我家的先生占卧，工作多年后遗菠，發(fā)現(xiàn)有好多人對(duì)于工作郵件的態(tài)度很隨意，根本沒(méi)有意識(shí)到郵件也是工作中很重要的一部分华蜒。
于是辙纬，經(jīng)歷了數(shù)次的”一言不合“后，我家先生撰寫(xiě)了工作郵件的寫(xiě)作要點(diǎn)叭喜，要求我進(jìn)行潤(rùn)筆整理后共享給大家贺拣，拿走不謝！
外企郵件的三原則
Deliver ?a Clear message ——清晰
Use ?Correct grammar, vocabulary and ?punctuation ——正確
Be ?Concise——簡(jiǎn)明
工作郵件是用來(lái)溝通事務(wù)往來(lái)域滥，因此關(guān)于工作內(nèi)容的時(shí)間纵柿、地點(diǎn)、相關(guān)人員启绰，工作事項(xiàng)一定要表達(dá)清晰昂儒，撰寫(xiě)時(shí)的語(yǔ)法、詞匯和拼寫(xiě)一定要保證準(zhǔn)確委可，否則易產(chǎn)生歧義渊跋。
當(dāng)然，能用一句話說(shuō)清楚的事着倾，絕不用兩句話拾酝，也就是要求簡(jiǎn)潔明了。
主題的確定
——提取所寫(xiě)郵件的關(guān)鍵信息卡者。
——項(xiàng)目名蒿囤，收件人可能有多重角色，需要為他人做出第一步篩選崇决。
——可以在回復(fù)郵件時(shí)改變主題欄材诽，最好只留一個(gè)“Re:”或者“回復(fù)：”。
正文
——收件人尊稱恒傻，禮貌用語(yǔ)脸侥。這個(gè)根據(jù)企業(yè)的管理風(fēng)格來(lái)稱呼了，美資企業(yè)可以是英文名全稱盈厘，日資企業(yè)則是中規(guī)中矩的“姓+職務(wù)”睁枕，中國(guó)企業(yè)不確定的情況下遵照日資企業(yè)的規(guī)則。
——說(shuō)“人話”(使用書(shū)面語(yǔ)沸手。)工作郵件有正式性外遇、嚴(yán)肅性，因此正確地使用書(shū)面語(yǔ)是正道契吉。
——結(jié)構(gòu)清晰臀规、有條理（分段、分級(jí)和分塊）這塊可以說(shuō)是最難栅隐，需要具備最基本的邏輯能力塔嬉，實(shí)在不清楚，那么就按照下面的表格有條理地撰寫(xiě)就好了租悄。
——明確收件人需要做什么
。開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地寫(xiě)明需要對(duì)方要求做的事情泣棋，可以列個(gè)表格胶哲。工作不像談戀愛(ài)需要拐彎抹角地表達(dá)，坦率潭辈、真誠(chéng)地提出要求鸯屿，會(huì)讓項(xiàng)目的推進(jìn)更加的順利澈吨。
抄送
——收件人和抄送別弄混，還有暗送功能寄摆。收件人通常是指項(xiàng)目的參與人員或主要負(fù)責(zé)人谅辣，而抄送是需要對(duì)方知道工作的進(jìn)度和信息等。
——寫(xiě)郵件婶恼，應(yīng)該發(fā)送給哪些人桑阶，應(yīng)該抄送哪些人，需要搞清楚勾邦，不然會(huì)很尷尬蚣录，尤其是對(duì)接客戶的時(shí)候。
附件命名
——重要性和郵件主題一樣
——永遠(yuǎn)不要出現(xiàn)“新建文本文檔”眷篇、“新建Word”萎河、“新建表格”、“新建PDF”等等
——附件的命名蕉饼，也是需要根據(jù)關(guān)鍵詞公壤，簡(jiǎn)明扼要的寫(xiě)
附件
——說(shuō)清楚怎么用附件。在正文里標(biāo)注附件的使用方法和功能是必要的椎椰，是一種提醒厦幅，也是告知完全郵件溝通的需要。
——想想收件人怎么用附件方便慨飘。在正文里說(shuō)明打開(kāi)附件的軟件和版本是最佳策略确憨。最簡(jiǎn)單的例子，大多數(shù)的word已經(jīng)使用2010年版以上瓤的，但有些年級(jí)大的客戶依舊使用2007年版休弃。兩者不兼容，會(huì)致使文件打不開(kāi)而尷尬了圈膏。
——關(guān)鍵點(diǎn)要截圖塔猾。
郵箱昵稱。
最好是能讓人一眼就知道是你發(fā)送的郵件稽坤，一般而言以自己的姓名或英文名為佳丈甸。
簽名檔
簽名檔有兩種，一種是設(shè)定成企業(yè)的名稱尿褪、地址睦擂、本人的聯(lián)絡(luò)方式、職務(wù)等信息杖玲。一種是企業(yè)的宣傳口號(hào)顿仇，比如使命之類(lèi)的。
其它若干細(xì)節(jié)
——寫(xiě)好郵件一定要，檢查臼闻！檢查鸿吆！檢查！
——檢查收件人述呐、抄送人的郵件地址是否正確惩淳。
——檢查是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)句不通之處市埋、邏輯不當(dāng)之處黎泣。
——分清楚“回復(fù)”與“回復(fù)全部”的差異恕刘，什么時(shí)候什么內(nèi)容該“回復(fù)全部”缤谎，需要額外小心。
——入鄉(xiāng)隨俗褐着，不同的公司坷澡，可能對(duì)于公司內(nèi)部的郵件寫(xiě)作有不一樣的要求，包括使用哪種字體含蓉、默認(rèn)字號(hào)等频敛，所以到了新的地方之后，先了解一下這個(gè)細(xì)節(jié)馅扣，并且在之后的郵件寫(xiě)作中注意斟赚。
——給郵箱設(shè)置分類(lèi)、標(biāo)簽或者是收件規(guī)則差油，可以減少花在每天查找郵件上的時(shí)間拗军。
