欄填寫(xiě)知曉方

收件人

2.主題

主題用以概括這封郵件的大意专挪，主題應(yīng)該簡(jiǎn)短明確，字?jǐn)?shù)不應(yīng)超過(guò)十個(gè)字。下圖的主題就不是很得體寨腔，不能很好讓人一下明白郵件的意圖速侈。

不恰當(dāng)?shù)闹黝}

下圖的郵件主題言簡(jiǎn)意賅，首先讓人知道是有關(guān)商務(wù)郵件格式方面的內(nèi)容迫卢，其次說(shuō)明了其是一個(gè)指南倚搬，不是培訓(xùn)也不是講座。

恰當(dāng)?shù)闹黝}

3.問(wèn)候

在書(shū)寫(xiě)郵件的正文時(shí)乾蛤，要對(duì)收件人表示禮貌與尊敬每界，應(yīng)首先在開(kāi)頭書(shū)寫(xiě)適當(dāng)?shù)膯?wèn)候語(yǔ)，這里推薦下面兩種：

• Dear Mr/Mrs/Miss/ALL
• Hi Mr/Mrs/Miss/ALL

Dear表示 ‘您好’家卖，更加的禮貌眨层，如果第一次發(fā)件與收件人或者發(fā)件給自己的上司，最好使用Dear Mr/Mrs/Miss xx的問(wèn)候語(yǔ)上荡。HI 表示 ‘你好’趴樱，語(yǔ)氣較Dear略差，適合熟識(shí)的同事之間使用榛臼。

4.正文

一封郵件的正文是郵件的主體與核心伊佃，寫(xiě)的好的正文可以讓閱讀郵件的人快速明白意圖，而措辭不當(dāng)?shù)泥]件不僅會(huì)讓閱讀郵件的人抓不到核心思想沛善，還會(huì)造成很多負(fù)面影響航揉，在書(shū)寫(xiě)一封郵件的正文時(shí)要注意下面幾點(diǎn)：

• 善用短句
  短句的語(yǔ)義簡(jiǎn)單，易于閱件人理解金刁，能夠避免歧義帅涂。在郵件中要盡量使用10字左右的短句，避免使用超過(guò)20字的長(zhǎng)句子尤蛮，不推薦使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜媳友，長(zhǎng)度很長(zhǎng)的句子。
• 勤用列表
  列表結(jié)構(gòu)清晰明確产捞，閱件人可以快速的捋清邏輯關(guān)系醇锚，而大量文字堆砌的段落，不僅視覺(jué)上不干凈利落坯临，閱讀起來(lái)也不如列表邏輯清晰焊唬。比如下圖的例子，使用四個(gè)無(wú)序列表分割正文看靠，只需瀏覽一下列表就可以知道正文大致的內(nèi)容赶促，再閱讀列表下面的段落獲取進(jìn)一步的詳細(xì)信息。

勤用列表

• 插入適宜的表格和圖片
  插入適當(dāng)?shù)谋砀窈蛨D片輔助表達(dá)挟炬，能夠取到事半功倍的效果鸥滨。但是要避免加入顏文字等非正式元素嗦哆，因?yàn)檫@些輕松搞笑的圖片會(huì)影響商務(wù)郵件的正式性和嚴(yán)肅性。比如婿滓，下圖所示的郵件是由一個(gè)表格組成老速，條理清晰，相比用大段的文字描述凸主，就要高明許多烁峭。

插入適宜的表格和圖片

• 重要信息提示
  使用不同字號(hào)、不同顏色的字體對(duì)郵件中的重要的信息特別標(biāo)注秕铛，但在一封郵件中標(biāo)注的重要信息不宜超過(guò)3處。比如缩挑，下面的例子中但两，就對(duì)郵件中需要特別注意的事項(xiàng)使用了不同字體、不同字號(hào)的字標(biāo)注供置，引起閱件人的注意與重視谨湘。

重要信息提示

• 無(wú)錯(cuò)字
  郵件中要避免錯(cuò)別字和拼寫(xiě)錯(cuò)誤。郵件中的這些看似無(wú)關(guān)痛癢的細(xì)節(jié)如果不加注意芥丧，會(huì)給閱件人一種不重視紧阔、不細(xì)心的印象，如果是重要的合作人或直屬上司续担，會(huì)造成非常不好的影響擅耽。在書(shū)寫(xiě)完一封郵件時(shí)一定要仔細(xì)檢查，確認(rèn)沒(méi)有錯(cuò)別字和拼寫(xiě)錯(cuò)誤再發(fā)送物遇。
• 避免個(gè)人情感
  在郵件中避免個(gè)人情感因素乖仇，對(duì)事不對(duì)人，不要把郵件當(dāng)作發(fā)泄不滿的工具询兴，如果當(dāng)面不適合說(shuō)的內(nèi)容乃沙，不建議在郵件中說(shuō)。
• 避免補(bǔ)充
  一次把需要說(shuō)明的內(nèi)容交代完全诗舰，避免多次發(fā)郵件補(bǔ)充內(nèi)容警儒。假如你經(jīng)常收到同事下圖中一樣的郵件，那么這點(diǎn)的重要性可能不言而喻眶根。

避免補(bǔ)充

5.結(jié)束語(yǔ)

學(xué)了前面這些蜀铲，我想你已經(jīng)可以寫(xiě)出一封漂亮得體的商務(wù)郵件了，但是有了好的開(kāi)頭汛闸，更要有一個(gè)好的結(jié)尾蝙茶，在郵件的末尾，我們也需要一些標(biāo)注或者祝福诸老，筆者推薦下面兩種格式：

• Best Regard
• Wish

CinderellaM
一名熱愛(ài)讀書(shū)隆夯、熱愛(ài)思考的程序員钳恕。
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