信頼はお詫びメールで取り戻せる爷贫？誠意が伝わる謝罪文の書き方

メール書き方

何らかのミスで顧客に不利益をもたらした場(chǎng)合、なるべく早く謝罪することが大切です店乐。しかし謝罪內(nèi)容が稚拙だと甲葬、より相手の不興を買う恐れがあります。そこで今回は滑进、お詫びメールの正しい書き方をご紹介します摹迷。誠意が伝わる內(nèi)容で信頼を取り戻しましょう。

関連記事はこちらメールを誤送信してしまった!?正しいお詫びの伝え方と対処法

お詫びメールを送る際の4つのポイント

ビジネスにおいて何らかの問題が発生したら郊供、まずは相手先へ來訪、または電話をして直接謝罪することが基本です近哟。しかし狀況によっては直接謝罪できない場(chǎng)合もあります驮审。その場(chǎng)合でも一刻も早く先方に謝罪と現(xiàn)狀報(bào)告、今後の対応などを伝えなければならないため吉执、謝罪メールの基本的な書き方を知っておくことは重要です疯淫。

直接謝罪できた場(chǎng)合でも、その後改めてお詫びの気持ちを伝えるメールを送信することも忘れてはいけません戳玫。

以下でご紹介する4つのポイントをおさえて熙掺、適切なメールを送信しましょう。

1.できる限り早く対応する

謝罪する上で最も大切なのは咕宿、問題が発生したらすぐに連絡(luò)することです币绩。問題が発生しても謝罪せずに案件を放置した場(chǎng)合、後からいくら丁寧なお詫びメールを送ったとしても誠意は伝わりません府阀。なぜなら缆镣、「正式な謝罪をするまでは、こちらに非はないと考えている」と相手に思われる可能性があるからです试浙。

問題が発生したらすぐにお詫びメールを送り董瞻、非を素直に認(rèn)めていることを相手に伝えましょう。もし取引先が近場(chǎng)にあるのであれば田巴、直接出向いて謝罪することも大切です钠糊。

2.件名で謝罪の意思を伝える

お詫びメールを送る際は、件名に謝罪の意思を伝える言葉や文章を入れましょう壹哺。そうすることで抄伍、相手に問題が発生したことをすばやく伝えられる他、謝罪の意思が伝わりやすくなります斗躏。

合わせて逝慧、謝罪の具體的な內(nèi)容を盛り込んだり、ミスが起こった日時(shí)を入れたりするのもおすすめです啄糙。ただし笛臣、件名が長(zhǎng)すぎるとメールの意図が伝わりにくくなるため、なるべく20字以內(nèi)に抑えることが大切です隧饼。どうしても長(zhǎng)くなる場(chǎng)合は沈堡、件名冒頭に【重要】などをつけて緊急性や重要性を伝えましょう。

3.問題発生の経緯を説明する

謝罪の意思を伝えるだけではなく燕雁、問題発生の経緯を報(bào)告することもお詫びメールの重要な役割です诞丽【ㄓ担「こういった原因があり、このようなミスをしてしまった」と事細(xì)かく説明することで僧免、誠意が伝わりやすくなります刑赶。反対に原因の説明があやふやだと、相手に「自分たちのミスをごまかしている」と思われる可能性があります懂衩。どのような內(nèi)容であっても撞叨、きちんと原因を説明して素直にこちらの不手際を報(bào)告しましょう。

4.対応策を添える

相手の信頼を取り戻すためには浊洞、謝罪と経緯の説明だけではなく牵敷、発生した問題への対応策を添えることも大切です。ミスをどうやって補(bǔ)填するか法希、今後同じ失敗をしないためにどうするかなどをきちんと説明することで枷餐、誠意が伝わるお詫びメールになります。

お詫びメールでよく使うフレーズ

お詫びメールでよく使うフレーズを「基本編」と「対応策を示す編」の2つに分けてご紹介します苫亦。

お詫びのフレーズ　～基本編～

「申し訳ございませんでした」

お詫びメールにおいて最も基本的なフレーズです毛肋。似たようなフレーズに「申し訳ありません」がありますが、敬語としての丁寧度合いで考えると「申し訳ございませんでした」のほうが適しているといえます著觉。

【使用例】

この度は村生、発送の報(bào)告が遅れてしまい、申し訳ございませんでした饼丘。

「心より深くお詫び申し上げます」

納品の日時(shí)が遅れたり趁桃、間違った商品を発送したりと、相手に何らかの不利益をもたらす重大な問題が発生したときに使うフレーズです肄鸽。事態(tài)の深刻さを痛感しているということが卫病、相手に伝わりやすくなります。

【使用例】

この度はこちらの不手際で〇〇（相手の名前）様にご迷惑をおかけしたこと典徘、心より深くお詫び申し上げます蟀苛。

お詫びのフレーズ　～対応策を示す編～

「再発防止に取り組んで參ります」

問題が発生した経緯を説明した上で、結(jié)びの言葉として使うフレーズです逮诲≈钠剑「問題発生の原因はすでに判明しており、対策も考えているので同じミスは繰り返しません」といった意思を伝えるときに適しています梅鹦。

【使用例】

今後は対策を徹底し裆甩、再発防止に取り組んでまいります。

「社內(nèi)全體で改善に努めます」

社內(nèi)全體で事態(tài)の重大さを認(rèn)識(shí)している齐唆、という旨を伝える際に使うフレーズです嗤栓。問題の改善を約束するという意思を伝えることもできます。

【使用例】

今回は本當(dāng)に申し訳ございませんでした。このようなことが再び起こらぬよう茉帅、社內(nèi)全體で改善に努めます叨叙。

上述した4つのフレーズはあくまでもテンプレートなので、そのまま使うのはおすすめしません堪澎。なぜならテンプレート通りのお詫びメールは擂错、相手に「片手間に謝罪文を書いている」と思われる可能性が高く、不誠実なイメージを持たれやすくなるからです樱蛤。テンプレートに多少のアレンジを加えて马昙、誠意が伝わるお詫びメールに仕上げましょう。

お詫びメールの文例集

ここでは刹悴、狀況に応じたお詫びメールの文例とアレンジする際のポイントをご紹介します。

確認(rèn)ミスに関するお詫びメール

【文例】

件名：〇月〇日　〇〇（商品名）発注についてのお詫び

株式會(huì)社〇〇

〇〇　様

大変お世話になっております攒暇。

株式會(huì)社〇〇（自社名）　〇〇（責(zé)任者名）です土匀。

先日注文を頂いた商品の件ですが、

確認(rèn)したしましたところ形用、確認(rèn)ミスで正式な発注手続きができておりませんでした就轧。

つきましては、〇月〇日（再度田度、発注手続きをする日にち）に正式な発注手続きをいたしますので妒御、

〇月〇日までの納品でお願(yuàn)いしたく存じます。

この度は镇饺、こちらの不手際により〇〇（顧客）様にご迷惑をおかけいたしましたこと乎莉、

心より深くお詫び申し上げます。

今後このようなことがないように奸笤、再発防止に取り組んでまいります惋啃。

何卒、よろしくお願(yuàn)いいたします监右。

【ポイント】

この文例をアレンジする際は边灭、例えば問題が発生した原因とその対応策を追加するのがおすすめです。なぜ確認(rèn)ミスが発生したのか健盒、同じミスを起こさないためにどう対処していくのかという點(diǎn)をきちんと説明することで绒瘦、「問題にしっかり向き合っている」ということまで伝えられるお詫びメールになります。

メール返信の遅延に関するお詫びメール

【文例】

件名：RE:〇〇

株式會(huì)社〇〇

〇〇　様

大変お世話になっております扣癣。

株式會(huì)社〇〇（自社名）　〇〇（責(zé)任者名）です惰帽。

ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません搏色。

私事で大変恐縮なのですが善茎、〇月〇日より忌引き休暇をいただいていたため、メールの確認(rèn)が遅れました频轿。

ご迷惑をおかけして垂涯、申し訳ございません烁焙。

ご用件について、納期までにはお屆けできます耕赘。

よろしくお願(yuàn)いいたします骄蝇。

【ポイント】

メールの返信が遅れた理由を書き換えるだけでも、テンプレート感を削減することができます操骡。メールサーバーの不具合九火、確認(rèn)漏れ、出張など册招、その時(shí)々の理由を伝えるようにしましょう岔激。確認(rèn)漏れのような改善の余地がある理由の場(chǎng)合は、「原因を明確にし是掰、改善に努める」という旨まで添えると虑鼎、より好印象なお詫びメールになります。

納品スケジュールの遅延に関するお詫びメール

【文例】

件名：〇月〇日　〇〇（商品名）発注についてのお詫び

株式會(huì)社〇〇

〇〇　様

大変お世話になっております键痛。

株式會(huì)社〇〇（自社名）　〇〇（責(zé)任者名）です炫彩。

先日ご注文いただいた商品につきまして、納品が遅れておりますことを心より深くお詫び申し上げます絮短。

原因を調(diào)査しましたところ江兢、弊社の事務(wù)手続きの不手際によるミスであることが判明いたしました。

現(xiàn)在丁频、體制の見直しを行っており杉允、今後の再発防止に取り組む所存です。

この度は席里、こちらの不手際により〇〇（取引先）様にご迷惑をおかけいたしましたこと夺颤、

心より深くお詫び申し上げます。

メールにて恐縮ですが胁勺、取り急ぎお詫びとご連絡(luò)を申し上げます世澜。

【ポイント】

納品が遅れた原因と対応策に加えて、確実に納品ができる日にちも伝えると署穗、テンプレートっぽさは弱まります寥裂。相手の不安を解消するためにも、「ご注文いただいた商品を本日配送しました」「〇〇日には案疲、配送いたします」などと一言添えましょう封恰。

誠意が伝わるお詫びメールを送ろう

何らかのミスやアクシデントはどの企業(yè)にも起こりうるものであり、それが原因で顧客に不利益をもたらすことがないとも言い切れません褐啡。そこで大切になるのは诺舔、誠意をもって対応することです。まずは、相手先に出向いたり低飒、電話をかけたりして直接謝罪しましょう许昨。その上で改めてお詫びメールを送る際は、件名で謝罪の意思を伝えたり褥赊、文面で問題が発生した経緯や対応策を説明したりして糕档、誠意が伝わる內(nèi)容にすることが大切です。顧客に謝罪のメールを送る際は拌喉、ぜひ今回ご紹介した文例を參考にしてみてください速那。