現(xiàn)如今微信取代了很多傳統(tǒng)交流方式刊头，已成為主流的日常溝通方式黍瞧。但在職場(chǎng)上，郵件仍以其正式性原杂、易留檔性印颤，占據(jù)主要的工作溝通。
一份好的郵件穿肄，應(yīng)像一個(gè)內(nèi)外兼修的美女一樣年局，外在整潔大方，內(nèi)在邏輯清晰咸产，既達(dá)到充分溝通的目的矢否，又能讓閱讀者賞心悅目。
如何寫一封好的郵件呢脑溢？下面將從郵件的幾個(gè)組成部分僵朗，一一講給你聽(tīng)。
一、地址欄
地址欄通常包括验庙，收件人顶吮、抄送人、密送人和主題幾個(gè)部分粪薛，其中密送人不常用悴了，這里不講。
收件人是這封郵件的主要相關(guān)人违寿，可能是說(shuō)明解釋性郵件信息的接收者湃交，也可能是任務(wù)分配性郵件中任務(wù)的執(zhí)行者。如果有多個(gè)收件人時(shí)陨界，最主要的收件人放在第一位巡揍，或者職位高的收件人放在前面痛阻，以體現(xiàn)其重要性菌瘪。
抄送人，是這封郵件的相關(guān)人士阱当∏卫可能是說(shuō)明解釋性郵件信息的相關(guān)人，或者是任務(wù)分配性郵件中任務(wù)執(zhí)行者的老板弊添。
主題录淡，是對(duì)于這封郵件的概括。寫主題時(shí)油坝，不要站在自己的角度嫉戚，要站在閱讀者的角度，在主題中澈圈，標(biāo)明是什么項(xiàng)目彬檀，什么方面的事情，具體是什么內(nèi)容瞬女。舉例：宮頸癌疫苗臨床研究-倫理意見(jiàn)回復(fù)-知情同意書1.2版窍帝。標(biāo)題雖然長(zhǎng)，但有以下兩個(gè)好處：①閱讀者在收到郵件诽偷，不打開(kāi)郵件正文的情況下坤学，也能夠知道這封郵件是關(guān)于什么事情的。②便于以后檢索报慕。
二深浮、內(nèi)容部分
內(nèi)容部分包括稱呼，內(nèi)容的正文和簽名三個(gè)部分眠冈。
1. 稱呼飞苇。
普通的稱呼可以叫某某先生/某某女士，尊稱可以加前綴，如尊敬的某某先生/某某女士玄柠。如果不知道對(duì)方是男是女突梦，可以統(tǒng)稱為老師。英文的稱呼則比較簡(jiǎn)單羽利，無(wú)論什么級(jí)別男女老少宫患，統(tǒng)稱Dear。注意：這里忌諱的是中英文混用这弧，比如Dear王先生娃闲，會(huì)被人罵假洋鬼子的。
2. 內(nèi)容的正文匾浪。
這是一封郵件的核心皇帮，我也把它拆分成三個(gè)部分來(lái)講，分別是一句話目的蛋辈，展開(kāi)闡釋和結(jié)束語(yǔ)三個(gè)部分属拾。
一句話目的，是寫在郵件中稱呼下面的第一句話冷溶。這句話開(kāi)門見(jiàn)山渐白，高度凝煉整封郵件的主旨，或者是來(lái)闡釋什么事情逞频，或者是來(lái)請(qǐng)求幫助纯衍。這句話寫得好，閱讀者在第一時(shí)間苗胀，就知道自己要對(duì)這封郵件做怎樣的處理襟诸，是要了解事情進(jìn)展，還是要提供幫助基协。如果時(shí)間緊張歌亲，閱讀者甚至可以讀完這句話就作出決定，決定下一步的行動(dòng)堡掏。
如果是初次溝通应结，或者在對(duì)方對(duì)自己還不太熟悉的情況下，在一句話目的的前面泉唁，還要加上對(duì)自己的介紹鹅龄，比如：我是某某公司某某部門的某某某。
展開(kāi)闡釋亭畜，是對(duì)一句話目的做進(jìn)一步的說(shuō)明扮休。比如事情的背景、前期達(dá)成的協(xié)議拴鸵、接下來(lái)要做的事情的具體任務(wù)分解等等玷坠。便于收信人了解詳情蜗搔。
注意：展開(kāi)闡釋部分，雖然是展開(kāi)細(xì)數(shù)事情的原委八堡，但不易過(guò)長(zhǎng)樟凄，達(dá)到把事情說(shuō)清楚的目的即可。如果展開(kāi)闡釋的內(nèi)容比較多兄渺，千萬(wàn)不要一段話從頭說(shuō)到尾缝龄，讓閱讀者讀起來(lái)有一種喘不過(guò)氣的感覺(jué)。而且看到通篇那么長(zhǎng)的篇幅挂谍，給閱讀者很大的壓力叔壤。建議分開(kāi)幾段段與段之間空行，每段話的文字也都秉承結(jié)論先行口叙，細(xì)節(jié)在后的方式炼绘，便于閱讀者抓中心思想。
結(jié)束語(yǔ)妄田。經(jīng)過(guò)前面的鋪墊俺亮，結(jié)束語(yǔ)部分主要是對(duì)事情的進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，或者說(shuō)如果有任何不明白的地方形庭，可與誰(shuí)聯(lián)系铅辞，聯(lián)系方式如何厌漂；或者明確如上的任務(wù)分配萨醒，需要在什么時(shí)間以什么形式交付。并表達(dá)謝意和祝福苇倡。
3. 簽名富纸。
現(xiàn)在的郵箱大多設(shè)有自定義簽名的功能。我建議簽名分兩種旨椒。一種是簡(jiǎn)單版的簽名晓褪，只有姓名和聯(lián)系電話，用于公司內(nèi)部或熟人之間的溝通综慎。一種是詳細(xì)版的簽名涣仿，包括姓名、電話示惊、傳真好港、郵箱、公司名稱等一系列信息米罚。這個(gè)簽名主要用于公司外部钧汹，尤其是初次溝通，便于對(duì)方了解自己录择。
三拔莱、幾點(diǎn)注意事項(xiàng)碗降。
1. 郵件的內(nèi)容部分的書寫，建議用統(tǒng)一的字體塘秦，統(tǒng)一的顏色讼渊。如果要畫重點(diǎn)，只在最重要的部分用粗體標(biāo)示出來(lái)即可尊剔，千萬(wàn)不要滿屏的又是粗體精偿，又是斜體，又是下劃線赋兵，還帶彩色文字的笔咽。這就好像一個(gè)女孩一身黑衣，配一條亮晶晶的項(xiàng)鏈霹期，人們會(huì)注意到她精致的項(xiàng)鏈叶组。可是如果她穿一身彩色的衣服历造，身上還掛滿了五顏六色的項(xiàng)鏈甩十、戒指、耳環(huán)吭产、腳鏈侣监、手鏈等等，人們就抓不住重點(diǎn)了臣淤。
2. 郵件的內(nèi)容再多不要超過(guò)一天橄霉，如果內(nèi)容太多，可以放在附件里說(shuō)清楚邑蒋。在正文里只說(shuō)重要的部分姓蜂。
3. 寫郵件的順序，我建議如果有附件医吊，第一步粘貼附件钱慢，第二步寫主題，第三步寫正文卿堂。以上三步完成束莫，確認(rèn)無(wú)誤后，再填寫收件人和抄送人草描，最后點(diǎn)擊發(fā)送览绿。
4. 郵件是書面語(yǔ)言，盡量少用口語(yǔ)陶珠。對(duì)于不熟悉的人挟裂，郵件中盡量減少縮略語(yǔ)的使用，如果一定要使用揍诽，建議在首次使用縮略語(yǔ)之前诀蓉，標(biāo)明它的全稱是什么栗竖，以便于所有閱讀者理解。
