“優(yōu)秀的寫(xiě)手都懂得如何與人溝通。他們使事情變得易于理解欧宜，他們善于換位思考坐榆，懂得抓重點(diǎn)、砍枝節(jié)冗茸，這些都是合格的應(yīng)聘者身上應(yīng)該具備的特點(diǎn)席镀。”
盡管這個(gè)出自倡導(dǎo)創(chuàng)新商業(yè)思維的暢銷(xiāo)書(shū)《重來(lái)》的段子早已被中外網(wǎng)文引用了千百遍夏漱，我還是要拎它出來(lái)晃一晃豪诲。而且，晃完之后還要告訴你挂绰，想了解一個(gè)人會(huì)不會(huì)換位思考屎篱，不用看Ta的長(zhǎng)篇大作，也不用讓Ta到你跟前奮筆疾書(shū)扮授，只要瞄一眼Ta發(fā)過(guò)來(lái)的電子郵件標(biāo)題，你就可以心中有數(shù)了专肪。
郵件標(biāo)題竟有這般奇效刹勃？確實(shí)不假。有一次嚎尤，我需要做一個(gè)項(xiàng)目調(diào)查公司內(nèi)26個(gè)二級(jí)辦事處的租賃情況荔仁，于是發(fā)郵件給這些辦事處的相關(guān)經(jīng)辦人。我的郵件標(biāo)題是這樣寫(xiě)的：
請(qǐng)配合- 全國(guó)二級(jí)辦事處租賃信息收集
在收到的26封回復(fù)郵件中芽死，有幾封的標(biāo)題與眾不同乏梁，它們是這樣子的：
請(qǐng)配合- 全國(guó)二級(jí)辦事處租賃信息收集- 重慶
請(qǐng)配合- 全國(guó)二級(jí)辦事處租賃信息收集- 哈爾濱
標(biāo)題的細(xì)微差別讓我覺(jué)得很貼心。由于我平時(shí)與這些回復(fù)者中的大部分人接觸不多关贵，光從他們的電子郵件地址難以分辨是哪個(gè)城市的辦事處發(fā)來(lái)的回復(fù)遇骑。在郵件標(biāo)題上標(biāo)明城市名稱(chēng)，不但讓我快速識(shí)別此郵件的來(lái)源揖曾，在統(tǒng)計(jì)回復(fù)情況時(shí)也方便很多落萎。
對(duì)于這種在細(xì)節(jié)中為對(duì)方考慮亥啦，主動(dòng)把信息進(jìn)行精細(xì)化處理的做事方式，不少職場(chǎng)勵(lì)志帖子稱(chēng)之為“專(zhuān)業(yè)”练链。我覺(jué)得“專(zhuān)業(yè)”一詞也太濫用了些翔脱，大包大攬大小通吃，反而讓不懂門(mén)道的人搞不清“專(zhuān)業(yè)”的具體含義媒鼓。其實(shí)届吁，這種行事方式就是一種懂得“換位思考”的表現(xiàn)。正如上面提到的《重來(lái)》金句所說(shuō)绿鸣，能寫(xiě)的人善于換位思考疚沐，懂得與人溝通，而不是把他們籠統(tǒng)地描述為“做事夠?qū)I(yè)”枚驻。
“換位思考”之于為人處世濒旦、工作生活的重要性已無(wú)需我多言。日常工作之中再登，那些讓你一看便知道寫(xiě)郵件之人不懂換位思考尔邓、不擅書(shū)面溝通的郵件標(biāo)題比比皆是。在上周三開(kāi)這第一講時(shí)锉矢，我便在微博上抖了一批出來(lái)梯嗽。這些反面教材，都是我在平時(shí)的工作中收集而來(lái)的沽损。
有的標(biāo)題短的令人匪夷所思 ——
- hi
- help
- Tinny簡(jiǎn)歷
有同學(xué)說(shuō)灯节，這樣的標(biāo)題，咋一看绵估，還以為是垃圾郵件炎疆。
有的標(biāo)題長(zhǎng)得令人無(wú)力吐槽的 ——
- dear Candice 我已經(jīng)跟XXX電話溝通，請(qǐng)XXX重新審批XXX公司XX辦事處2014年Q4的房租和物業(yè)費(fèi)国裳，請(qǐng)將她的簽字掃描件給我形入，添麻煩了！祝福您缝左！
- 緊急亿遂！dear XXX, 關(guān)于XX辦事處的房租付款申請(qǐng)，請(qǐng)審批附件渺杉，詳情如下蛇数，謝謝您！
- RE Re RE Re Re RE Re RE Re RE Re RE 電腦故障
頭兩個(gè)啰嗦冗長(zhǎng)的郵件標(biāo)題霸道地橫在Inbox里面是越，看得人心煩耳舅。后面那個(gè)連續(xù)12個(gè)RE的標(biāo)題，顯然是頻繁地用郵件對(duì)答“電腦故障”這件破事倚评。難道發(fā)件人不知道除了郵件之外挽放，還有其他更快更有效的溝通方式嗎绍赛？而且這個(gè)向IT求助的發(fā)件人還把這堆郵件一個(gè)不落地抄送我，暈辑畦！
還有的標(biāo)題讓人嚇一跳吗蚌，打開(kāi)里面的內(nèi)容一看卻不是那么回事——
- 批量理賠不予立案通知書(shū)（MsYe注：這是保險(xiǎn)公司發(fā)給我的，原因是我有幾份醫(yī)療保險(xiǎn)的理賠單里沒(méi)有附上藥品清單纯出，因此被保險(xiǎn)公司退回蚯妇。）
- 整理26個(gè)辦事處的合同！（MsYe注：這是某同事與另一個(gè)同事磋商如何整理合同的郵件）
- 2014年3月26日XX大廈電梯年度檢查通告（MsYe注：這是行政部群發(fā)給員工的暂筝，告訴大家當(dāng)天該辦公樓的電梯不能如常運(yùn)行箩言，將分批投入使用。）
這些文不對(duì)題的郵件焕襟，輕則讓收件人懶得打開(kāi)陨收，重則讓收件人產(chǎn)生誤會(huì)。比如第二個(gè)《整理26個(gè)辦事處合同鸵赖！》务漩，看那架勢(shì)還以為發(fā)件人命令收件人干活，其實(shí)發(fā)件人在征求收件人的意見(jiàn)它褪。
從上面的例子可以看出饵骨，郵件標(biāo)題確實(shí)能反映一個(gè)人的換位思考能力。那么茫打，怎樣才能寫(xiě)出像模像樣居触、有型有范的郵件標(biāo)題呢？
首先老赤，你需要知道郵件標(biāo)題的作用是什么轮洋。
郵件標(biāo)題的根本作用在于快速地讓收件人知道：這封郵件與Ta有什么關(guān)系。通過(guò)郵件標(biāo)題提供的信息抬旺，收件人迅速地判斷如何處理這封郵件弊予，無(wú)外乎下面三種方式中之一：
1）馬上打開(kāi)閱讀；
2）先擱著嚷狞，有空再讀块促；
3）不管它荣堰，懶得讀床未；
其次，你需要知道郵件標(biāo)題對(duì)你的工作產(chǎn)生什么影響振坚。
上周三晚的微博課上薇搁，有很多同學(xué)說(shuō)：“看到糟糕的郵件標(biāo)題根本不想打開(kāi)，即便打開(kāi)了也沒(méi)耐心讀下去渡八】醒螅”顯然传货，標(biāo)題的失利就是郵件的失效。郵件作為一種溝通工具宏娄，它的第一使命就是準(zhǔn)確到位地傳遞信息问裕。要是你發(fā)的郵件讓對(duì)方毫無(wú)閱讀興趣，那么這次溝通就宣告失敗孵坚。你不得不苦思冥想粮宛，四處求助，才能把事情搞定卖宠。本來(lái)一封郵件就可以辦妥的事情卻要多費(fèi)周折巍杈，難怪那些不擅長(zhǎng)寫(xiě)郵件的人動(dòng)不動(dòng)就喊工作壓力大。
最后扛伍，你需要知道郵件標(biāo)題的正確書(shū)寫(xiě)方式筷畦。
郵件標(biāo)題有三個(gè)主要特點(diǎn)：1.內(nèi)容簡(jiǎn)短；2.重點(diǎn)突出刺洒；3.訴求清晰鳖宾。具有這三個(gè)特點(diǎn)的標(biāo)題，可以讓收件人一看便知這封郵件所為何事作媚，需要Ta做些什么攘滩。因此，郵件標(biāo)題不是隨意安給郵件的抬頭纸泡，而是統(tǒng)領(lǐng)郵件全文的關(guān)鍵詞漂问。對(duì)郵件標(biāo)題的選取，就是對(duì)郵件內(nèi)容的提煉女揭。
根據(jù)郵件的目的蚤假，標(biāo)題模式可分為以下四類(lèi)：
一，該郵件僅供對(duì)方知悉或參考吧兔，對(duì)方無(wú)需回復(fù)磷仰。
FYI - XXX （For Your Information即“請(qǐng)知悉”，XXX是郵件內(nèi)容的關(guān)鍵詞）
FYR - XXX ( For Your Reference即“請(qǐng)參考”）
二境蔼，該郵件需要對(duì)方的意見(jiàn)或參與灶平，希望對(duì)方盡快回復(fù)。
Pls comment - XXX （即“請(qǐng)?zhí)釋氋F意見(jiàn)”）
Call for your input to XXX ( 即“請(qǐng)輸入某些信息”）
三箍土、該郵件需要對(duì)方采取行動(dòng)逢享，希望對(duì)方盡快配合。
[Action Required] Please XXX （即“請(qǐng)配合采取什么行動(dòng)”）
[Urgent] Pls respond by XXX （即“事情緊急吴藻，請(qǐng)?jiān)谀硶r(shí)刻前回復(fù)”）
四瞒爬、該郵件的性質(zhì)特殊，需要對(duì)方額外注意。
[Important] XXX （即“重要事項(xiàng)”）
[Confidential] XXX （即“保密事項(xiàng)”）
[Update] XXX （即“最新消息”）
好了侧但，郵件標(biāo)題就講到這里矢空，本周三晚上我們來(lái)聊聊一種令人尷尬的情況——對(duì)方不回復(fù)你的郵件≠骱幔看過(guò)《商務(wù)寫(xiě)作要領(lǐng)第一講：為什么發(fā)出的郵件不受重視遵馆？》的同學(xué)可能會(huì)說(shuō)摆屯，這個(gè)問(wèn)題不是已經(jīng)說(shuō)過(guò)了嗎孵构？對(duì)方不回復(fù)就立即用其他方式聯(lián)系Ta，要么打電話绢彤，要么發(fā)微信啥的。沒(méi)錯(cuò)，但你可曾經(jīng)歷過(guò)某些特殊的情景或關(guān)系，就算你知道對(duì)方的電話或微信挣磨，也不可以直接打電話或發(fā)微信詢(xún)問(wèn)對(duì)方廊宪。這是一種怎樣的情況矾瘾，該怎么辦，我們周三晚再討論吧箭启。
