4 組織過程優(yōu)化及知識(shí)管理

組 織機(jī)制確定后，應(yīng)建立適合于組織行業(yè)類型的流程和制度裤唠。IT組織應(yīng)開發(fā)和維護(hù)一組便于使用的軟件過程財(cái)富扁瓢，這些財(cái)富改進(jìn)橫跨各項(xiàng)目的過程性能阿浓，并為組織積 累性的長(zhǎng)期得益打下基礎(chǔ)。它包括兩部分(如下圖所示)：一是制定和維護(hù)組織的標(biāo)準(zhǔn)軟件過程默刚，各項(xiàng)目組可以根據(jù)組織標(biāo)準(zhǔn)過程進(jìn)行裁剪甥郑，按照實(shí)際情況建立項(xiàng)目 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二是組織軟件過程文檔庫和數(shù)據(jù)庫荤西，它來源各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)和文檔澜搅，同時(shí)，各項(xiàng)目也可以根據(jù)歷史積累的數(shù)據(jù)作為項(xiàng)目的參考和估計(jì)邪锌。

許多公司經(jīng)過多年的針對(duì)開發(fā)勉躺、實(shí)施、服務(wù)的管理體系的建設(shè)觅丰，有的已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量管理體系饵溅，也有的通過了軟件開發(fā) 能力成熟度模型CMM的某一級(jí)認(rèn)證，圍繞ISO體系或CMM還建立了配套的相關(guān)業(yè)務(wù)流程妇萄、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范蜕企、項(xiàng)目相關(guān)激勵(lì)考核等各項(xiàng)制度，在建立項(xiàng)目規(guī)程時(shí)可 以考慮和原有制度的整合冠句。

4.1 項(xiàng)目管理中過程管理優(yōu)化

4.1.1 按照項(xiàng)目管理的方法建立組織級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)WBS分解

WBS（工作任務(wù)分解）是項(xiàng)目管理的一種重要方法轻掩，它是以結(jié)果為導(dǎo)向的分析方法，用于分析項(xiàng)目所涉工作懦底，所有這些工作構(gòu)成了整個(gè)范圍唇牧。它是計(jì)劃和管理項(xiàng) 目的進(jìn)度、成本和變更的基礎(chǔ)聚唐。WBS常常表示為一個(gè)任務(wù)導(dǎo)向的活動(dòng)家庭圖丐重。通常是圍繞項(xiàng)目產(chǎn)品或項(xiàng)目階段展開的。它有點(diǎn)像組織結(jié)構(gòu)圖拱层，人們可能通過它看到 整個(gè)項(xiàng)目圖景以及每一個(gè)主要的組成部分弥臼。它按照階段宴咧、活動(dòng)根灯、任務(wù)的層次進(jìn)行層層分解。

如我們西部世紀(jì)軟件公司的實(shí)際作法是：在高層領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目過程改進(jìn)組負(fù)責(zé)按公司的主要過程建立標(biāo)準(zhǔn)的WBS，分為8大過程階段和1個(gè)公共部分烙肺。8大過程部分包括：銷售纳猪、啟動(dòng)、需求桃笙、開發(fā)氏堤、測(cè)試、實(shí)施搏明、驗(yàn)收鼠锈、客戶服務(wù)，公共部分主要包括貫穿項(xiàng)目始終的重要管理活動(dòng)：需求管理星著、項(xiàng)目計(jì)劃與跟蹤购笆、質(zhì)量保證、配置管理虚循、評(píng)審同欠、風(fēng)險(xiǎn)管理等。如圖所示：

按 照上述活動(dòng)討論形成8張WBS責(zé)任矩陣表和1張公共活動(dòng)責(zé)任矩陣表横缔。每個(gè)WBS責(zé)任矩陣包括階段铺遂、階段活動(dòng)、任務(wù)茎刚、責(zé)任人襟锐、協(xié)助人。在責(zé)任矩陣表中斗蒋，特別 要注意明確項(xiàng)目的里程碑和客戶需要參與的工作捌斧。如下圖，以需求分析的WBS為例泉沾，協(xié)助人一欄中指出客戶需要參與的工作捞蚂，黃色一行為此階段的里程碑。

各個(gè)項(xiàng)目可依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)的WBS進(jìn)行裁剪和細(xì)化跷究，對(duì)各項(xiàng)目制訂計(jì)劃時(shí)姓迅，形成了有力的指導(dǎo)。各項(xiàng)目制訂WBS時(shí)俊马，把客戶也作為責(zé)任角色矩陣中的相關(guān)人丁存，明確客戶的職責(zé)，并請(qǐng)客戶共同評(píng)審WBS柴我，作為項(xiàng)目的工作范圍解寝、進(jìn)度、成本變更的基礎(chǔ)艘儒。

4.1.2 在WBS分解的基礎(chǔ)上建立全過程的作業(yè)指導(dǎo)書

與8大過程階段及公共活動(dòng)相對(duì)應(yīng)聋伦，公司共編制39個(gè)任務(wù)指導(dǎo)書夫偶。作業(yè)指導(dǎo)書指出了WBS最底層的每一項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該由誰做，如何做觉增，達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)兵拢，有利 于每一個(gè)員工按照統(tǒng)一的規(guī)范和要求進(jìn)行工作，并在作業(yè)指導(dǎo)書中給出相應(yīng)工作的表單逾礁、模板和案例说铃。既使是新入職員工在學(xué)習(xí)公司的標(biāo)準(zhǔn)流程后都知道各項(xiàng)工作該 如何來做。

將整個(gè)公司的所有工作都編制成高質(zhì)量的詳細(xì)的作業(yè)指導(dǎo)書是必要的嘹履，但工作量也是很大的腻扇，如何編制好作業(yè)指導(dǎo)書？

1） 必須從機(jī)制上保證砾嫉，前面也提到衙解，一定建立要在高層領(lǐng)導(dǎo)下的跨部門的過程改進(jìn)組，對(duì)體系的改進(jìn)持續(xù)負(fù)責(zé)焰枢；

2） 可采用和CMM結(jié)合的方式蚓峦，建立各階段的作業(yè)指導(dǎo)書。按對(duì)組織影響的重要程度先后次序?qū)⑺行杞?biāo)準(zhǔn)的過程劃分為幾個(gè)級(jí)別济锄，分批編制這些作業(yè)指導(dǎo)書暑椰，同時(shí)，對(duì)于一些關(guān)鍵過程域可采用CMM的思想荐绝，如CMM提出的過程域目標(biāo)和關(guān)鍵實(shí)踐一汽；

3） 有了這些相關(guān)制度體系之后，項(xiàng)目監(jiān)控管理低滩、技術(shù)管理就有了“法律”上的依據(jù)召夹。這些“法律”在應(yīng)用于實(shí)際的開發(fā)、實(shí)施恕沫、服務(wù)的管理工作中监憎，指導(dǎo)項(xiàng)目的進(jìn)行， 并接受有效性檢驗(yàn)婶溯。檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)就是能否真正提高開發(fā)鲸阔、實(shí)施、服務(wù)的質(zhì)量迄委、效率（進(jìn)度與成本）褐筛，使項(xiàng)目不僅對(duì)客戶而且對(duì)項(xiàng)目成員、公司領(lǐng)導(dǎo)都達(dá)到一個(gè)較好的 滿意度叙身。對(duì)于經(jīng)過檢驗(yàn)無法達(dá)到上述效果的部分渔扎，我們要進(jìn)行持續(xù)的發(fā)現(xiàn)、完善信轿、再實(shí)踐晃痴、再檢驗(yàn)妓忍、再發(fā)現(xiàn)、再完善愧旦。

4.2 量化管理，數(shù)據(jù)積累優(yōu)化

軟件項(xiàng)目管理中定罢，涉及到需要量化管理的領(lǐng)域非常多笤虫，從事前管理 和事后管理的角度來分祖凫，可以分為估算和度量?jī)纱箢愒馐９浪闶且詫?shí)際統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料為基礎(chǔ)权埠，根據(jù)事物的聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律，間接地估算和預(yù)計(jì)有關(guān)事物的數(shù)量關(guān)系和 變化前景转捕。而度量則是依據(jù)特定的標(biāo)準(zhǔn)，衡量當(dāng)前的事物與標(biāo)準(zhǔn)之間的差異。

4.2.1 項(xiàng)目估算

項(xiàng)目管理范圍中，有如下階段需要應(yīng)用估算技術(shù)：

1）項(xiàng)目范圍估算

對(duì)項(xiàng)目預(yù)期的范圍進(jìn)行評(píng)估是項(xiàng)目的基礎(chǔ)渔彰，范圍估算失誤將給項(xiàng)目帶來不可挽回的損失宝惰。

2）項(xiàng)目成本估算 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章淤堵，深入探討。

成本估算估計(jì)完成項(xiàng)目各活動(dòng)所需每種資源成本的近似值，成本預(yù)算的過程是把估算的總成本分配到各個(gè)工作細(xì)目统台，建立基準(zhǔn)成本以衡量項(xiàng)目執(zhí)行情況》纫兀可見成本估算的準(zhǔn)確性直接決定成本的預(yù)算情況贱勃。

3）項(xiàng)目進(jìn)度估算

項(xiàng)目管理的關(guān)鍵要素之一就是時(shí)間管理，也即進(jìn)度控制谤逼。準(zhǔn)確地估算對(duì)制定項(xiàng)目計(jì)劃贵扰、監(jiān)督項(xiàng)目執(zhí)行都有重要的意義。

4）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)估算

對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不到流部，或?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)可能造成的影響估計(jì)不足都可能導(dǎo)致項(xiàng)目失敗戚绕，因此對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的量化估算更是至關(guān)重要。

4.2.2 項(xiàng)目度量

定義項(xiàng)目枝冀、制定項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候需要進(jìn)行項(xiàng)目估算舞丛，而項(xiàng)目執(zhí)行過程中的跟蹤監(jiān)督過程則離不開度量。良好的項(xiàng)目管理主要針對(duì)項(xiàng)目要素進(jìn)行跟蹤度量果漾，通過分析度量數(shù)字就可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問題球切，從而有針對(duì)性地制定解決方案。通常需要度量的項(xiàng)目要素包括：

1）項(xiàng)目進(jìn)度度量

對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行定期的跟蹤度量绒障，及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前進(jìn)度與計(jì)劃的偏差吨凑，可以及時(shí)采取措施，及時(shí)趕工或調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃。

2）缺陷度量

項(xiàng)目的成敗直接取決于客戶滿意度鸵钝，客戶滿意度是個(gè)難以量化的指標(biāo)糙臼，而項(xiàng)目成果——產(chǎn)品的缺陷密度直接影響著客戶的滿意程度。度量產(chǎn)品的缺陷密度恩商，可以有效地了解項(xiàng)目完成的質(zhì)量变逃。

3）項(xiàng)目工作量度量

工作量是衡量項(xiàng)目成本、人員工作情況的基礎(chǔ)怠堪，準(zhǔn)確地度量出項(xiàng)目真實(shí)的工作量揽乱，既可以掌握當(dāng)前項(xiàng)目的情況，對(duì)于今后估算其它項(xiàng)目數(shù)據(jù)也有重要意義研叫。

4）人員生產(chǎn)率度量

人力資源是項(xiàng)目中最為重要的資源，掌握人員的生產(chǎn)能力對(duì)于項(xiàng)目管理中人員管理璧针、資源管理都有重要的參考價(jià)值嚷炉。

5）需求變更率

軟件項(xiàng)目中，需求量直接決定項(xiàng)目的范圍和工作量探橱。

4.2.3 建立公司級(jí)項(xiàng)目質(zhì)量目標(biāo)控制域

通過度量申屹，持續(xù)有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)積累，可以制訂各種數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制域隧膏，并以此作為項(xiàng)目估算的基礎(chǔ)哗讥，如下圖所示：建立公司級(jí)別的各種項(xiàng)目重要指標(biāo)的控制上、下限胞枕。

進(jìn)一步杆煞，可以按過程階段對(duì)重要指標(biāo)進(jìn)行細(xì)分，制訂上腐泻、下限决乎，以進(jìn)度變化率要求為例：

這樣可以實(shí)現(xiàn)軟件項(xiàng)目的量化管理，并可逐步實(shí)現(xiàn)軟件項(xiàng)目及工作人員的量化考核派桩。

5 運(yùn)用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)來進(jìn)行項(xiàng)目管理

為了加強(qiáng)項(xiàng)目執(zhí)行過程中對(duì)所有項(xiàng)目的成本构诚、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)铆惑、收益等要素進(jìn)行嚴(yán)格的動(dòng)態(tài)監(jiān)控范嘱，有效分配組織的有限資源，提高項(xiàng)目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性员魏、及時(shí)性丑蛤，以保證 項(xiàng)目獲得最大的收益。因此撕阎，公司在合適的時(shí)候盏阶，有必要考慮選用項(xiàng)目管理系統(tǒng)來管理公司的項(xiàng)目，以提高公司項(xiàng)目管理的效率和質(zhì)量闻书。