郵件是職場(chǎng)人士最常用的一個(gè)溝通工具。郵件這個(gè)工具發(fā)明出來(lái)之后那么多年了苟蹈，依然流行并無(wú)可替代。
記得早年google的一群工程師雄心勃勃的做出來(lái)一個(gè)google wave爷耀，號(hào)稱(chēng)要取代郵件资柔，最后也鎩羽而歸焙贷。所以，高效能認(rèn)識(shí)一定要習(xí)得高效郵件的習(xí)慣贿堰，接下來(lái)看看這7個(gè)習(xí)慣辙芍，你做到了幾個(gè)？
1. 書(shū)寫(xiě)順序由下向上
寫(xiě)郵件的順序一般的順序都是由上向下的：發(fā)件人羹与，標(biāo)題故硅，正文等等。但這個(gè)順序不好纵搁，更好的順序是倒過(guò)來(lái)吃衅，由下向上。由下向上的順序是：
- 附件
- 正文
- 標(biāo)題
- 收件人
你可能會(huì)遇到過(guò)腾誉，別人發(fā)郵件說(shuō)「參看附件」徘层，但附件欄空空如也，說(shuō)好的附件呢利职？
你可能會(huì)遇到過(guò)趣效，郵件寫(xiě)了一半，一不小心手指一碰眼耀，嗖的一聲，就發(fā)出去了佩憾，想收回都來(lái)不及哮伟。
由下向上的寫(xiě)郵件就不會(huì)出現(xiàn)這類(lèi)問(wèn)題，收件人最后寫(xiě)妄帘，前三項(xiàng)不寫(xiě)好楞黄，郵件根本就發(fā)不出去。
這個(gè)習(xí)慣多少有點(diǎn)反人性抡驼，或者反郵件客戶端軟件的設(shè)計(jì)鬼廓，目前還沒(méi)發(fā)現(xiàn)主流的郵件客戶端在軟件設(shè)計(jì)方面建議你這樣寫(xiě)郵件。只能自己給自己定習(xí)慣了致盟。
2. 大附件改用云盤(pán)
按照寫(xiě)郵件順序碎税，先講附件。郵件附件的原則有兩條：一馏锡，不要忘了加附件雷蹂；二，不要發(fā)大附件杯道。
10M以上的附件就可以稱(chēng)為大附件了匪煌。雖然不同郵件系統(tǒng)對(duì)附件的大小要求不一，但大附件對(duì)收件人是不友好的，有時(shí)會(huì)直接被郵件系統(tǒng)拒收萎庭。比較穩(wěn)妥的方法是把大附件放到云盤(pán)霜医，郵件中提供下載地址。
3. 郵件正文職業(yè)化
郵件正文是郵件的核心驳规，郵件正文寫(xiě)的好不好肴敛，體現(xiàn)了一個(gè)人的職業(yè)化水平。
3.1 要有稱(chēng)謂
稱(chēng)謂的作用不只是表示友好达舒，更重要的作用是在一堆收件人和抄送人之間值朋，明確出誰(shuí)應(yīng)該關(guān)注這封郵件，并作出回應(yīng)巩搏。比如：
張三昨登，李四，
xxx……
職場(chǎng)中贯底，很多人郵件非常多丰辣，掃一眼郵件貌似和自己沒(méi)關(guān)系就忽略了。但大家都對(duì)自己的名字比較敏感禽捆，你可能會(huì)有這個(gè)體會(huì)笙什，在一張密密麻麻的名單中找自己的名字，好像也不是什么難事胚想。所以琐凭，一旦你在郵件正文開(kāi)頭的稱(chēng)謂上指名道姓，被點(diǎn)名的人一般不好意思表示沒(méi)看見(jiàn)浊服。
基于這一點(diǎn)统屈，如果你不是發(fā)公告類(lèi)的郵件，稱(chēng)謂上請(qǐng)寫(xiě)清楚牙躺，稱(chēng)謂上寫(xiě)「各位」愁憔，效果并不好。
各位孽拷，
xxx……
3.2 先給結(jié)論
如果你的郵件需要寫(xiě)的比較長(zhǎng)吨掌，需要進(jìn)行充分的論證，即使你真的有這個(gè)必要脓恕，也請(qǐng)先用一句話把自己的結(jié)論寫(xiě)明白膜宋。
這樣可以讓那些比較忙，又和這封郵件內(nèi)容不密切相關(guān)的人快速抓住郵件的要點(diǎn)炼幔。
3.3 多級(jí)列表
多級(jí)列表是個(gè)非常常見(jiàn)的文本格式激蹲，在郵件中是非常有用的。比如如下：
- xxx……
- xxx……
- xxx……
- xxx……
- xxx……
寫(xiě)工作郵件不是在秀文采秀詩(shī)意江掩，最重要的要求是用簡(jiǎn)潔的話快速把意思表達(dá)清楚学辱，多級(jí)列表可以幫助你理清條理乘瓤，也幫助讀者快速掌握內(nèi)容，推薦多多使用策泣。
3.4 目的驅(qū)動(dòng)
一定要問(wèn)自己寫(xiě)一封郵件的目的衙傀。公示信息的郵件和要求別人反饋信息的郵件寫(xiě)法自然不同。如果要求別人配合工作或者反饋信息萨咕，一定要把要求具體统抬，反饋時(shí)間明確出來(lái)，這樣才能達(dá)到郵件的目的危队。
3.5 少帶情緒
用郵件吵架是件很low的行為聪建，即使你不考慮維護(hù)同事間融洽的關(guān)系，也請(qǐng)尊重一下自己的時(shí)間茫陆。寫(xiě)字速度比說(shuō)話速度慢好多的好不好金麸？_
4. 起個(gè)好標(biāo)題
你有沒(méi)有遇到過(guò)這種情況，有時(shí)一個(gè)郵件標(biāo)題簿盅，大家re來(lái)re去挥下，已經(jīng)偏離主題了，郵件里面討論的內(nèi)容和郵件的題目完全對(duì)不上了桨醋。
這時(shí)最好的做法是：重新起一個(gè)郵件標(biāo)題棚瘟。這樣做不只方便別人也方便自己，你在郵件系統(tǒng)中搜索郵件時(shí)喜最，郵件標(biāo)題是個(gè)重要的搜索維度偎蘸，一個(gè)不好的標(biāo)題會(huì)讓你找來(lái)找去找不到，何談高效呢瞬内？
5. 慎選郵件接收者
郵件發(fā)送對(duì)象包括收件人和抄送人迷雪。當(dāng)然還有不經(jīng)常用的密送人，用來(lái)不讓收件人知道你這封郵件都同時(shí)發(fā)給了誰(shuí)遂鹊。
職業(yè)化的郵件發(fā)送是要區(qū)分收件人和抄送人的振乏。收件人就是需要對(duì)郵件做處理的人蔗包，而抄送人就是知道有這么一回事就可以了秉扑。
當(dāng)然，有時(shí)為了推進(jìn)工作调限，往往會(huì)抄送領(lǐng)導(dǎo)舟陆。雖然領(lǐng)導(dǎo)其實(shí)很忙，也未必會(huì)仔細(xì)看耻矮，但一般抄送領(lǐng)導(dǎo)的郵件都會(huì)很快獲得積極的響應(yīng)秦躯。所以善用抄送人，也是個(gè)利器啊裆装。
6. 善用郵件客戶端
郵件如果是你的重要的工作伙伴踱承，選一個(gè)好的郵件客戶端就非常重要了倡缠。我這里推薦郵件客戶端：Thunderbird外加Muttator和Expression Search兩個(gè)插件。你可以享受全鍵盤(pán)的操作茎活，自定義快捷鍵昙沦，快捷郵件搜索等多重功能，效率提升利器载荔！
當(dāng)然盾饮，你可能會(huì)有自己喜歡的工具軟件，這沒(méi)關(guān)系懒熙。重要的是一定要對(duì)自己的工具軟件充分的熟悉丘损，做到熟練操作。我就彻ぴ看到有人在Outlook里面寫(xiě)郵件徘钥，來(lái)來(lái)回回的折騰，搞不定微軟的文字列表格式定庵，大好的時(shí)間全浪費(fèi)在和微軟做斗爭(zhēng)上了吏饿。
7. 郵件不是萬(wàn)能的
有些職場(chǎng)新人不喜歡用郵件，說(shuō)QQ不是挺好嘛蔬浙？這當(dāng)然是不對(duì)的猪落，郵件有很多優(yōu)點(diǎn)，比如：
- 可以通過(guò)慎選收件人和抄送人畴博，群發(fā)到很多人笨忌，避免信息不對(duì)稱(chēng)。
- 相對(duì)正式俱病，并可以作為后續(xù)的查詢依據(jù)官疲。甚至可以作為法庭證據(jù)呢，想想李開(kāi)復(fù)……
但郵件不是萬(wàn)能的亮隙，郵件是異步溝通工具途凫，你需要實(shí)時(shí)反饋的時(shí)候就要果斷的用電話或者當(dāng)面溝通。
微信/QQ介于郵件和電話之間溢吻，兩個(gè)人遠(yuǎn)程做技術(shù)對(duì)接维费，中間有大量的交互信息，這時(shí)就應(yīng)該用即時(shí)通訊了促王。對(duì)接完成時(shí)犀盟，才應(yīng)該發(fā)郵件周知相關(guān)人。
在合適的場(chǎng)合選擇合適的工具永遠(yuǎn)是高效并且職業(yè)化的蝇狼。
最近我在復(fù)習(xí)《高效能人士的7個(gè)習(xí)慣》阅畴，所以借個(gè)光總結(jié)個(gè)高效郵件的7個(gè)習(xí)慣，也不錯(cuò)迅耘。
