郵件寫(xiě)作舞丛，因?yàn)猷]件是職場(chǎng)中寫(xiě)得最頻繁刁岸，也是最受忽略的脏里，而它的質(zhì)量提升空間非常大，我要幫你升級(jí)為高段位的郵件作者虹曙。

用我的套路迫横，你能在短短10分鐘內(nèi)，寫(xiě)出一封戰(zhàn)勝80%同行的郵件酝碳。

下面我把郵件拆解開(kāi)矾踱，從標(biāo)題、開(kāi)頭疏哗、正文呛讲、訴求和結(jié)尾這幾方面，分別闡述返奉。

標(biāo)題

用“呼喚你”和“愉悅你”的標(biāo)題

首先是標(biāo)題贝搁，好的標(biāo)題要達(dá)到呼喚你，愉悅你的效果芽偏。

比如這個(gè)標(biāo)題：

《12月3日的培訓(xùn)課程》

這種框架式標(biāo)題雷逆，無(wú)法呼喚到對(duì)方。他12月3日要是已經(jīng)有別的工作安排了哮针，根本不會(huì)看郵件。

不如改為：

《12月3日——學(xué)習(xí)成為有效溝通者》

這個(gè)標(biāo)題更好，對(duì)方哪怕很忙十厢，但凡他對(duì)這個(gè)話題感興趣等太，他也會(huì)仔細(xì)看郵件蛮放，時(shí)間都是可以擠出來(lái)的嘛包颁。

再看這個(gè)例子瞻想，如果標(biāo)題是：

《5月12日會(huì)議紀(jì)要》

這屬于領(lǐng)導(dǎo)可看可不看的郵件，不如改為：

《5月12日會(huì)后行動(dòng)方案娩嚼，請(qǐng)批示》

這樣寫(xiě)的話蘑险，你不再是一個(gè)只會(huì)做記錄的秘書(shū)，你已經(jīng)向前邁出一步岳悟，做出了行動(dòng)方案佃迄。

看這個(gè)例子：

《Re:Re:Re:Re:部門(mén)會(huì)議的籌備》

這種前面有很多Re:Re:Re:的郵件標(biāo)題你發(fā)過(guò)沒(méi)有？已經(jīng)討論過(guò)很多輪的郵件贵少，討論話題有進(jìn)一步的聚焦呵俏。

所以，你可以保留最后一個(gè)Re:便于以后查找滔灶，然后在前面做個(gè)正標(biāo)題普碎，就是這一輪的話題，中間用分號(hào)隔開(kāi)录平。

不如改為：

《年度明星員工麻车；Re:部門(mén)會(huì)議的籌備》

分號(hào)前后兩個(gè)部分位置可以互調(diào)。

這就是標(biāo)題的寫(xiě)法萄涯。

開(kāi)頭三句要有溫度绪氛、有重點(diǎn)

接下來(lái)，郵件要寫(xiě)開(kāi)頭了涝影。

將寫(xiě)作目的放在開(kāi)篇的前三句話中枣察，?因?yàn)猷]件的那第四句話，已經(jīng)不算開(kāi)頭了燃逻。

根據(jù)我在不同企業(yè)收集到的郵件樣本序目，我發(fā)現(xiàn)，開(kāi)篇的問(wèn)題往往不在于沒(méi)有開(kāi)門(mén)見(jiàn)山伯襟，而是千篇一律的機(jī)器語(yǔ)言風(fēng)格猿涨。

溝通是需要暖場(chǎng)的，不要讓讀者每次都覺(jué)得他在和一臺(tái)機(jī)器溝通姆怪。尤其是那些今生和你只有郵件緣分叛赚，沒(méi)有見(jiàn)面緣分的讀者澡绩。?

請(qǐng)?jiān)陂_(kāi)頭用一句話寫(xiě)出你的個(gè)性，寫(xiě)出你的感性智慧俺附。

我記得休完產(chǎn)假回來(lái)上班后肥卡，收到的第一封郵件，是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)的事镣，第一句話寫(xiě)的是：

“祝賀你升級(jí)為媽媽步鉴，照片上的小寶寶快樂(lè)而健康。歡迎你回到我們的隊(duì)伍璃哟》兆粒”

我心里暖融融的。

后來(lái)我每封郵件的開(kāi)頭構(gòu)思随闪，花的時(shí)間最久阳似。我提供一些版本供你參考：

嘿，剛剛的發(fā)言很精彩蕴掏！ （這句話用在某次的電話會(huì)議之后的郵件開(kāi)頭） 夏天的貴州很舒爽吧障般。 （這句話用在對(duì)方剛剛度假回來(lái)） 我上周的年會(huì)獲益匪淺，終于和你真人見(jiàn)到面啦盛杰。 （這句話用在參加完對(duì)方組織的年會(huì)后）

你看挽荡，都是短短的一句話。然后第二即供、三句馬上進(jìn)入主題定拟。

“我給你發(fā)郵件，是想核實(shí)一下……”

這就是有溫度逗嫡、有重點(diǎn)的郵件開(kāi)頭的寫(xiě)法青自。

正文用“三個(gè)凡是”的格式呈現(xiàn)

開(kāi)頭寫(xiě)完后，正文如何展開(kāi)呢驱证？?jī)?nèi)容和格式分別有要求延窜。

內(nèi)容的要求，就是我們上一講里提到的抹锄，TCS三步構(gòu)思法中的內(nèi)容要求逆瑞，還記得嗎？你要提供所有必需的信息伙单。?

必需获高，不是你想寫(xiě)的，是讀者需要知道的吻育，而且是所有他需要知道的念秧。

這是一個(gè)很高的要求，如果你真的做到了布疼，讀者自然會(huì)產(chǎn)生“雙向溝通”的感覺(jué)——你真懂我摊趾，我要的币狠，你都給了。

當(dāng)你給領(lǐng)導(dǎo)提供某個(gè)商務(wù)餐會(huì)的信息時(shí)砾层，如果你只說(shuō)明時(shí)間总寻、地點(diǎn)，那就不合格梢为。他的所有必需信息，可能是：

他在上一個(gè)活動(dòng)結(jié)束后轰坊，能否趕得上這個(gè)餐會(huì)铸董；

如果要趕，什么方式過(guò)去最快肴沫；

餐會(huì)有沒(méi)有重要嘉賓粟害，是否值得他趕過(guò)去。

你看颤芬，這就是考察你對(duì)他人需求的敏感度和洞察力悲幅。

格式上如何做呢？請(qǐng)遵守“三個(gè)凡是”：

第一個(gè)凡是：凡是能分段就分站蝠。

你的思考以段落為單位汰具。沒(méi)有邏輯是分不出段的。同時(shí)菱魔，也不要一句話一段留荔，這也是沒(méi)有邏輯。

第二個(gè)凡是：凡是能做小標(biāo)題的澜倦，就做聚蝶。

小標(biāo)題是路標(biāo)，降低了讀者的閱讀難度藻治，同時(shí)防止他的閱讀思維不要脫軌碘勉。

做小標(biāo)題時(shí)，記得結(jié)構(gòu)平行桩卵。我來(lái)給你舉一組不合格的小標(biāo)題：

現(xiàn)行的合同條款 協(xié)商新條款 誰(shuí)簽署合同

這三個(gè)小標(biāo)題結(jié)構(gòu)不平行验靡，第一個(gè)是名詞短語(yǔ)，第二個(gè)是動(dòng)賓短語(yǔ)吸占，第三個(gè)是句子晴叨。

怎樣改呢？改成結(jié)構(gòu)平行的短語(yǔ)矾屯。同時(shí)兼蕊，我給你兩個(gè)小竅門(mén)：

第一個(gè)竅門(mén)是，?小標(biāo)題最好做成動(dòng)賓短語(yǔ)件蚕，動(dòng)賓結(jié)構(gòu)是人類語(yǔ)言中最有影響力孙技、最有號(hào)召力的結(jié)構(gòu)产禾。

歷史上留下印記的語(yǔ)言，都是動(dòng)賓牵啦。比如同盟會(huì)的“驅(qū)除韃虜亚情，恢復(fù)中華，創(chuàng)立民國(guó)哈雏，平均地權(quán)”楞件，迪士尼的“制造奇跡”等。

所以剛剛那三個(gè)小標(biāo)題可以改為：

回顧先行條款 協(xié)商新條款 確定簽署人

第二個(gè)小竅門(mén)是裳瘪，?如果你要顯得很正式土浸，那么遇到兩個(gè)字的動(dòng)詞，可以只保留一個(gè)字彭羹，力透紙背黄伊，更有氣勢(shì)。

比如：

“調(diào)整結(jié)構(gòu)”派殷，寫(xiě)成“調(diào)結(jié)構(gòu)”还最； “夯實(shí)基礎(chǔ)”，寫(xiě)成“夯基礎(chǔ)”毡惜； “振興集鎮(zhèn)”拓轻，寫(xiě)成“興集鎮(zhèn)”。

第三個(gè)凡是经伙，凡是能列清單圖表的悦即，就列。

清單圖表不僅對(duì)方容易閱讀橱乱，還能幫作者隱藏掉啰嗦的詞辜梳。所謂“一圖勝千文”，就是這個(gè)意思泳叠。

三個(gè)凡是不僅為文字創(chuàng)造出“留白”作瞄，讀者的眼睛需要休息，給他喘口氣危纫；而且宗挥，把你結(jié)構(gòu)化的思維，視覺(jué)化給讀者看到种蝶，讀者表示很滿意契耿。

擅于使用三個(gè)凡是的作者，不需要借助下劃線或粗黑體螃征，就能將所要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容得以強(qiáng)調(diào)搪桂，這就是優(yōu)雅的寫(xiě)作。

如果你一定要使用下劃線或粗黑體，也不要同時(shí)一起使用踢械，否則顯得過(guò)于絕望酗电，像是沖讀者大喊。

最后内列，給你參考一份美國(guó)政府的公文撵术。這是1976年和1977年的美國(guó)聯(lián)邦稅表的填表說(shuō)明。孰優(yōu)孰劣话瞧，一看就知道了吧嫩与。

當(dāng)讀者能輕輕松松找到他想讀到的內(nèi)容時(shí)，他更容易按照你寫(xiě)的去做交排。

這就是郵件正文的寫(xiě)法：內(nèi)容上蕴纳，提供“所有必需信息”；格式上个粱，做到“三個(gè)凡是”。

立場(chǎng)要清晰翻翩，語(yǔ)氣要尊重

接下來(lái)都许，是訴求部分。高質(zhì)量的訴求嫂冻，立場(chǎng)是清晰的胶征，而語(yǔ)氣是尊重的。

對(duì)比一下：

第一種寫(xiě)法： 請(qǐng)各位按時(shí)遞交表格桨仿，否則劉總會(huì)責(zé)備睛低。 第二種寫(xiě)法： 我期待在下午4點(diǎn)之前收到您的表格，尤其是王力和李譚譚二位服傍。如果您實(shí)在忙不過(guò)來(lái)钱雷，請(qǐng)?zhí)崆案嬷摇Ｎ視?huì)在3:00-3:30時(shí)段電話您吹零，給予協(xié)助罩抗。

第一種寫(xiě)法，不僅立場(chǎng)沒(méi)寫(xiě)清楚灿椅，連具體幾點(diǎn)鐘要都沒(méi)標(biāo)明套蒂，語(yǔ)氣還強(qiáng)硬——“我告訴你，你小子別害我茫蛹〔俚叮”

而第二種寫(xiě)法，時(shí)間點(diǎn)寫(xiě)得清清楚楚婴洼，還將其中的兩個(gè)重要人物一一點(diǎn)名骨坑。同時(shí)，在措詞上柬采，采取了讀者樂(lè)于接受的語(yǔ)氣卡啰。

觀察出他是怎樣寫(xiě)出尊重的語(yǔ)氣來(lái)的嗎静稻？用了兩個(gè)技巧：

第一個(gè)技巧是，把句子拉長(zhǎng)匈辱。?

句子越短振湾，越有力。如果是下行文亡脸，讓下面的人無(wú)條件執(zhí)行押搪，那么可以用短句，比如“望參照?qǐng)?zhí)行”浅碾。

如果是給同級(jí)的人寫(xiě)郵件大州，希望對(duì)方心甘情愿地配合你，請(qǐng)拉長(zhǎng)句子垂谢，一句話甚至可以寫(xiě)成兩句話厦画。

過(guò)去有學(xué)員這么寫(xiě)：“我明天之前需要你的回復(fù)”，我告訴他滥朱，語(yǔ)氣不對(duì)根暑，他立刻在后面加了個(gè)“OK?”這也不行啊，OK太短徙邻。

你可能是在一個(gè)愉悅的早晨排嫌，給對(duì)方寫(xiě)了一個(gè)商量式的“OK?”但你不知道對(duì)方過(guò)了一天什么日子，他可能正滿懷心事地看郵件缰犁。你的“OK”淳地，在他看來(lái)，可能是個(gè)暴風(fēng)驟雨式命令的“OK”帅容。

請(qǐng)記住颇象，訴求這個(gè)部分很敏感，我們前面提到的KISS原則并徘，不適用這個(gè)部分夯到。句子太短，本身就是一種簡(jiǎn)單粗暴饮亏。

第二個(gè)技巧是耍贾，用問(wèn)句把需求寫(xiě)出去。

會(huì)用這種方式溝通的人路幸，越顯得權(quán)力在握荐开，越能影響到對(duì)方。比如简肴，

不寫(xiě)：“我周四下午需要和你約個(gè)電話會(huì)議”晃听， 而寫(xiě)：“請(qǐng)問(wèn)周四下午你有時(shí)間做個(gè)電話會(huì)議嗎？”

溫和而堅(jiān)定地表達(dá)訴求，是自尊度高的人群的特定習(xí)慣能扒。他們會(huì)把它看成一種理所當(dāng)然的職場(chǎng)禮儀佣渴，并對(duì)粗暴的表達(dá)方式產(chǎn)生發(fā)自內(nèi)心的排斥。

積極開(kāi)放的結(jié)尾初斑，引發(fā)真正的行動(dòng)

該寫(xiě)結(jié)尾了辛润。很多人郵件的結(jié)尾寫(xiě)：

如果您有任何問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)和我聯(lián)系见秤。

其實(shí)有更好的寫(xiě)法砂竖。如果對(duì)方對(duì)你很重要，不是他來(lái)找你鹃答，而是你找他乎澄。你應(yīng)該在結(jié)尾處用心，讓你積極主動(dòng)的樣子测摔，被他看見(jiàn)置济。

比如：

我會(huì)每周和您更新這個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程。 周一我會(huì)和您聯(lián)系锋八，看看您是否有其他問(wèn)題我可以協(xié)助解決浙于。

另外，開(kāi)放式結(jié)尾人人都喜歡查库。

比如：

我期待能和您在電話里進(jìn)一步討論。 歡迎您的建議黄琼。 盼探討樊销。

郵件沒(méi)有“把他嘴堵上”這個(gè)功能，所以脏款，積極而開(kāi)放的結(jié)尾是好結(jié)尾围苫，它能讓讀者再一次產(chǎn)生雙向溝通的幻覺(jué)，降低了你和他的信任成本撤师。

本講小結(jié)

那么到這兒剂府，我們的第二講要結(jié)束了。在這一講中剃盾，我教給你如何用套路快速成就一封高段位的郵件腺占。

首先，?你學(xué)會(huì)了用標(biāo)題來(lái)達(dá)到“呼喚你痒谴、愉悅你”的效果衰伯。

接下來(lái)，?你知道了怎樣用有溫度积蔚、有重點(diǎn)的開(kāi)門(mén)三句話意鲸，來(lái)加深你和讀者的緣分。

寫(xiě)正文時(shí)，?你意識(shí)到怎顾，要提供讀者所有必需信息读慎，并用“三個(gè)凡是”來(lái)安排格式。

在訴求部分槐雾，你學(xué)會(huì)了兩個(gè)文字處理技巧夭委，也就是用長(zhǎng)句子和對(duì)話式，來(lái)寫(xiě)出清晰的立場(chǎng)蚜退、尊重的語(yǔ)氣闰靴。

在結(jié)尾處，?你了解到钻注，積極而開(kāi)放的結(jié)尾蚂且，能引發(fā)讀者真正的行動(dòng)。

課后作業(yè)

在職場(chǎng)上幅恋，郵件有時(shí)可以當(dāng)做短信來(lái)用杏死，也就是說(shuō)，你寫(xiě)一個(gè)詞捆交，或一句話即可淑翼。今天這一講，我是假設(shè)你把郵件真的當(dāng)做郵件來(lái)用品追。

請(qǐng)問(wèn)玄括，什么時(shí)候郵件可以當(dāng)做短信用，什么時(shí)候郵件是應(yīng)該當(dāng)做郵件來(lái)用肉瓦？