上一篇講使用魚骨圖找出引起項目中問題的根本原因澈歉。找到根本原因的目的是為了解決問題展鸡。有時候使用魚骨圖,會出現(xiàn)找到大大小小很多原因的場合埃难。
比如在上一個例子中莹弊,小偉發(fā)現(xiàn)項目進度比預(yù)計的晚了三天。如果我們回憶一下涡尘,會發(fā)現(xiàn)忍弛,前前后后,表面的考抄,深層次的细疚,大大小小的原因有很多,從魚骨圖中可以看到:
人員方面:
1. 團隊核心請了病假
2. 新畢業(yè)員工技能不足
3. 團隊對于新技術(shù)掌握不足川梅。
工作量方面:
1. 需求估算偏差過大
2. 需求管理沒有做好
3. 需求理解不正確大量任務(wù)返工疯兼。
管理方面:
1. 對客戶的期望管理沒做好
2. 需求管理沒做好然遏,需求變更之后交付日期沒有及時變更。
3. 需求變更沒有清晰的管理起來
4. 需求理解不清晰镇防。
立馬都解決嗎啦鸣?估計神仙都做不到。那么作為一個項目經(jīng)理應(yīng)該從哪個問題入手去解決呢来氧?
一般情況會使用二八法則诫给。
二八定律又名80/20定律、帕累托法則(定律)也叫巴萊特定律啦扬、最省力的法則中狂、不平衡原則等,被廣泛應(yīng)用于社會學及企業(yè)管理學等扑毡。
是19世紀末20世紀初意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)現(xiàn)的胃榕。他認為,在任何一組東西中瞄摊,最重要的只占其中一小部分勋又,約20%,其余80%盡管是多數(shù)换帜,卻是次要的楔壤,因此又稱二八定律。
所以回到項目上來惯驼,現(xiàn)在我們有一個問題列表了蹲嚣。接下去是給問題列表加一個權(quán)重。哪些問題是嚴重的問題祟牲,哪些問題相對次之隙畜。于是得到下圖:
把問題按照嚴重程度降序排列后,取前2-3個問題作為當前要改進的問題说贝。
之所以只選擇2-3個問題议惰,是因為
1. 根據(jù)二八法則,任何一組問題乡恕,最重要的只占其中的一小部分言询,約20%。其余的雖然占了大多數(shù)几颜,卻是次要問題。
2. 這也是出于效率的考慮讯屈。項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)問題之后蛋哭,需要及時的處理,規(guī)避或者解決問題涮母。行之有效谆趾,快速及時是關(guān)鍵躁愿。
所以在上面的例子中,主要的問題就變成了
1. 需求管理沒有做好
2. 需求估算偏差過大
3. 需求理解不正確沪蓬,造成大量返工彤钟。
這三個主要問題。
然后針對這三個主動問題跷叉,項目經(jīng)理制定計劃逸雹。
比如說:
對于第一個問題,需求管理沒有做好云挟,可以分幾點來改進梆砸。一方面建立需求管理的流程并且貫徹執(zhí)行。另一方面园欣,嚴控需求變更帖世,交付專人跟蹤每一個需求變更。
對于第二個問題沸枯,需求估算偏差過大日矫,可以采用三點估算的方法,并且讓多個人獨立估算后討論決定估算值绑榴。
對于第三個問題哪轿,需求理解不正確,返工量大彭沼,可以要求BA提前和客戶確認需求缔逛,并且將作出的原型讓客戶審核。
在制定了解決方案之后姓惑,項目繼續(xù)進行褐奴,過幾周一周或者兩周,亦或者一個月之后于毙,再一次的通過魚骨圖分析問題是否解決敦冬。如果沒有解決,那么當前造成問題的權(quán)重會是如何排列唯沮?如下圖一個月之后的分析結(jié)果:
對比之前的脖旱,發(fā)現(xiàn),原本占據(jù)主要問題的兩個問題:
新畢業(yè)員工技能不足
需求管理沒有做好
得到了解決介蛉,嚴重程度排在了末尾萌庆。
而當前最嚴重的問題就變成了以下三個
需求理解不正確,造成返工
團隊對于新技術(shù)掌握不足
客戶期望管理沒有做好
可以發(fā)現(xiàn)币旧,第一個需求理解不正確践险,造成返工在第一次的三個問題里也是最嚴重的。而本次依舊上榜,從而說明之前的制定的改進方案沒有起到效果巍虫,需要從中繼續(xù)找出問題的原因彭则。
而后面兩個新的問題,可以制定相關(guān)改進方案繼續(xù)解決占遥。
如此往復(fù)幾個月俯抖,每次都通過二八法則,在短時間內(nèi)解決最嚴重的問題瓦胎,使得項目的問題得以立竿見影的解決芬萍。
這就是利用二八法則解決項目問題的方法。
在此再補充一點凛捏,每個問題的嚴重程度對于項目經(jīng)理而言是帶有一定主觀因素在里邊的担忧。不同的項目經(jīng)理對于相同問題的嚴重程度,看法也不盡相同坯癣。在這里瓶盛,經(jīng)驗會起到很大的決定因素。