文/連城三少
電子郵件E-mail是—種用電子手段提供信息交換的通信方式伦糯，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)盅抚。通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)壮虫，用戶可以以非常低廉的價格（不管發(fā)送到哪里践盼，都只需負(fù)擔(dān)網(wǎng)費）、非掣萋猓快速的方式（幾秒鐘之內(nèi)可以發(fā)送到世界上任何指定的目的地）稽坤，與世界上任何一個角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系。--摘自百度百科
如今的工作已離不開網(wǎng)絡(luò)糯俗，常用的通訊工具除了郵件尿褪，還有電話會議、視頻會議得湘、公司內(nèi)部Chat軟件等杖玲，但應(yīng)用最多、最廣的淘正，應(yīng)該還是郵件摆马。
工作郵件作為一個與同事臼闻、客戶、供應(yīng)商囤采、合作商等溝通的重要工具述呐，你用得如何？以下這些需要注意的點寫出來跟各位看官們分享蕉毯，歡迎留言交流乓搬。
第一，郵件主題要短小精悍
郵件主題短小精悍恕刘，通俗地說就是要簡單缤谎、清晰、直接褐着。讓別人一眼看上去就知道這封郵件大概要說什么，類似于一篇文章的主題思想托呕。郵件一旦發(fā)出去含蓉，看不看、什么時候看就不是你能決定的了项郊。不過馅扣，不要因為擔(dān)心對方不會及時看，就在每個主題里寫上Urgent着降。這個詞差油，只能偶爾用用，用得頻率高會有“狼來了”的效果任洞，Important也是一樣蓄喇。
我的郵件主題格式一般是這樣的：
客戶/項目_內(nèi)容(_日期)
給日期加上括號是因為有的郵件沒有顯示時效的必要。
第二交掏，慎用Dear
現(xiàn)在郵件的開頭用Dear XXX起頭貌似是標(biāo)準(zhǔn)范本了妆偏，尤其是國人之間，在大家看來盅弛，Dear也就是Hello或者親钱骂，你好的意思。但是挪鹏，在跟老外寫郵件的時候见秽，請慎用Dear這個詞。為什么呢讨盒？因為你倆還沒熟到可以互稱Dear的地步解取，在老外那里，Dear可不是Hello的意思催植。郵件以Dear開篇肮蛹，講真勺择，有點奇怪。
我以前寫郵件也統(tǒng)統(tǒng)是用Dear開篇伦忠，不管對方是誰省核，見沒見過，覺得那樣比較親切昆码，容易拉近彼此的距離气忠。后來上了一次培訓(xùn)課，主題是你知道怎么寫郵件嗎赋咽？這是我們公司的內(nèi)部培訓(xùn)旧噪，主講是HR的總監(jiān)。上完課脓匿，獲益良多淘钟，我立馬開始調(diào)整寫郵件的一些習(xí)慣，首先改掉的陪毡，就是用Hello取代了Dear米母。
后來我留意別人發(fā)過來的郵件，發(fā)現(xiàn)跟我熟的外國同事直接是Hi毡琉，不熟的都是Hello铁瞒，沒人會用Dear這個詞來跟人打招呼。用Dear打招呼的桅滋，都是中國同事或者供應(yīng)商慧耍，熟與不熟皆如此。
個人覺得丐谋，Dear這個詞的使用還是要分場合芍碧，至少要分國界。
第三笋鄙，慎用大寫字母和驚嘆號
既是工作郵件师枣，一般都是用來溝通、聯(lián)系工作的萧落，不管你寫郵件的時候情緒如何践美，郵件都應(yīng)該以平實的風(fēng)格寫出，不應(yīng)帶著個人情緒找岖，這是基本的禮節(jié)陨倡，也是一個人職業(yè)修養(yǎng)的體現(xiàn)。或許有人會說许布，人家事情沒辦好兴革，叫我怎么心平氣和啊。有意見大可以約個時間當(dāng)面講，或者直接打電話溝通杂曲，寫郵件不是解決問題的最佳途徑庶艾。
大寫字母和驚嘆號，在視覺上給人以強調(diào)擎勘、突出的感覺咱揍，如果語氣再強勢一些，極有可能把一封工作郵件生生的毀成討伐郵件棚饵。討伐郵件一旦形成煤裙，會把簡單的事情搞復(fù)雜，把小事情鬧大噪漾，可能還會把本不必牽扯到的同事牽扯進(jìn)來硼砰，就算問題解決了，但給人留下的印象已不可逆欣硼。討伐郵件要不得题翰。
第四，盡量To給一個人
收件人一欄里如果有兩個或以上的人诈胜，你發(fā)的郵件又帶有詢問的意思遍愿，很有可能你收不到回復(fù)。這類郵件最好發(fā)給一個人耘斩，然后抄送給事件相關(guān)的同事。
舉個例子桅咆，你想詢問有個工作你這邊完成了括授，后續(xù)是A來跟進(jìn)還是B來跟進(jìn)。To給A岩饼，抄送給B荚虚；或者To給B，抄送給A籍茧，都可以版述。只要一個人回復(fù)了，另一個人是坐不住的寞冯。如果你同時To給A和B渴析，他倆一同保持沉默，那么你這個郵件就是失敗的吮龄，因為你沒有得到答案俭茧。
有時會聽人抱怨跟別人溝通困難，溝通是門大學(xué)問漓帚，要注意方式方法母债。溝通不暢，不見得就全是對方的問題，要想想我們自己的溝通方式是不是恰當(dāng)呢毡们。
第五迅皇，不要隨意抄送給對方老板
工作上的事，少有涉及到原則性的大事衙熔，一般就事論事就好登颓。不是什么過不去的坎或者解決不了的問題，不要隨意抄送給收件者的老板青责⊥荩或許有人會說，不抄送給他/她老板脖隶，他/她不配合扁耐。這里的根結(jié)是要搞清楚對方不配和的原因，對癥下藥产阱，抄送給對方老板不見得就能起到預(yù)期的效果婉称，收件人還可能因此記恨于你。而且构蹬，你怎么知道抄送給對方老板就一定管用呢王暗？！
第六庄敛，養(yǎng)成定期整理郵件的好習(xí)慣
郵件如果不整理俗壹，時間長了就是沒用的一堆信息，進(jìn)回收站是早晚的事藻烤。但如果定期整理绷雏，刪掉沒有價值的，分類保存有價值的怖亭，它就可以變成工作檔案涎显。當(dāng)你需要回顧去年、前年兴猩，甚至大前年的某個事情期吓，檔案就可以提供這個便利，讓你很快的搞清楚當(dāng)時與相關(guān)人等的往來倾芝、事情的來龍去脈以及最后的處理結(jié)果等等讨勤。
我平均每月整理一次郵件，按時間和項目兩個大類進(jìn)行整理蛀醉。有的郵件主題不夠清晰明確悬襟，我會改成好辨認(rèn)的加以保存，以上圖片可以直觀看出我根據(jù)時間整理的文件夾拯刁，根據(jù)項目整理的文件夾涉及行業(yè)內(nèi)容就不貼了脊岳。自09年起我保留了所有有價值的信息，可惜硬盤壞過一次，否則入職至今的重要郵件都在割捅。
多年前還是小白的時候蒙受過不白之冤奶躯，有口難辯的尷尬和窩火歷歷在目。正所謂江湖險惡亿驾，害人之心不可有嘹黔，防人之心不可無，郵件檔案就像一件金絲軟甲莫瞬，織起來著實費功夫儡蔓，但防暗箭那也是一流的。
電子郵件已成為信息時代與工作息息相關(guān)的一個重要工具疼邀，學(xué)會使用喂江、善加利用，必能給職場中人帶來意想不到的收獲旁振。
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我是生活在魔都的三少，技術(shù)狗一枚
認(rèn)真活蹬铺，認(rèn)真愛尝哆，認(rèn)真做自己
